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Délais de conservation applicables aux documents relatifs à la TVA

Délais de conservation applicables aux documents relatifs à la TVA

Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi

Factures

Toute personne assujettie à la TVA doit conserver les factures qu’il a reçues ainsi que toutes les factures qui ont été émises par lui, son client ou son acheteur ou, en son nom et pour son compte, par un tiers.

7 ans Original ou version électronique (1) À compter du 1er janvier qui suit leur émission Art. 60 §1 et 3 C. TVA. Voir aussi circulaire AAFisc n. 14/2014 (n. E.T. 120.000) du 4 avril 2014 concernant la facturation électronique

Livres (2)

L’obligation de conservation existe également pour les livres et autres documents pour lesquels le Code TVA (ou les dispositions en vigueur) prescrivent la conservation, la rédaction ou l’émission.

7 ans Original ou version électronique (1) Pour les livres : à compter du 1er janvier qui suit leur clôture
Pour les autres documents : à compter de la date du document
Pour les documents relatifs aux livraisons concernant les oeuvres d’art, les pièces de collections et les antiquités (art. 58 §4, 7° C. TVA) : à compter du 1er janvier suivant l’année durant laquelle le droit à déduction a lieu
Art. 60 §4 C. TVA

L’obligation de conservation s’applique aux assujettis et aux personnes morales non assujetties, établis en Belgique, en ce qui concerne les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l'étranger, les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l'expédition, à la remise et à la livraison de biens, les extraits de compte, les documents de paiement et les autres livres et documents relatifs à l'activité.

7 ans Original ou version électronique (1) À compter du 1er janvier qui suit leur émission Art. 60 §4 C. TVA

Documents relatifs aux analyses, à la programmation et à l'exploitation de systèmes informatisés

7 ans Original ou version électronique (1) À compter du 1er janvier qui suit la dernière année Art. 60 §4 C. TVA

Le délai de conservation normal pour les factures est, tel qu’il est indiqué ci-dessus, de 7 ans ; cette période est toutefois prolongée jusqu’à 15 ans pour les documents qui se rapportent à la construction ou l’acquisition d’un bâtiment qui sert de moyen d’exploitation ou à l’acquisition de droits réels sur un tel bâtiment.
Ce délai est prolongé jusqu’à 25 ans pour des documents concernant l’érection ou l’acquisition de bâtiments ou de fractions de bâtiments, le cas échéant y compris le sol attenant, qui sont loués à des preneurs qui utilisent le bâtiment ou la fraction de bâtiment exclusivement pour des activités économiques leur conférant la qualité d’assujetti, pour autant que le loueur et le preneur aient opté conjointement pour la taxation de cette location, ou alors qui concernent l’acquisition d’un droit réel sur ces bâtiments ou fractions de bâtiment

15 ans



25 ans
Original (1) À compter du 1er janvier suivant la date de clôture de l’exercice ou suivant la date de l’établissement ou de la délivrance Art. 9 §§ 2-3 et article 11 § 4 AR n. 3 du 10 décembre 1969 et article 48 C. TVA

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Les factures peuvent être stockées dans un format digital, à savoir via des appareils électroniques destinés au stockage de données, en ce compris la compression digitale (art. 60 § 6 C. TVA).
Le stockage peut se faire en tout lieu, étant entendu que l’assujetti peut, à chaque demande et sans retard injustifié, fournir à l’administration les factures et des copies de ces factures.
Une exception s’applique aux assujettis établis en Belgique. Pour eux, les factures doivent être conservées sur le territoire belge, lorsque cette conservation n'est pas effectuée sous un format électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées (art. 60 § 2 C. TVA).
L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture, que celle-ci se présente sur papier ou sous format électronique, doivent être assurées à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.
Chaque assujetti détermine lui-même la manière dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont assurées. Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner cette assurance (art. 60 § 5 C. TVA).

(2) Le Code TVA mentionne, entre autre: le livre pour les factures entrantes, le livre pour les factures sortantes, le tableau des actifs immobilisés, le registre des remboursements, les registres de travail personnalisés, …

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