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Délais de conservation applicables aux documents sociaux

Délais de conservation applicables aux documents sociaux

Résumé, en date du 15 avril 2018, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi
Registre du personnel (1) 5 ans N’importe quelle forme À compter du jour de la dernière mention obligatoire Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux
Registre spécial du personnel (1) 5 ans N’importe quelle forme À compter du jour de la dernière mention obligatoire Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux
Contrat de travail pour étudiants 5 ans N’importe quelle forme À compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux
Compte individuel
sur lequel toute information en rapport avec les sommes payées ou dues au travailleur doivent être inscrites. L’employeur doit informer l’employer annuellement du total des montants, des cotisations de sécurité sociale dues et le montant imposable.
5 ans N’importe quelle forme À compter de l’expiration de la période de la tenue de ce document Art. 2, 16 et 1625 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux
Horaire de travail des travailleurs à temps partiel
Horaires de travail des travailleurs à temps partiel et documents dans lesquels doivent être indiquées toutes les dérogations aux horaires de travail (2)
5 ans N’importe quelle forme À compter de la date de la dernière mention obligatoire jusqu’à cinq ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel l’inscription a été effectuée Art. 167 de la loi-programme du 22 décembre 1989
Registre de présence 5 ans N’importe quelle forme Pendant toute la période qui prend cours à la date de l’inscription de la dernière mention obligatoire et qui prend fin cinq ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel cette inscription a été effectuée Art. 9 de l’AR du 17 juin 1994 relatif à la tenue d’un registre de présence
Contrat de travail à domicile 5 ans N’importe quelle forme À compter du jour qui suit la fin du contrat (3) Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux
Convention d’immersion professionnelle 5 ans N’importe quelle forme À compter du jour qui suit la fin du contrat (4) Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux
Contrat de travail temporaire 5 ans N’importe quelle forme À compter du jour qui suit la fin du contrat (5) Art. 6bis AR n. 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux
Contrat de travail non sujet à une règlementation particulière En contraste avec ce qui vaut pour certains contrats de travail particuliers, la loi ne prévoit pas de délai de conservation pour les contrats de travail ordinaires
Vu que le droit d’action qui découle du contrat se prescrit un an après la fin du contrat, il est conseillé de conserver le contrat durant cette période
Original A compter du jour où le contrat de travail arrive à échéance Art. 15 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail
Documents relatifs aux réglementations en matière de pension et d’assurances de groupes, documents relatifs aux règles de travail internes Pendant la validité, et un temps suffisant par la suite au regard d’une éventuelle action relative aux travailleurs N’importe quelle forme Jusqu’à la conclusion de la réglementation ou de l’assurance
Une copie du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l’ONSS 5 ans Copie À compter de la date limite d’expédition de la déclaration Art. 33 §2, 3e alinéa de l’AR du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Les employeurs qui relèvent du champ d’application de la réglementation en matière de « déclaration immédiate de l’emploi » (DIMONA) ne sont plus tenus de tenir un registre du personnel. Ils doivent seulement tenir un registre spécial du personnel lorsqu’ils emploient des travailleurs à plusieurs endroits. Dans certains cas, ils sont également dispensés de l’obligation de tenir un registre spécial du personnel. Cela s’applique également pour les déclarations LIMOSA (système d’information transfrontalier en vue du contrôle de l’immigration auprès de l’Administration sociale).
La déclaration immédiate de l’emploi se fait sur le site web de la Sécurité Sociale (www.socialsecurity.be) où l’information fournie doit sera conservée (AR du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi). L’employeur doit conserver les avis de l’Office National de la Sécurité Sociale (ONSS) dans le cadre de la déclaration immédiate pendant une période de six mois à compter du jour de la réception, en accord avec les modalités énoncées dans les articles 22 à 24 de l’Arrêté Royal du 8 août 1980.

(2) Quant aux horaires variables des travailleurs à temps partiel, l’employeur a l'obligation d'aviser le travailleur de ses heures de travail par voie d'avis. A partir du moment et aussi longtemps que l'horaire est en vigueur, cet avis avec les horaires individuels de travail, ou une copie de celui-ci, doit se trouver soit sous format papier, soit sous format électronique, à l'endroit où le règlement de travail peut être consulté. Il doit être conservé pendant une période d'un an à dater du jour où l'horaire qu'il contient cesse d'être en vigueur. Un avis indiquant l'endroit où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché dans un endroit apparent et accessible (article 159 de la loi programme du 22 décembre 1989 et article 15 loi instituant les règlements de travail).

(3) L’art. 2 de l’AR du 8 août 1980 ne dit rien du moment à partir duquel le délai de conservation des contrats de travail des travailleurs à domicile prend cours. Dans l’attente d’une modification d’une disposition légale ultérieure, on peut supposer que ce délai commence à courir à compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 23).

(4) L’art. 2 de l’AR du 8 août 1980 ne dit rien du moment à partir duquel le délai de conservation des conventions d’immersion professionnelle prend cours. Dans l’attente d’une modification d’une disposition légale ultérieure, on peut supposer que ce délai commence à courir à compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 24).

(5) L’article 6bis de l’AR n. 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux n’aborde pas la question de savoir à quel moment la période de conservation des contrats de travail temporaire commence. Afin d’anticiper un amendement de la loi, on peut présumer que cette période, de manière similaire à la période de conservation applicable aux contrats de travail des étudiants, commence à partir du jour suivant la fin de l’exécution du contrat.

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