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Délais de conservation applicables aux documents relatifs au droit des sociétés

Délais de conservation applicables aux documents relatifs au droit des sociétés

Résumé, en date du 15 avril 2018, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi

Livres et documents
L’expression « livres et documents » n’est pas spécifiée, mais sont en tout cas visés dans ce cadre :

  • les statuts
  • les archives de la société
  • les procès-verbaux et rapports qui doivent être établis en exécution du code des sociétés (assemblées générales ordinaires et extraordinaires, rapport des gérants et commissaires, liste de présence des réunions, etc.)
  • les registres (par exemple, d’actions, d’obligations, de parts bénéficiaires, de warrants, etc.)
  • les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration
5 ans Original (1) À compter de la clôture de la liquidation. Ces livres et documents ne peuvent par conséquent être détruits pendant la durée de la société. Art. 195 du Code des sociétés
Registre des membres d’une ASBL, ainsi que toutes les notes et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et d’autres personnes ayant un mandat, et toutes pièces comptable.
Dans le registre des membres, toutes les décisions concernant l’adhésion, le retrait ou l’exclusion de membres par le fait du conseil d’administration doivent être inscrites dans les huit jours suivants la communication de la décision.
La loi du 27 juin 1921 ne prévoit pas de délai de conservation
Vu que l’action du créancier se prescrit par cinq ans à partir de l’annonce de la décision concernant la destination des actifs, il est conseillé de conserver les documents pendant l’existence de l’ASBL ainsi que pour une période de cinq suite à la fin de l’ASBL
Original Art. 10 et 25 de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Aucune disposition ne permet de déduire que les livres et documents visés pourraient éventuellement être conservés sous une autre forme que l’original (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 49). Depuis la loi du 14 décembre 2005 portant suppression des titres au porteur, les registres des titres nominatifs dans une SA, une société en commandite par actions et une SE peuvent être tenus sous forme électronique (art. 463 du Code des sociétés).

Sur le plan de la publicité de certains documents de société, la loi-programme du 27 décembre 2004 a modifié le Code des sociétés, le dépôt électronique de certains documents étant désormais autorisé aussi. L’article 67 stipule que les expéditions des actes authentiques, les doubles ou les originaux des actes sous seing privé et les extraits dont les articles suivants prescrivent la publication ou le dépôt peuvent également être déposés sous forme électronique auprès du Tribunal de commerce. Il s’agit en l’occurrence de l’acte constitutif, des statuts, des modifications aux statuts, etc. Les modalités de ce dépôt électronique ont été déterminées par le Ministre de www.merak.be | info@merak.be | 015 28 40 60 Conservation et gestion d'archives | Chambre climatisée | Scannage et numérisation | SafeCloud | Supports magnétique | Destruction de données | Escrow la Justice (voir Décret Ministériel du 12 septembre 2005 modifié par Décret Ministériel du 25 avril 2007 et par Décret Ministériel du 26 avril 2014). Conformément à la directive européenne 2017/1132 du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2017 relative à certains aspects du droit des sociétés, il est possible, avec l’AR du 5 avril 2006 et l’AM du 25 avril 2007, de constituer des sociétés par voie électronique (sans se rendre personnellement au greffe).

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