Merak répond à nos besoins et nous permet de conserver nos accréditations
15-03-2018 - in Merak
L’hôpital AZ Sint-Rembert de Torhout en Flandre occidentale recourt aux services d’archivage de Merak depuis 2016. Grâce au déménagement des archives passives de l’hôpital vers le site de Merak à Schelle, l’AZ Sint-Rembert a pu libérer quelque 185 m². Cet espace est désormais utilisé pour les consultations et les examens endoscopiques. L’hôpital se félicite d’avoir fait appel à un partenaire externe.
Avec 211 lits, 600 collaborateurs et 70 médecins, l’AZ Sint-Rembert est un hôpital régional où les habitants du Houtland peuvent venir consulter de nombreux spécialistes.
Les hôpitaux ont l’obligation légale de conserver tous les dossiers des patients jusqu’à trente ans après leur décès.
Ces dossiers prenaient donc énormément de place.
Jurgen Blauwet, le chef du service d’enregistrement médical et de gestion des archives, explique : « La gestion de nos archives passives nous coûtait de plus en plus cher.
Non seulement par la place qu’elles occupaient, mais aussi en raison du matériel supplémentaire dont nous avions besoin à cet effet, notamment des étagères. »
À point nommé
C’est précisément à ce moment que Merak a proposé ses services à l’hôpital. « Ils sont arrivés à point nommé », raconte M. Blauwet. « Leur proposition répondait parfaitement à nos besoins : nous gardons un contrôle total des archives et avons une visibilité complète sur celles-ci. Elles sont parfaitement sécurisées, totalement confidentielles et bien protégées contre l’incendie, le vol et l’humidité, par exemple. Il s’agissait là de conditions importantes pour nous, si nous voulions conserver nos accréditations. »
Un déménagement aisé
Le déménagement des archives passives de l’hôpital vers le site de Merak à Schelle s’est également déroulé sans encombre. M. Blauwet poursuit : « L’intégration complète a commencé en décembre 2016 et le déménagement a été bouclé en trois semaines. L’hôpital a eu recours au service d’assistance de Merak. Nous n’avons donc rien eu à faire. Les collaborateurs de Merak ont tout déménagé. J’ai juste dû donner des instructions concernant l’emplacement. Ensuite, je me suis rendu à Schelle pour voir où les archives étaient stockées. »
Des dossiers reçus dans les 24 heures
« Nous devons parfois consulter certains dossiers. Merak nous a assuré qu’il fallait maximum 24 heures pour que le dossier revienne à l’hôpital, et elle tient sa promesse. Nous attachons énormément d’importance à ce que nos archives soient disponibles à tout moment. Merak nous fournit ce service pratique via l’adresse e-mail centrale. Je reçois une réponse le jour même, et le lendemain, le dossier est de nouveau entre nos mains. »
Passage à Merak Inventory Online (MIO)
« Nous sommes très satisfaits du service de Merak. C’est pourquoi nous allons bientôt passer à Merak Inventory Online, l’application de gestion en ligne de Merak. Il nous sera ainsi encore plus facile de gérer nos archives. Après le traitement de nos dossiers, Merak nous a envoyé un fichier Excel contenant toutes les données. Mais grâce à Merak Inventory Online, nous pourrons effectuer encore plus facilement des recherches dans nos archives et nous aurons aussi plus de possibilités d’ajouter des éléments. »
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