>Archiefbewaring papier en film
Archiefbewaring
Welk beeld roept het woord ‘archief’ bij u op? Vast niet dat van MERAK. Want daar krijgt elk papieren en elektronisch archief een vijfsterrenbehandeling en een 0% foutenmarge bij indexeren en opvragen. Dhr. Rooms, zaakvoerder, maakt u wegwijs.
Archiefbewaring
Wat archiveert Merak zoal?
"Alles wat de klant vraagt. Merak beschikt over 640 kilometer
archiefrekken om papieren archieven in de beste omstandigheden op te slaan.
De waterafstotende Merak-dozen zijn volledig anoniem, op een unieke barcode
na. Die vormt de sleutel voor een systeem dat ons toelaat … géén fouten te
maken. Bij elke doosbeweging wordt de streepjescode gescand en ‘in’ en ‘uit’
tegenover elkaar weggestreept. Zo weten onze klanten op elk moment welke
doos zich waar bevindt, ja zelfs wie ooit welke dozen opvroeg! Uiteraard
beschikken wij over de ISO 9001:2000-certicifering voor al onze diensten."
Archiefbewaring na conditionering
Weigert u archieven in slechte staat?
"Het geeft ons net voldoening om documenten die in een erbarmelijke staat
verkeren, te conditioneren, te herpakken en nieuw leven in te blazen. Om ze
vervolgens een plaatsje te geven in onze kraaknette archiefruimtes met
luchtconditionering, pollenfilters, sectorale brandbescherming en
toegangscontrole. Heeft de klant een archief waarvoor weinig beweging
verwacht wordt? Dan stellen wij hem gratis oerdegelijke plastic ‘pallet
boxen’ ter beschikking voor opslag in onze archiefruimte."
Archiveren
van papier en film >
Bewaring van computerback-ups
Krijgen computer back-ups een speciale behandeling?
"Uiteraard, back-ups worden beschermd in anonieme metalen dozen in onze
elektronische kluizen. MERAK is bijzonder trots op zijn e-bunker, een waar
Fort Knox voor kritieke back-ups en onvervangbare documenten. De
ondergrondse e-bunker beschermt zijn inhoud tegen een directe
vliegtuiginslag en een vlammenzee die zes uur woedt door metersdikke lagen
met betonplaten, kryptoniet blusgas en toegang met vingerafdrukken. Het is
ook een perfecte kooi van Faraday, die waardevolle software immuun maakt
voor de e-bom, een eenvoudig te maken wapen dat alle elektronica in een klap
vernietigt."
Externe
bewaring back-ups>
Broncode bewaring
Over broncodes gesproken: MERAK biedt ook een Software Escrow dienst,
waarbij het als bemiddelaar optreedt. Zodat u er zeker van bent dat uw op
maat gemaakte broncodes altijd raadpleegbaar zijn. Ook als de
softwareleverancier failliet gaat of uw bestanden beschadigd geraken.
Software Escrow>
Archiefbewaring van elektronische documenten
Hoe kijkt MERAK aan tegen het concept van de ‘paperless desk’?
"Vol vertrouwen, omdat wij alles onder één dak hebben voor elektronische archivering. Met scanners die zowel een visitekaartje als een A0 met onbeperkte lengte aankunnen. En kolossale technische tekeningen reduceren tot kleine bestanden met hoge resolutie. Volgens de wensen van de klant geïndexeerd of zelfs volledig ingelezen (OCR). De klant krijgt de bestanden aangeleverd op cd-rom of raadpleegt ze via internet.
Relatief nieuw is ‘scan on demand’. Hierbij blijft een papieren document
dat de klant opvraagt, fysiek bij MERAK. Dat maakt razendsnel een
elektronische kopie, die verzonden wordt. Elegant, snel en handig, want het
document is zo meteen klaar om uitgewisseld te worden met interne of externe
adviseurs."
Elektronische archivering>
Archiefbeheer en consultatie
Hoe vraagt de klant een papieren document weer op?
"Met de krachtige MERAK-software vindt hij in een mum van tijd de juiste doos. Die brengt MERAK tot bij hem op kantoor of naar de consultatieruimte van het MERAK-archief."
Is externe archiefbewaring duur?
Is professionele externe archivering wel betaalbaar?
(lacht) "Tja, dat is vaak nog het moeilijkste om te ‘verkopen’ aan een
potentiële klant. Omdat externe archivering goedkoper is dan een interne
oplossing. Altijd. Hoe dat kan? Omdat MERAK de zwaarste kosten - de vaste
kosten - over al zijn klanten spreidt. Voor hen rest een 100% variabele
kost, alles inclusief, berekend volgens het aantal dozen en de gewenste
opties (zoals bv. verzegeling). Maar exclusief de angst voor brand,
stroomuitval of overstroming of een afwezige archivaris … Want MERAK staat
24/7 voor u paraat."
>Archiveren van papier en film