Délais de conservation applicables aux documents relatifs à la TVA
Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives
| Documents | Délai de conservation minimal | Forme | Date de début du délai de conservation | Loi |
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Factures Toute personne assujettie à la TVA doit conserver les factures qu’il a reçues ainsi que toutes les factures qui ont été émises par lui, son client ou son acheteur ou, en son nom et pour son compte, par un tiers. |
7 ans | Original ou version électronique (1) | À compter du 1er janvier qui suit leur émission | Art. 60 §1 et 3 C. TVA. Voir aussi circulaire AAFisc n. 14/2014 (n. E.T. 120.000) du 4 avril 2014 concernant la facturation électronique |
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Livres (2) L’obligation de conservation existe également pour les livres et autres documents pour lesquels le Code TVA (ou les dispositions en vigueur) prescrivent la conservation, la rédaction ou l’émission. |
7 ans | Original ou version électronique (1) |
Pour les livres : à compter du 1er janvier qui suit leur clôture Pour les autres documents : à compter de la date du document Pour les documents relatifs aux livraisons concernant les oeuvres d’art, les pièces de collections et les antiquités (art. 58 §4, 7° C. TVA) : à compter du 1er janvier suivant l’année durant laquelle le droit à déduction a lieu |
Art. 60 §4 C. TVA |
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L’obligation de conservation s’applique aux assujettis et aux personnes morales non assujetties, établis en Belgique, en ce qui concerne les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l'étranger, les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l'expédition, à la remise et à la livraison de biens, les extraits de compte, les documents de paiement et les autres livres et documents relatifs à l'activité. |
7 ans | Original ou version électronique (1) | À compter du 1er janvier qui suit leur émission | Art. 60 §4 C. TVA |
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Documents relatifs aux analyses, à la programmation et à l'exploitation de systèmes informatisés |
7 ans | Original ou version électronique (1) | À compter du 1er janvier qui suit la dernière année | Art. 60 §4 C. TVA |
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Le délai de conservation normal pour les factures est, tel qu’il est indiqué ci-dessus, de 7 ans ; cette période est toutefois prolongée jusqu’à 15 ans pour les documents qui se rapportent à la construction ou l’acquisition d’un bâtiment qui sert de moyen d’exploitation ou à l’acquisition de droits réels sur un tel bâtiment. |
15 ans 25 ans |
Original (1) | À compter du 1er janvier suivant la date de clôture de l’exercice ou suivant la date de l’établissement ou de la délivrance | Art. 9 §§ 2-3 et article 11 § 4 AR n. 3 du 10 décembre 1969 et article 48 C. TVA |
Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.
(1) Les factures peuvent être stockées dans un format digital, à savoir via des appareils électroniques destinés au stockage de données, en ce compris la compression digitale (art. 60 § 6 C. TVA).
Le stockage peut se faire en tout lieu, étant entendu que l’assujetti peut, à chaque demande et sans retard injustifié, fournir à l’administration les factures et des copies de ces factures.
Une exception s’applique aux assujettis établis en Belgique. Pour eux, les factures doivent être conservées sur le territoire belge, lorsque cette conservation n'est pas effectuée sous un format électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées (art. 60 § 2 C. TVA).
L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture, que celle-ci se présente sur papier ou sous format électronique, doivent être assurées à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.
Chaque assujetti détermine lui-même la manière dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont assurées. Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner cette assurance (art. 60 § 5 C. TVA).
(2) Le Code TVA mentionne, entre autre: le livre pour les factures entrantes, le livre pour les factures sortantes, le tableau des actifs immobilisés, le registre des remboursements, les registres de travail personnalisés, …