Numériser ses archives

“Scannez, indexez et inventoriez 700.000 documents. Eliminez ainsi notre retard – vous avez 2 mois pour y parvenir.” Ce fut en bref la mission confiée à Merak par l’un de ses clients du secteur automobile. Nous avons demandé à M. Rooms, administrateur délégué de Merak, comment cette tâche de titans a été achevée.

Numérisation de documents

Avez-vous été effrayé par cette mission ?

Non, aucune crainte – nous avions déjà fait face à pire situation. J’étais cependant très enthousiaste à l’idée de faire la preuve de nos compétences en tant qu’archiviste. Je suis ravi de voir que les leaders d’autres secteurs font immanquablement appel à Merak pour des problèmes d’archivage apparemment insurmontables.

Numérisation d’archives : la scannérisation

Numériser 700.000 documents semble insurmontable ?

La numérisation des documents en elle-même ne pose aucun problème pour nos scanners industriels. Carte de visite ou format A0 : ils avalent tout. Et la qualité du document numérisé est souvent meilleure que celle de l’original. C’est cependant la phase d’analyse préalable qui détermine la réussite du projet. A cet effet, Merak détermine de façon très précise les attentes du client, donne des conseils ciblés et détermine les choix techniques adéquats.

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Documents numériques et originaux papier

Que deviennent les originaux papier ?

A condition qu’il n’existe pas d’obligation de conservation à leur sujet, les originaux papier peuvent être détruits. Merak conserve d’ailleurs des copies de sauvegarde des documents numérisés dans son coffre-fort pour supports magnétiques et optiques. Elles y sont protégés de tout rayonnement électromagnétique, d’espionnage et de vol. Sur demande, nous entreposons même les supports dans notre bunker électromagnétique, notre Fort Knox belge qui résiste à la « bombe électromagnetique », une masse de feu de 1200 degrés, ou même le crash d’un avion.

Les originaux papier peuvent naturellement aussi être abrités de manière sécurisée dans les zones d’archivage conditionnées de Merak – comme pour ce client.

Numériser ses archives pour les consulter

Comment le client consulte-t-il un document ?

Dans ce cas-ci, Merak a indexé chacun des 700.000 documents à la main. Lorsque les documents ont la même présentation (par ex. factures), alors cela peut se faire via OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Une code-barres unique établit dans ce cas le lien entre le document numérique et l’original. Notre logiciel (Merak Inventory Online) intègre enfin toutes ces données et les place sur nos serveurs web dédoublés. Le client ne remarque rien de ce qui se passe ‘en coulisses’. Via son navigateur Internet, il prélève directement le document numérisé sur le serveur sécurisé de Merak. Pratique, car celui-ci est ainsi directement disponible par exemple pour l’envoi par e-mail à un collègue, une filiale ou un agent. Et si celui-ci a malgré tout besoin de l’original, il l’indique alors et un courrier Merak l’apportera jusqu’à son bureau.

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Systèmes de gestion de documents

Que se passe-t-il lorsque le client possède déjà un système de gestion des documents ?

Nous ne pouvons que le féliciter. Merak fait dans ce cas également en sorte d’exploiter au maximum la puissance du système DMS ou ERP (Entreprise Resource Planning, par ex. SAP) du client : en le « nourrissant » régulièrement et correctement à l’aide des documents électroniques nécessaires. Le chargement effectif dans le système se fait par le client lui-même ou par un spécialiste de Merak.

Coût des archives numériques

Quel est le prix d’un archivage électronique ?

Cela dépend naturellement des services fournis comme la conservation ou non des originaux et l’indexation manuelle ou automatique. Soulignons à cet effet que les coûts chez Merak sont toujours 100% variables. Notre service applique un tarif précis par document, basé sur l’espace physique ou électronique effectivement utilisé. Tout compris, sans suppléments sournois pour utilisation de bande passante ou du nombre de téléchargements.

Numériser ses archives : maintenance

700.000 documents numérisés et puis fini ?

Non, pas seulement 700.000 documents... Merak se charge depuis lors également de la mise à jour des archives électroniques. Suivant une routine quotidienne stricte, elle effectue ainsi le prélèvement, la numérisation, l’indexation, l’inventaire, la mise à disposition en ligne, la conservation des originaux et la sécurisation des copies de sauvegarde. Et ce à la grande satisfaction du client, qui peut à présent encore plus se concentrer sur son point fort : la vente de voitures de luxe !

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