Digitaal archief
Met Merak hebt u één partner die alles in huis heeft voor het volledige proces van uw digitale archief. Inscannen, indexeren, consulteren, integreren met uw document management systeem, bewaren of vernietigen van de originelen, opslaan van de elektronische back-ups ... alle Merak-procedures zijn ISO 9001:2000-gecertifieerd. Zoals alle andere Merak-diensten is de heldere prijsstructuur uitsluitend gebaseerd op kost per document.
Uw digitaal archief in goede handen
Merak is uw partner voor elektronische archivering:
- Ophaling van te scannen documenten
- Digitalisering van elk papierformaat
- Indexering op vaste velden of integrale tekstherkenning
- Consultatie met Merak Online of via cd-rom
- Integratie met uw bestaand document management systeem
- Bewaring en back-ups van elektronische archieven
- Vernietiging of bewaring van originelen
Digitaal archiveren: niets dan voordelen
Documenten die haast vragen om elektronische archivering zijn: onhandig (bouwplannen), waardevol (aktes), actief of gehandtekend (facturen, leveringsbons), of gedeeld (lay-outontwerpen). >Digitaal archief aanleggen
De voordelen van het scannen en digitaal bewaren van documenten:
- kleiner door de duizendvoudige volumereductie;
- sneller door razendsnel vinden op bv. datum, nummer of klant;
- voordeliger door eenmalige scanning die jarenlange fysieke opslag vermijdt;
- veiliger door de kopie die Merak in haar e-bunker kan bewaren.
Digitaal archief met alle papierformaten
Samen
met de Merak-adviseur bepaalt u de vereiste indexeringsgraad en
archiveringswijze van de elektronische kopieën en originelen. De
industriële scanners kunnen elk papierformaat aan tot A0-breedte - ook
recto verso, in kleur of op kalkpapier.
Geavanceerde OCR-software (Optical Character Recognition) indexeert elk
document volgens uw specificaties: op vaste velden (bv. datum en klant)
of op integrale tekst.
De papieren originelen vinden een veilig onderkomen in geconditioneerde archiefruimtes of ze worden vernietigd. De elektronische data krijgen een plaats op ontdubbelde servers met, indien gewenst, een back-up in de elektronische bunker.
Informatie onder de vingertoppen
Een digitaal archief is maar zo goed als de eenvoud van zijn
consultatie. Met de Merak-software vindt u meteen het gewenste document,
klaar om af te drukken of te e-mailen.
Merak
Archive Online is de performante internetoplossing, waarmee u zelfs
documenten tussen vestigingen of met leveranciers deelt. Het
elektronische archief berust bij de beveiligde Merak-webservers, en
kunnen zo via het internet geconsulteerd worden. Zonder enige extra
investering van uw bedrijf in servers, back-upprocedures of
software-installatie ...
>Digitaal
archief aanleggen
Integratie van uw digitaal archief in DMS en ERP
Beschikt u al over een doeltreffend document management systeem (DMS) of een enterprise resource planning systeem (ERP) zoals SAP? Vertrouw dan op Merak om zijn kracht voluit te benutten door het tijdig en correct te ‘voeden’ met de nodige documenten. Waarbij de barcode die het documenttype bepaalt, instaat voor de juiste elektronische catalogering. De ruwe data worden vervolgens door uzelf of door de Merak-expert in uw systeem geladen.
Variabele kost, dynamische formules
Bij Merak betaalt u uitsluitend de variabele kosten van de ‘elektronische ruimte’ die u werkelijk benut. All in, zonder toeslagen voor benutte bandbreedte of aantal downloads. Uiteraard kunt u op elk moment overstappen naar indexering-, consultatie- of bewaarformule. >Digitaal archief aanleggen
Digitaal archief met 100% zekerheid
Merak is zich ten volle bewust van de industriële waarde van uw documenten. En investeerde daarom in alle benodigde infrastructuur om het totale digitaliseringproces onder eigen dak af te werken. Dat is meteen Merak’s garantie voor kwaliteitsbeheersing en respect voor de vertrouwelijkheid van uw documenten.
- Alle Merak-diensten dragen het ISO 9001:2000-certificaat.
- De Merak-webservers zijn >99% uptime met meervoudige ‘mirroring’.
- In de Merak-magazijnen worden uw fysieke documenten onder optimale omstandigheden bewaard.
- De e-bunker biedt optionele bewaring van de back-ups. Extreem beveiligd met een biometrisch toegangssysteem en bestand tegen de elektromagnetische bom, bliksem- en vliegtuiginslag.