Archivage électronique
L’archivage électronique pour un ‘bureau sans papier’ : ce ne sont plus des mots abstraits, mais une technique qui a déjà fait ses preuves. Elle offre aux entreprises qui l'utilise un avantage compétitif évident. A condition que ces entreprises s’adressent à un archiviste professionnel ...
Archives électroniques contre Gestion de copies de sauvegarde
Des archives électroniques sont différentes d’une copie de sauvegarde. Cette dernière est une copie image des documents électroniques actifs, pour restaurer le système informatique en cas de calamité. Des archives électroniques représentent bien plus que cela : elles comprennent tous les documents électroniques, actifs et passifs. Cela peut être des fichiers électroniques originaux (par ex. Word ou Excel) comme des document papier numérisés (par ex. des dossiers ou schémas de construction numérisés).
Et bien qu’encore souvent indépendantes, les archives électroniques peuvent parfaitement être intégrées dans un système de gestion de documents (DMS) ou de planification de ressources d’entreprise (ERP, par ex. SAP).
Tout sous un seul toit pour l’archivage électronique
La qualité d’archives numériques est proportionnelle à sa facilité de mise à jour et de consultation. C’est là que Merak intervient : elle dispose de tous les éléments nécessaires à un processus d’archivage intégral. De la collecte des documents à la numérisation de n’importe quel format de papier. De l’inventorisation et l’indexation à la consultation. De la conservation de copies de sauvegarde d’archives à la destruction des originaux papier.
Indexation automatique pour archivage électronique
Les documents uniformes (par ex. les factures) sont indexés sur des champs fixes via OCR (Optical Character Recognition). Ou, si souhaité, totalement numérisés de sorte à pourvoir être parcourus ultérieurement sur une recherche en texte étendu. Un code-barres unique fait le lien entre les documents numériques et les originaux. Le logiciel Merak Inventory Online intègre enfin toutes les données et les place sur les serveurs web de Merak ou sur votre propre système informatique.
Moteur et carburant pour l’archivage électronique
L’utilisateur ne remarque rien de ce qu’il se passe ‘en coulisses’. Via son navigateur Internet, il prélève directement le document numérisé sur le serveur sécurisé de Merak. Pratique, car celui-ci est ainsi directement disponible par exemple pour l’envoi par e-mail à un collègue, une filiale ou un agent. Et s'il a malgré tout besoin de l’original, il l’indique et un courrier Merak l’apportera jusqu’à son bureau.
Le client utilise déjà un système de gestion de documents, par ex. SAP ? Merak fait dans ce cas en sorte d’exploiter au maximum la puissance de ce système ; en le « nourrissant » régulièrement et correctement à l’aide des documents électroniques nécessaires. Votre système ERP/DMS est en quelque sorte le moteur qui est dans ce cas « alimenté » par Merak pour le maintenir en action. Le « remplissage » effectif du système est assuré par le client lui-même ou par un spécialiste de Merak.
Lisez-en plus dans la 2e partie >
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