Elektronisch archiveren: waarom?
De voordelen van het inscannen en elektronisch bewaren van documenten:
- kleiner door de duizendvoudige volumereductie;
- sneller door razendsnel vinden op bv. datum, nummer of klant;
- voordeliger door vermijden van jarenlange fysieke opslag;
- veiliger door de kopie die Merak in haar e-bunker kan bewaren.
Traceerbaar en confidentieel elektronisch archiveren
Er zijn talrijke bedrijven die inscannen, archiveren of back-ups bewaren. Maar geen één biedt de gecombineerde archiveringsdiensten van Merak. Hier gebeurt alles in huis met ISO 9001:2000-certificaat. Uw én onze zekerheid op kwaliteit, traceerbaarheid en confidentialiteit.
Bovendien staat Merak synoniem voor ‘archiveren’ – het is onze ‘core
business’. Wij zijn het dan ook aan onszelf verplicht om de toon te
zetten in de archiveringswereld en de vinger aan de pols te houden.
Zodat we u kunnen adviseren over bestandsformaten en mediadragers.
Kunnen uw computers bv. nog de grote floppies lezen? Nochtans zijn die
maar een decennium oud ... Denk dus twee keer na voor u uw digitale
toekomst in handen legt van een ‘archivaris’.
Elektronisch archiveren vraagt om back-ups
Merak bewaart back-ups van de gedigitaliseerde documenten in zijn
kluis voor magnetische en optische dragers. Daar zijn ze afgeschermd
voor elektromagnetische straling, spionage en diefstal. Op verzoek
krijgen ze zelfs een plaats in de e-bunker, ons Belgische Fort Knox dat
bestand is tegen de e-bom, een vuurzee van 1200 graden, ja zelfs een
neerstortend vliegtuig. Uiteraard kunnen de papieren originelen ook een
veilig onderkomen krijgen in de geconditioneerde archiefruimtes.
Hoeveel kost elektronisch archiveren?
Minder dan u denkt. Omdat bij Merak de kosten altijd 100% variabel
zijn. U kent exact de prijs per document, gebaseerd op de werkelijk benutte elektronische ruimte.
Alles inbegrepen, zonder slinkse
toeslagen voor benutte bandbreedte of aantal downloads!
Moet ik de papieren originelen bewaren?
Wetgeving rond elektronisch archiveren
Als er geen bewaarplicht voor geldt, kunnen de papieren originelen vernietigd worden. In de meeste landen wordt koortsachtig gewerkt aan het opstellen van regels voor deugdelijk bestuur, in het zog van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act (SOX) uit 2002. Die verplicht de betrokken bedrijven om elk bedrijfsproces met mogelijk financiële implicaties, volledig onder controle te hebben. Elektronische archivering kan hierbij een sleutelrol spelen.
In België zijn er echter nog heel wat lacunes in de regelgeving rond de bewaartermijnen van elektronische documenten. Gelukkig volgt Merak voor u de stand van zaken. Vraag vandaag nog de brochure ‘Wettelijke bewaartermijnen’ aan!
Welke documenten elektronisch archiveren?
Documenten die bijna vragen om elektronische archivering zijn:
- onhandig (bouwplannen)
- waardevol (aktes)
- actief of gehandtekend (facturen, leveringsbons)
- gedeeld (lay-outontwerpen)