Archives numériques

Avec Merak, vous disposez d’un partenaire qui possède tous les éléments nécessaires à la gestion complète de vos archives numériques. Scannérisation, indexation, consultation, intégration avec votre système de gestion de documents, conservation ou destruction des originaux, enregistrement des copies de sauvegarde électroniques... toutes les procédures Merak sont certifiées ISO 9001:2000. Et comme tous les autres services Merak, la structure de prix transparente est exclusivement basée sur le coût par document.

Vos archives numériques en de bonnes mains

Merak est votre partenaire pour l’archivage électronique:
Enlèvement des documents à numériser
Numérisation de tout format de papier
Indexation sur des champs fixes ou en reconnaissance de texte étendu
Consultation via Merak Online ou via cd-rom
Intégration avec votre système de gestion de documents existant
Conservation en copies de sauvegarde des archives électroniques
Destruction ou conservation des originaux

Archivage numérique : que des avantages

Les documents qui demandent quasiment à être archivés au format électronique sont : peu maniables (plans de construction), précieux (actes), actifs ou signés (factures, bons de commande), ou partagés (projets de lay-out). > Créer des archives numériques

Les avantages de la numérisation et de la conservation numérique de documents sont :

une taille plus réduite grâce à la réduction de volume au millième;
la rapidité de recherche par ex. sur la date, le numéro ou le client;
plus avantageux grâce à une numérisation unique qui évite un entreposage physique pendant des années;
plus sûr grâce à la copie que Merak peut conserver dans son bunker électronique.

Archives numériques pour tous formats de papier

En accord avec le conseiller Merak, vous déterminez de degré d’indexation requis et le mode d’archivage des copies électroniques et des originaux. Les scanners industriels acceptent tous les formats de papier jusqu’à la largeur A0 – même recto verso, en couleur ou sur papier calque. Un logiciel évolué de reconnaissance de caractères (OCR) indexe chaque document en fonction de vos spécifications : sur des champs fixes (par ex. la date et le client) ou sur du texte intégral.

Les originaux papier trouvent un abri sécurisé dans les locaux d’archivage conditionnés ou peuvent être détruits. Les données électroniques prennent place sur des serveurs dédoublés avec, si nécessaire, une copie de sauvegarde dans le bunker électronique.

L’information au bout des doigts

La qualité d’archives numériques est proportionnelle à sa facilité de consultation. Avec le logiciel Merak, vous retrouvez immédiatement le document recherché, prêt à imprimer ou à envoyer par e-mail. Merak Archive Online est la solution Internet performante avec laquelle vous pourrez même envoyer des documents entre plusieurs filiales ou les partager avec vos fournisseurs. Les archives électroniques sont, elles, classées dans les serveurs sécurisés de Merak, et peuvent ainsi être consultées via Internet. Sans aucun investissement supplémentaire de votre entreprise en termes de serveurs, de procédures de copies de sauvegarde ou d’installation de logiciels...
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Intégration de vos archives numériques en DMS et ERP

Vous disposez déjà d’un système efficace de gestion des documents (DMS) ou d’un système dit d’ERP (Enterprise resource planning system) tel que SAP ? Faites alors confiance à Merak pour en exploiter la puissance en plein en le « nourrissant » en temps voulu et correctement avec les documents nécessaires. Où le code-barres qui détermine le type de document assurera l’indexation électronique correcte. Les données brutes sont ensuite chargées par vous-même ou par un expert de Merak dans votre système.

Coût variable, formules dynamiques

Chez Merak, vous payez uniquement les coûts variables de ‘l’espace électronique’ que vous utilisez effectivement. Tout compris, sans supplément pour bande passante utilisée ou pour le nombre de téléchargements. Naturellement, vous pouvez à tout moment changer de formule d’indexation, de consultation ou de conservation. > Créer des archives numériques

Archives numériques 100% sécurisées

Merak est bien consciente de la valeur industrielle de vos documents. Elle investit par conséquent dans toutes les infrastructures nécessaires afin de disposer sous son toit du processus complet de numérisation. C’est la garantie de Merak pour la maîtrise de la qualité et le respect de la confidentialité de vos documents.

Tous les services Merak portent le certificat ISO 9001:2000.

Les serveurs web de Merak sont >99% du temps actifs avec plusieurs ‘miroirs’.

Dans les entrepôts de Merak, vos documents physiques sont conservés dans des conditions optimales.

Le bunker électronique propose en option la conservation des copies de sauvegarde. Sécurisé à l’extrême avec système de contrôle d’accès biométrique et résistant à une bombe électromagnétique, à l’impact de la foudre ou d’un avion.

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