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Délais de conservation applicables aux documents fiscaux

Délais de conservation applicables aux documents fiscaux

Résumé, en date du 15 avril 2018, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal (1) Forme Date de début du délai de conservation Loi
Livres et documents qui sont nécessaires pour déterminer le montant des revenus imposables.
Cette notion doit être interprétée au sens très large. Elle couvre davantage que la simple production des documents prescrits légalement (Gand, 5 novembre 1998, Fisc. Act. 1998, 40/5).
Il s’agit plus particulièrement :
  • des livres et documents dont l’utilisation est obligatoire – comme les journaux et carnets de reçus pour les personnes qui exercent une profession libérale ou qui exercent un mandat ou occupent un poste (reçus et attestations de soins donnés : art. 320 CIR 1992) et les livres, documents ou formulaires éventuels prescrits à la lumière du contrôle des recettes ou dépenses des contribuables eux-mêmes ou de tiers ;
  • les documents comptables, c’est-à-dire tous les documents qui ont servi à la tenue des livres ;
  • tous les autres documents, dans la mesure où ils peuvent servir à déterminer les revenus imposables comme, notamment, des registres d’actions et d’obligations nominatives, les données de la comptabilité analytique, des offres et devis, les fiches d’enregistrement d’un tachygraphe (2).
7 ans, sauf en cas de saisie par un organe judiciaire ou de dérogation accordée par l’administration Original, dans certains cas microfilms, microfiches ou CD-WORM possibles (« write once, read many ») Jusqu’à l’expiration du septième exercice ou année suivant la période imposable Art. 315 C.I.R. 1992
Systèmes informatisés (les livres et documents susmentionnés qui sont conservés en faisant appel à un système informatique ou tout autre appareil électronique), supports d’information et programmes. 7 ans Une forme lisible et compréhensible À partir du 1er janvier de l’année suivant la dernière année au cours de laquelle le système a été utilisé Art. 315 bis C.I.R. 1992

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Ainsi le fisc peut par exemple contester, en principe, une perte professionnelle au moment où cette perte est effectivement déduite des revenus imposables de périodes imposables ultérieures (Cass. 12 septembre 1991, F.J.F. 1992, 49).

(2) En ce qui concerne les fiches d’enregistrement du tachygraphe, la Cour d’appel de Bruxelles a estimé que, même si aucun objectif fiscal n’est poursuivi directement par la tenue de disques de tachygraphe, ceux-ci sont importants pour déterminer les revenus imposables d’une entreprise de transport et doivent donc pouvoir être produits (Bruxelles, le 15 février 2007, Fiscale Koerier, 07/511).

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