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Délais de conservation applicables aux documents fiscaux

Délais de conservation applicables aux documents fiscaux

Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal (1) Forme Date de début du délai de conservation Loi
Livres et documents qui sont nécessaires pour déterminer le montant des revenus imposables.
Cette notion doit être interprétée au sens très large. Elle couvre davantage que la simple production des documents prescrits légalement (Gand, 5 novembre 1998, Fisc. Act. 1998, 40/5).
Il s’agit plus particulièrement :
  • pour les habitants du Royaume : les livres et documents relatifs aux comptes, contrats d’assurance vie et contructions juridiques visés à l’article 307, §1/1, premier alinéa du C.I.R. 92 ;
  • pour les sociétés : tous les livres et documents nécessaires à la détermination du montant de ses revenus imposable, notamment les registres des actions et obligations nominatives, ainsi que les feuilles de présence aux assemblées générales ;
  • pour les personnes morales : les livres et documents relatifs aux constructions juridiques mentionnés à l’article 307, §1/3 du C.I.R. 92 ;
  • pour les créanciers soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques : les livres et documents concernant les prêts visés à l’article 21, paragraphe 1, 13° ;
  • tous les autres documents, dans la mesure où ils peuvent servir à déterminer les revenus imposables comme, notamment, des registres d’actions et d’obligations nominatives, les listes de prestations des assemblées générales, les données de la comptabilité analytique, des offres et devis, les fiches d’enregistrement d’un tachygraphe (2) (3).
7 ans, sauf en cas de saisie par un organe judiciaire ou de dérogation accordée par l’administration (4) Original Jusqu’à l’expiration du septième exercice ou année suivant la période imposable Art. 315 C.I.R. 1992
Systèmes informatisés (les livres et documents susmentionnés qui sont conservés en faisant appel à un système informatique ou tout autre appareil électronique) : les dossiers d’analyse, de programmation et d’exploitation du système utilisé, ainsi que les supports d’information et toutes les données qu’ils contiennent. 7 ans (4) Une forme lisible et compréhensible À partir du 1er janvier de l’année suivant la dernière année au cours de laquelle le système a été utilisé Art. 315 bis C.I.R. 1992

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Ainsi le fisc peut par exemple contester, en principe, une perte professionnelle au moment où cette perte est effectivement déduite des revenus imposables de périodes imposables ultérieures (Cass. 12 septembre 1991, F.J.F. 1992, 49).

(2) En ce qui concerne les fiches d’enregistrement du tachygraphe, la Cour d’appel de Bruxelles a estimé que, même si aucun objectif fiscal n’est poursuivi directement par la tenue de disques de tachygraphe, ceux-ci sont importants pour déterminer les revenus imposables d’une entreprise de transport et doivent donc pouvoir être produits (Bruxelles, le 15 février 2007, Fiscale Koerier, 07/511).
On peut supposer que cette jurisprudence s'applique également aux données transférées du tachygraphe électronique au système de stockage de l'entreprise.

(3) Par conséquent, les tachygraphes ou leurs données sont soumis à une période de conservation de 7 ans. Dans un souci d'exhaustivité, il convient de noter que les différentes règles et administrations fixent des périodes de conservation différentes pour les données des tachygraphes. Par exemple, l'administration de la TVA pour les enregistrements de tachygraphes sur papier, conformément à l'article 60 § 4 du Code T.V.A. une période de conservation spéciale de trois ans à compter de leur date est imposée en raison de la fugacité du papier utilisé pour les disques de tachygraphe (B.T.W-Revue n° 129, p. 611). L'A.R. du 27 octobre 2016 relatif au tachygraphe et aux temps de conduite et de repos prévoit une durée de conservation de cinq ans pour les données transférées du tachygraphe numérique au système de stockage de l'entreprise. D'une manière générale, cependant, les données du tachygraphe devraient être soumises à une période de conservation de 7 ans, car elles tombent également sous le coup de l'article 315 ou 315bis du code pénal.

(4) En cas de pertes reportées, une période de conservation plus longue peut s'appliquer, selon le cas, pour les documents justifiant la perte, car l'administration fiscale peut vérifier l'existence de pertes pour la période imposable au cours de laquelle ces pertes sont compensées. Un délai plus long doit également être pris en compte dans le cadre d'un litige dans lequel le contribuable est en mesure d'apporter la preuve contraire du montant correct du revenu imposable (J. Roseleth et J. Vanden Branden, Procédure fiscale en matière d'impôt sur le revenu, 2021, 56-57).

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