Conservation d’archives
Quelle image évoque le terme ‘archives’ pour vous ? Sans doute pas le nom de MERAK. Car chez nous, chaque archive papier ou électronique reçoit un traitement cinq étoiles et une marge d’erreur de 0% pour l’indexation et la requête. M. Rooms, administrateur délégué, vous indique la marche à suivre.
Conservation d’archives
Que peut archiver Merak ?
"Tout ce que le client demande. Merak possède plus de 640 kilomètres de rayonnages d’archives afin d’entreposer les archives papier dans les meilleures conditions possibles. Les boîtes hydrofuges Merak sont totalement anonymes, à l’exception d’un code-barres unique. Celui-ci constitue la clé d’un système qui nous permet … de ne pas nous tromper. A chaque mouvement de boîte, le code-barres est scanné et les références ‘in’ et ‘out’ sont cochées le cas échéant. Nos clients savent ainsi à tout moment où se trouve chaque boîte, et même qui l’a demandée et quand ! Naturellement, nous disposons du certificat ISO 9001:2000 pour tous nos services."
Conservation d’archives après conditionnement
Refusez-vous les archives en mauvais état ?
"Non, c’est justement ce qui nous procure le plus de satisfaction. Conditionner les documents qui sont en piteux état, les remballer, et leur donner une nouvelle vie. Pour ensuite leur donner une place dans nos locaux d’archives hyper propres avec conditionnement d’air, filtres à pollen, protection incendie par section et contrôle d’accès. Le client possède des archives pour lesquelles on n'attend que peu de mouvement ? Nous lui proposons alors gratuitement des ‘boîtes à palettes’ en plastique pour l’entreposage dans nos locaux d’archives."
>Archivage de papier et de films
Conservation de copies de sauvegarde informatiques
Les copies de sauvegarde informatiques sont-elles traitées spécialement ?
"Naturellement, les copies de sauvegarde sont protégées dans des coffrets anonymes dans nos coffres électroniques. MERAK est particulièrement fière de son « bunker électromagnétique », un véritable Fort Knox pour les copies de sauvegarde critiques et les documents irremplaçables. Notre « bunker électromagnétique » souterrain protège son contenu contre un impact direct d’avion qui s’écraserait ou contre une mer de flammes qui ferait rage pendant six heures, via des couches de plusieurs mètres d’épaisseur de plaques de béton, de gaz ignifuge kryptonite et d’un accès par empreinte digitale. C’est également une parfaite cage de Faraday, qui protège les logiciels précieux d’une bombe électronique, une arme facile à réaliser qui détruit en un instant tous les composants électroniques."
>Conservation externe de copies de sauvegarde
Conservation de code source
A propos des codes source : MERAK propose également son service logiciel Escrow, où elle joue le rôle d’intermédiaire. De sorte que vous soyez surs que vos codes source réalisés sur mesure sont toujours consultables. Même si le fournisseur de logiciels est en faillite ou si vos fichiers sont endommagés.
>Logiciel Escrow
Conservation d’archives de documents électroniques
Quelle est l’approche de MERAK vis-à-vis du concept de ‘bureau sans papier’ ?
"Nous l’apprécions, parce que nous disposons sous un même toit de tous les éléments pour l’archivage électronique. Avec des scanners qui acceptent aussi bien les cartes de visite que des formats A0 de longueur illimitée, nous réduisons des schémas techniques colossaux à des petits fichiers en haute résolution. Nous les indexons selon les souhaits du client ou nous les mettons en mémoire optique (OCR). Le client reçoit donc ses fichiers sur cd-rom ou les consulte via Internet.
Un service relativement récent est la ‘scannérisation sur demande’. Ici, le document papier que le client souhaite consulter reste physiquement chez MERAK. Nous effectuons très rapidement une copie électronique, qui est envoyée. Elégant, rapide et efficace, car le document est directement prêt à être échangé avec des conseillers internes ou externes."
>Archivage électronique
Gestion d’archives et consultation
Comment le client demande-t-il à consulter un document papier ?
"Grâce au puissant logiciel MERAK, nous retrouvons en un minimum de temps la boîte adéquate. MERAK la lui apporte chez lui ou il peut la consulter dans les locaux de consultation du centre d’archives MERAK."
La conservation externe d’archives est-elle coûteuse ?
L’archivage externe professionnel est-il abordable ?
(rires) "Oui, et c’est généralement le point le plus difficile à ‘vendre’ au prospect. Parce que l’archivage externe est moins cher qu' une solution interne. Toujours. Comment est-ce possible ? Parce que MERAK répartit les coûts les plus élevés – les frais fixes – sur l’ensemble de ses clients. Il leur reste alors à supporter un coût variable à 100%, tout compris, calculé selon le nombre de boîtes et les options souhaitées (comme par ex. le scellement). Mais sans aucune crainte pour l’incendie, les pannes de courant ou les inondations ou l’absence de l’archiviste … Car MERAK est à votre service 24H/24H et 7j/7j"
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