Archivage numérique
Numériser est très simple. C’est du moins ce que vous pourriez
croire. Jusqu’à ce que vous ayez vu MERAK en action. Avec des scanners au format A0, une indexation automatique ou manuelle, la consultation via cd-rom ou par Internet, l’entreposage dans le bunker électromagnétique, l’archivage des originaux... Le processus complet est logé sous un seul et même toit. Celui de
MERAK.
Archivage numérique : préparation
Vous remarquez déjà la différence, avant même la numérisation de
la première page. Le conseiller MERAK se présente et définit pour vous le mode
d’archivage électronique adapté à vos besoins. Avec le bon degré d’indexation
et le mode d’archivage. Pas de solutions standard à moitié efficaces, mais bien
un système professionnel qui s’adapte comme un gant à votre entreprise.
>Archivage numérique
Archivage numérique : numérisation
 Après
contrôle d’entrée et conditionnement des documents, la numérisation à
proprement parler commence. Avec des machines gigantesques qui acceptent même
une largeur A0 en longueur indéfinie. Avec des machines hyper rapides qui
avalent le contenu d’une farde en un rien de temps. Sans broncher et sous l’œil
attentif de l’expert en numérisation de MERAK. Même recto/verso, en couleur ou
sur papier calque.
Archivage numérique: indexation
Chaque numérisation est indexée manuellement ou automatiquement.
Vous indiquez les champs fixes et notre logiciel va les lire, pour les
transcrire via OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) en texte à indexer.
Un exemple ? Vos factures, que vous retrouverez ensuite en toute simplicité par
ex. par la date, le numéro ou le client. Et tout ceci sans soulever la moindre
farde usée. D’ailleurs la recherche en « texte étendu » ne pose aucun
problème non plus. Vous retrouvez alors le document en recherchant un mot au
hasard.
Archivage numérique : consultation
Numériser sans indexer, c’est comme classer dans des boîtes sans
références. Vous savez que tout y est, mais vous ne retrouvez rien.
Heureusement, chez MERAK, vous pouvez choisir parmi 4 solutions qui vous aident
dans l’organisation de vos archives électroniques. Avec deux solutions
individuelles via cd-rom et deux solutions pour groupes de travail via Intranet
ou Extranet :
- Solutions individuelles
Avec le ‘CD MERAK‘ vous pouvez simplement consulter vos données sur cd. Si vos archives comprennent différents CD, ‘l’index MERAK‘ vous permettre de rassembler tous les index de ces CD. Et vous pouvez ainsi retrouver très rapidement les documents nécessaires.
- Solutions pour groupes de travail
L’échange de cd-rom entre différents collègues est fastidieux et implique un risque de perte. La réponse est le système ‘MERAK Archive’. Une solution Intranet performante, où les indexes et les scans sont fournis sur votre serveur.
Archivage numérique : flux de documents
Et cela ne s’arrête pas là. Les utilisateurs peuvent même ajouter
des documents électroniques (par ex. Word, Excel, Powerpoint, PDF) au système.
Et avec ‘MERAK Archive‘, vous organisez vous-même le flux de documents ! Vous
ne souhaitez pas investir dans de l’espace supplémentaire sur vos propres
serveurs ? Votre entreprise recouvre plusieurs sites ? Vous souhaitez partager
vos documents avec vos fournisseurs ?
‘MERAK Archive Online’ est la solution idéale. MERAK place tous
les scans et les indexes sur ses serveurs web. Vous les consultez via une
interface conviviale et sécurisée. Bien protégés. Nous ne vous laissons pas non
plus tous les documents originaux sur les bras. Si vous le souhaitez, nous leur
trouverons une place dans la zone d’archivage conditionnée. Nous les en
extrayons dès que voulu sur simple demande.
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Archivage numérique : copies de sauvegarde
Jouez la sécurité. Et confiez à MERAK le soin de faire des copies des cd-rom et de les conserver dans son bunker électromagnétique. Celui-ci résiste même à une attaque de bombes électromagnétiques.
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