Gestion de documents

Votre entreprise travaille déjà avec système de gestion de documents (DMS) ou un système dit ERP (Enterprise Resource Planning) comme SAP ? Faites alors confiance à Merak pour exploiter en plein sa puissance en le « nourrissant » en temps voulu et correctement avec les documents nécessaires. Tout comme ce grand acteur du secteur automobile, pour qui Merak numérise chaque jour entre 400 et 1500 pages, les indexe et les charge dans le système DMS. M. Rooms de Merak nous en explique le fonctionnement.

Concurrent du SAP ?

Merak est-elle un concurrent du système SAP ?

En aucun cas. Les développeurs de systèmes DMS/ERP conçoivent et/ou mettent en œuvre des systèmes logiciels performants. Merak aide leurs clients pendant et après le passage vers ces systèmes, via la livraison de documents numérisés. > Archivage électronique

Gestion de documents & Merak

Comment Merak travaille-t-elle ?

Le schéma clarifie la marche à suivre pour un acteur important du secteur automobile. Notez au préalable que ce schéma est le résultat d’une phase d’analyse méticuleuse, au cours de laquelle nous définissons précisément vos attentes.

Des procédures et options diverses peuvent être indiquées pour les différents clients ayant des besoins différents. Ce mode de travail caractérise particulièrement bien Merak : des solutions d’archivage sur mesure appliquées par la suite de manière extrêmement routinière.

Gestion de documents - papier

Quelle voie suivent les originaux papier ?

Le courrier Merak se présente tous les jours au même moment chez le client en question. Il emmène les nouveaux documents papier avec le coffre d’échange vers le centre de scanning Merak. La numérisation des documents ne pose aucun problème pour nos scanners industriels. Les cartes de visite ou les formats A0 : ils avalent tout. Et la qualité du document numérisé est souvent meilleure que celle de l’original.

Ces originaux trouvent en outre un abri sécurisé dans les locaux d’archivage conditionnés de Merak ou sont renvoyés au client. Si celui-ci le souhaite, et s’il n’est pas obligé de les conserver, nous pouvons également détruire de manière contrôlée les documents papier.
> Archivage électronique

Gestion de documents - électroniques

Comment les documents numérisés sont-ils indexés ?

Le système DMS/ERP reconnaît les différents types de documents avec un code-barres. Celui-ci donne sa destination correcte au document pendant sa numérisation, par ex. factures, bons de commande, etc. Ensuite, toutes les données sont intégrées et placées sur cd-rom. Dans ce cas-ci, c’est le personnel Merak qui les importe lui-même le jour ouvrable suivant chez le client dans le système de gestion des documents. Mais le client peut naturellement aussi bien le faire lui-même.

Demande de documents électroniques

Comment le client demande-t-il un document électronique ?

Dès que les données sont enregistrées dans le DMS, chaque utilisateur habilité peut immédiatement les consulter via l’Intranet de l’entreprise et les imprimer. Vous avez malgré tout besoin de l’original ? Alors Merak va directement simplement le rechercher par le biais de son code-barres unique. > Archivage électronique

Pas de DSM ni d’ERP ?

Les clients n’ayant pas de DMS/ERP sont-ils laissés pour compte ?

Non, sinon Merak ne serait pas Merak ! Notre propre logiciel (Merak Archive) peut intégrer toutes les données des documents et les placer sur l’Intranet du client ou sur nos propre serveurs web dédoublés. L’utilisateur final ne remarque rien de ce qui se passe « derrière le rideau ». Avec son navigateur Internet, il extrait directement le document numérisé. Pratique, car il est ainsi directement disponible par exemple pour un envoi par e-mail à un collègue, une filiale ou un agent.

Gestion de documents & sécurité

A quel point l’archivage électronique est-il sûr ?

Chez Merak ou ailleurs ? Chez nous, chaque document est extrêmement bien protégé. Les documents disponibles sur Merak Archive Online sont d’ailleurs mis uniquement à disposition via une ligne sécurisée. Nous conservons aussi les copies de sauvegarde des documents numérisés dans notre coffre-fort pour supports magnétiques et optiques. Ils y sont protégés contre tout rayonnement électromagnétique, tentative d’espionnage et vol.

Le bunker électromagnétique, notre Fort Knox belge qui résiste à la « bombe électromagnétique », à une mer de flammes de 1200 degrés, ou même à un crash d'avion. > Archivage électronique

La gestion de documents est-elle coûteuse ?

Quel est le prix de l’archivage électronique ?

Cela dépend naturellement des services fournis tels que la conservation ou non des originaux et l’indexation manuelle ou automatique. Mais l’important à ce sujet, c’est que les coûts chez Merak sont toujours à 100% variables. Un jour 400 documents, le suivant 1500 pièces? Notre client connaît exactement le prix par document traité, basé sur l’espace physique ou électronique effectivement utilisé. Tout compris, sans suppléments imprévus pour bande passante utilisée ou pour le nombre de téléchargements.

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