Archief digitaliseren
“Scan, indexeer en inventariseer 700.000 documenten. Werk zo onze achterstand weg – u krijgt hiervoor 2 maanden de tijd.” Dat was in het kort de opdracht voor Merak van een klant uit de automobielsector. Wij vroegen Dhr. Rooms, zaakvoerder van Merak, hoe deze titanenklus geklaard werd.
Digitalisering van documenten
Schrok u van deze opdracht?
Neen, schrikken niet - we stonden al voor hetere vuren. Opgewonden was ik wel om onze vakkennis als archivaris te demonstreren. Het doet me deugd dat koplopers in andere sectoren zich met schijnbaar onoverkomelijke archiveringsproblemen steevast tot Merak richten.
Digitalisering van archieven: het inscannen
700.000 documenten scannen lijkt onbegonnen werk?
Het digitaliseren van de documenten zelf vormt geen probleem voor onze industriële scanners. Naamkaartje of A0-formaat: ze slikken alles. En de kwaliteit van de scan is vaak beter dan die van het origineel. Het is echter de voorafgaande analysefase die het welslagen van het project bepaalt. Hierin brengt Merak de verwachtingen van de klant uiterst precies in kaart, geven we gericht advies en stellen we de gepaste technische keuzes voor. >Digitalisering archieven
Digitale documenten en papieren originelen
Wat gebeurt er met de papieren originelen?
Op voorwaarde dat er geen bewaarplicht voor geldt, kunnen de papieren originelen vernietigd worden. Merak bewaart immers back-ups van de gedigitaliseerde documenten in zijn kluis voor magnetische en optische dragers. Daar zijn ze afgeschermd voor elektromagnetische straling, spionage en diefstal.
Op verzoek slaan we de dragers zelfs op in de e-bunker, ons Belgische Fort Knox dat bestand is tegen de e-bom, een vuurzee van 1200 graden, ja zelfs een neerstortend vliegtuig.
De papieren originelen kunnen uiteraard ook een veilig onderkomen krijgen in de geconditioneerde archiefruimtes van Merak – zoals voor deze klant.
Archieven digitaliseren om te consulteren
Hoe vraagt de klant een document weer op?
In dit geval indexeerde Merak elk van de 700.000 documenten manueel. Als de documenten dezelfde lay-out hebben (bv. facturen), dan kan dat automatisch via OCR (Optical Character Recognition). Een unieke barcode legt dan weer de link tussen digitaal en origineel document. Onze software (Merak Inventory Online) integreert ten slotte al deze gegevens en plaatst ze op onze ontdubbelde webservers.
De klant merkt niets van wat er zich ‘onder de motorkap’ afspeelt. Met zijn internetbrowser haalt hij meteen het gescande document weer op van de beveiligde Merak-server. Handig, want zo is het meteen ook beschikbaar om bv. te mailen naar een collega, filiaal of agent. En heeft hij toch het origineel nodig, dan vinkt hij het aan en brengt een Merak-koerier het tot op zijn bureau. >Digitalisering archieven
Document management systemen
Wat als de klant al een document management systeem heeft?
Dat kunnen wij alleen maar toejuichen. Merak zorgt er dan voor dat de kracht van het systeem voor DMS of ERP (Entreprise Resource Planning, bv. SAP) ook voluit benut wordt. Door het tijdig en correct te ‘voeden’ met de nodige elektronische documenten. Het eigenlijke inladen in het systeem gebeurt door de klant zelf of door de Merak-expert.
Kost van een digitaal archief
Wat is het prijskaartje van elektronisch archiveren?
Dat hangt uiteraard af van de geleverde diensten zoals het al dan niet bewaren van de originelen en het manueel of automatisch indexeren. Belangrijk hierbij is dat de kosten bij Merak altijd 100% variabel zijn. Onze klant kent exact de prijs per document, gebaseerd op de werkelijk benutte fysieke of elektronische ruimte. All in, zonder slinkse toeslagen voor benutte bandbreedte of aantal downloads.
Archief digitaliseren: onderhoud
Eind goed, al goed voor de 700.000 documenten?
Wel, niet alleen voor de 700.000 ... Merak kwijt zich sindsdien ook van het up-to-date houden van het elektronische archief. Volgens een strikte dagelijkse routine voor het ophalen, scannen, indexeren, inventariseren, on line ter beschikking stellen, bewaren van de originelen en beveiligen van de back-ups. En dit tot grote tevredenheid van de klant, die zich nu nog meer kan concentreren op waar hij sterk in is: klasse-auto’s verkopen!
>Merak digitaliseert uw archieven