Digitaal archiveren
Scannen is eenvoudig. Dat lijkt toch zo. Tot u MERAK in actie gezien heeft. Met scans tot formaat A0, automatische of manuele indexering, raadpleging via CD-Rom of internet, opslag in de e-bunker, archivering van de originelen ... Het volledige proces past onder 1 dak. Dat van MERAK.
Digitaal archiveren: voorbereiding
Het verschil merkt u al, nog voor er één blad gescand is. De MERAK-adviseur komt langs en kient voor u de aangewezen manier van elektronisch archiveren uit. Met de juiste indexeringsgraad en archiveringswijze. Geen halfslachtige standaardoplossingen, maar een professioneel systeem dat uw bedrijf past als een handschoen. >Digitaal archiveren
Digitaal archiveren: scanning
Na ingangscontrole en conditionering van de documenten start het
scannen zelf. Met reusachtige machines die zelfs een A0-breedte met
onbeperkte lengte aankunnen. Met snelheidsmonsters die de inhoud van een
kaft er in een mum van tijd doorjagen. Zonder een steekje te laten
vallen en onder het waakzaam oog van de MERAK scanningexpert. Ook
recto/verso, in kleur of op kalkpapier.
Digitaal archiveren: indexering
Elke scan wordt manueel of automatisch geïndexeerd. U duidt de vaste velden aan en onze software leest ze in, om ze via OCR (Optical Character Recognition) te vertalen naar indexeerbare tekst. Voorbeeld? Uw facturen, die u later razendsnel doorzoekt op bv. datum, nummer of klant. En dat zonder één enkele beduimelde kaft te doorbladeren. Overigens vormt ook ‘full text’ geen probleem. U vindt dan het document terug door te zoeken op een willekeurig woord.
Digitaal archiveren: consultatie
Scannen zonder indexeren is als klasseren in blanco dozen. U weet dat alles er is, maar u vindt niets terug. Gelukkig kunt u bij MERAK kiezen uit 4 pakketten die u helpen bij de organisatie van uw elektronisch archief. Met twee individuele oplossingen via CD-Rom en twee oplossingen voor werkgroepen via intra- of extranet:
- Individuele oplossingen
Met de 'MERAK CD' kunt u uw gegevens eenvoudig consulteren per cd. Indien uw archief verschillende cd’s omvat, laat 'MERAK Index' u toe alle indexen van deze cd’s samen te voegen. En zo kunt u zeer snel de nodige documenten terugvinden. - Oplossingen voor werkgroepen
Het uitwisselen van CD-Roms tussen meerdere collega’s is omslachtig en impliceert risico voor verlies. Het antwoord heet 'MERAK Archive'. Een performante intranet oplossing, waarbij de indexen én de scans aangeleverd worden op uw server.
Digitaal archiveren: document flow
En daar blijft het niet bij. De gebruikers kunnen zelf elektronische documenten (bv Word, Excel, Powerpoint, PDF) toevoegen aan het systeem. En u organiseert met 'MERAK Archive' zelfs de documentflow! Wilt u niet investeren in extra ruimte op uw eigen servers? Beslaat uw bedrijf diverse vestigingen? Wilt u documenten delen met uw leveranciers?
'MERAK Archive Online' is de gedroomde oplossing. MERAK plaatst alle
scans en indexen op haar webservers. U consulteert ze via een eenvoudige
en beschermde interface. Veilig bewaard. We laten u niet in de kou staan
met de originele documenten. Als u dat wenst, vinden wij een plaatsje in
de geconditioneerde archiefruimte. Hieruit diepen we ze op eenvoudig
verzoek zo weer op.
>Digitaal archiveren
Digitaal archiveren: back-ups
Speel op zeker. En laat MERAK kopies van de CD-Roms bewaren in zijn elektronische kluis of in de e-bunker. Die weerstaat zelfs aan een aanval met elektromagnetische bommen.