Délais de conservation applicables aux documents comptables
Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives
| Documents | Délai de conservation minimal (2) | Forme | Date de début du délai de conservation | Loi |
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Livres de commerce (1) |
7 ans | Original (papier ou électronique) (3) ou copie(4) | À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice | Art. III.88 du Code de droit économique et art. 8 de l’AR portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique |
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Documents justificatifs Pièces justificatives qui peuvent faire preuve à l’égard de tiers : documents sur lesquels se base chaque écriture comptable (1) |
7 ans | Original ou copie | À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice | Art. III.86 du Code de droit économique |
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Documents qui ne tiennent pas lieu de preuve à l’égard de tiers pièces qui ne présentent aucune relation directe avec des tiers (1) |
3 ans | Original ou copie | À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice | Art. III.86 du Code de droit économique |
Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.
(1) Les ASBL doivent également satisfaire à cette obligation (l’article III.88 du Code de droit économique s’applique aux « entreprises », lesquelles incluent les ASBL en vertu de l’article I.1, 1° du Code de droit économique).
(2) La Commission des normes comptables a stipulé dans son avis n° 6/1 (Bull. CNC avril 1981, n° 8) que chaque entreprise doit suivre une politique d’archivage adéquate et que certaines situations, telles une procédure juridique pendante, l’importance des documents, etc. peuvent exiger une prolongation des délais de conservation.
(3) L’article 4 de l’AR du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique dispose que le support utilisé doit assurer l'inaltérabilité et l'accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite. La comptabilité (purement) électronique doit ainsi satisfaire aux mêmes conditions sur le plan de l’exhaustivité, de la ponctualité, de la continuité, de la régularité et de l’inaltérabilité que la comptabilité sur papier. Pour la conservation d’une comptabilité électronique, il est nécessaire de tenir à jour également les programmes et systèmes avec lesquels ces fichiers peuvent être lus pendant la durée minimale de conservation. Les entreprises qui ne tiennent pas une comptabilité électronique peuvent toujours utiliser la comptabilité sur papier.
(4) L'article 8 de l'A.R. du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code économique prévoit (i) le livre journal unique, (ii) le livre central prévu à l’article III.84 du Code de droit économique, (iii)les trois journaux prévus à l’article III.85, § 1er, de ce code, (iv) le livre journal unique prévu à l’article III.85, § 2, de ce code, (v) ainsi que le livre d’inventaire prévu à l’article III.89, § 1er, de ce code, doivent être conservés en original; les autres livres peuvent l’être en original ou en copie.