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Délais de conservation applicables aux documents relatifs au droit des sociétés

Délais de conservation applicables aux documents relatifs au droit des sociétés

Résumé, en date du 1er février 2020, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi

Livres et documents
L’expression « livres et documents » n’est pas spécifiée, mais sont en tout cas visés dans ce cadre :

  • les statuts
  • les archives de la société
  • les procès-verbaux et rapports qui doivent être établis en exécution du Code des sociétés et des associations (assemblées générales ordinaires et extraordinaires, rapport des gérants et commissaires, liste de présence des réunions, etc.)
  • les registres (par exemple, d’actions, d’obligations, de parts bénéficiaires, de warrants, etc.)
  • les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration
5 ans Original. Certains documents peuvent être conservés électroniquement. (1) À compter de la clôture de la liquidation. Ces livres et documents ne peuvent par conséquent être détruits pendant la durée de la société. Art. 2:102 du Code des sociétés et des associations
Registre des membres d’une ASBL,

Les notes et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et d’autres personnes ayant un mandat, et toutes les pièces comptables doivent être disponibles au siège de l’ASBL afin de pouvoir être consultées par les membres, si aucun commissaire n’a été nommé.
Dans le registre des membres, toutes les décisions concernant l’adhésion, le retrait ou l’exclusion de membres par le fait du conseil d’administration doivent être inscrites dans les huit jours suivants la communication de la décision.
Le Code ne prévoit pas de délai de conservation
Vu que l’action du créancier se prescrit par cinq ans à partir de l’annonce de la décision concernant la destination des actifs, il est conseillé de conserver les documents pendant l’existence de l’ASBL ainsi que pour une période de cinq suite à la fin de l’ASBL
N’importe quelle forme Art. 2:143, 3:103, et 9:3 du Code des sociétés et des associations

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Aucune disposition ne permet de déduire que les livres et documents visés pourraient éventuellement être conservés sous une autre forme que l’original (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 49). Depuis la loi du 14 décembre 2005 portant suppression des titres au porteur, les registres des titres nominatifs dans une SA, une société en commandite par actions et une SE peuvent être tenus sous forme électronique (art. 463 du Code des sociétés).

En vertu de l’article 5:24 du Code des sociétés et des associations, les registres des titres nominatifs peuvent être tenus sous forme électronique. L’article 2:7 §§ 2-3 du Code des sociétés et des associations dispose que le texte de la première version des statuts issue de l'acte constitutif et de la version coordonnée des statuts après chaque modification est conservé dans un système de base de données électronique consultable publiquement, qui fait partie du dossier de la personne morale et qui est géré, pour les statuts et leurs mises-à-jour qui découlent d'actes notariés reçus en Belgique, par la Fédération Royale du Notariat belge et pour les autres par une instance à désigner par le Roi. Conformément à l’article 1 :1 et 1 :3 de l’Arrêté royal portant exécution du Code des sociétés et des associations, les sociétés sont constituées électroniquement. L’article 1 :5 de cet Arrêté Royal dispose que, dans le cas d'un dépôt électronique d'un acte ou document sous seing privé, les pièces originales sont conservées au siège de la personne morale. Le dépôt s'accompagne d'une déclaration signée électroniquement par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire ou par le notaire qui dispose que les pièces originales et les copies électroniques déposées sont conformes. Les copies électroniques bénéficient de la même valeur probante que le document original sous ces conditions, sans préjudice de la possibilité d'apporter la preuve contraire.

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