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Délais de conservation applicables aux documents comptables

Délais de conservation applicables aux documents comptables

Résumé, en date du 1er février 2020, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal (2) Forme Date de début du délai de conservation Loi
Livres de commerce
Journal, journal centralisateur et livre d’inventaire. L’original de ces trois livres doit être conservé (1)
10 ans Original (papier ou électronique) (3) À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice Art. III.88 du Code de droit économique et art. 8 de l’AR portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique
Documents justificatifs
Pièces justificatives qui peuvent faire preuve à l’égard de tiers : documents sur lesquels se base chaque écriture comptable (1)
7 ans Original ou copie À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice Art. III.86 du Code de droit économique
Documents qui ne tiennent pas lieu de preuve à l’égard de tiers
pièces qui ne présentent aucune relation directe avec des tiers (1)
3 ans Original ou copie À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice Art. III.86 du Code de droit économique

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Les ASBL doivent également satisfaire à cette obligation (l’article III.88 du Code de droit économique s’applique aux « entreprises », lesquelles incluent les ASBL en vertu de l’article I.1, 1° du Code de droit économique).

(2) La Commission des normes comptables a stipulé dans son avis n° 6/1 (Bull. CNC avril 1981, n° 8) que chaque entreprise doit suivre une politique d’archivage adéquate et que certaines situations, telles une procédure juridique pendante, l’importance des documents, etc. peuvent exiger une prolongation des délais de conservation.

(3) L’article 4 de l’AR du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique dispose que le support utilisé doit assurer l'inaltérabilité et l'accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite. La comptabilité (purement) électronique doit ainsi satisfaire aux mêmes conditions sur le plan de l’exhaustivité, de la ponctualité, de la continuité, de la régularité et de l’inaltérabilité que la comptabilité sur papier. Pour la conservation d’une comptabilité électronique, il est nécessaire de tenir à jour également les programmes et systèmes avec lesquels ces fichiers peuvent être lus pendant la durée minimale de conservation. Les entreprises qui ne tiennent pas une comptabilité électronique peuvent toujours utiliser la comptabilité sur papier.

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