Votre navigateur est désuet!

Mettez à jour votre navigateur pour afficher correctement ce site Web. Mettre à jour maintenant

×

Délais de conservation applicables aux documents relatifs à la TVA

Délais de conservation applicables aux documents relatifs à la TVA

Résumé, en date du 15 avril 2018, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi

Factures

Toute personne assujettie à la TVA doit conserver les factures qu’il a reçues ainsi que toutes les factures qui ont été émises par lui, son client ou son acheteur ou, en son nom et pour son compte, par un tiers.

7 ans Original ou version électronique (1) À compter du 1er janvier qui suit leur émission Art. 60 §§1 et 4 C. TVA. Voir aussi circulaire AAFisc n. 14/2014 (n. E.T. 120.000) du 4 avril 2014.

Livres (2)

L’obligation de conservation existe également pour les livres et autres documents pour lesquels le Code TVA (ou les dispositions en vigueur) prescrivent la conservation, la rédaction ou l’émission.

7 ans Original ou version électronique (1) Pour les livres : à compter du 1er janvier qui suit leur clôture
Pour les autres documents : à compter de la date du document
Pour les documents relatifs aux livraisons concernant les oeuvres d’art, les pièces de collections et les antiquités (art. 58 §4, 7° C. TVA) : à compter du 1er janvier suivant l’année durant laquelle le droit à déduction a lieu
Art. 60 §4 C. TVA

L’obligation de conservation s’applique aux assujettis et aux personnes morales non assujetties, établis en Belgique, en ce qui concerne les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l'étranger, les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l'expédition, à la remise et à la livraison de biens, les extraits de compte, les documents de paiement et les autres livres et documents relatifs à l'activité.

7 ans Original ou version électronique (1) À compter du 1er janvier qui suit leur émission Art. 60 §4 C. TVA

Documents relatifs aux analyses, à la programmation et à l'exploitation de systèmes informatisés

7 ans Original ou version électronique (1) À compter du 1er janvier qui suit la dernière année Art. 60 §4 C. TVA

Le délai de conservation normal pour les factures, tel qu’il est indiqué précédemment, est de 7 ans ; cette période est toutefois prolongée jusqu’à 15 ans pour les documents qui se rapportent à la construction ou l’acquisition d’un bâtiment qui sert de moyen d’exploitation ou à l’acquisition de droits réels sur un tel bâtiment.

15 ans Original (1) À compter du 1er janvier suivant la date de clôture de l’exercice ou suivant la date de l’établissement ou de la délivrance Art. 9 §1 AR n. 3 du 10 décembre 1969

Disques de tachygraphe

En raison de la fragilité du papier utilisé pour les disques de tachygraphe, l’administration autorise toutefois un délai de conservation spécial, en vertu de l’article 60 §4 C. TVA. (2)

3 ans Original ou version électronique À compter de leur date Revue TVA n. 129, p. 611

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Les factures peuvent être stockées dans un format digital, à savoir via des appareils électroniques destinés au stockage de données, en ce compris la compression digitale (art. 60 § 6 C. TVA).
Le stockage peut se faire en tout lieu, étant entendu que l’assujetti peut, à chaque demande et sans retard injustifié, fournir à l’administration les factures et des copies de ces factures.
Une exception s’applique aux assujettis établis en Belgique. Pour eux, les factures doivent être conservées sur le territoire belge, lorsque cette conservation n'est pas effectuée sous un format électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées (art. 60 § 2 C. TVA).
L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture, que celle-ci se présente sur papier ou sous format électronique, doivent être assurées à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.
Chaque assujetti détermine lui-même la manière dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont assurées. Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner cette assurance (art. 60 § 5 C. TVA).

(2) Le Code TVA mentionne, entre autre: le livre pour les factures entrantes, le livre pour les factures sortantes, le tableau des actifs immobilisés, le registre des remboursements, les registres de travail personnalisés, …

(3) Fiches d’enregistrement du tachygraphe Le 15 février 2007, la Cour d’appel de Bruxelles a jugé: « Étant donné que la tenue de livres et documents n’est pas limitée aux documents comptables légaux, mais porte également sur les livres et documents qui sont 'nécessaires' pour déterminer le montant des revenus imposables, le fisc est en droit de consulter les disques de tachygraphe… »

Merak facility management Copyright 2019 Merak SA, tous droits réservés.