Délais de conservation applicables aux documents sociaux
Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives
| Documents | Délai de conservation minimal | Forme | Date de début du délai de conservation | Loi |
|---|---|---|---|---|
| Registre du personnel (1) | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour de la dernière mention obligatoire | Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
| Registre spécial du personnel (1) | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour de la dernière mention obligatoire | Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
| Contrat de travail pour étudiants | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat | Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
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Compte individuel sur lequel toute information en rapport avec les sommes payées ou dues au travailleur doivent être inscrites. L’employeur doit informer l’employer annuellement du total des montants, des cotisations de sécurité sociale dues et le montant imposable. |
5 ans | N’importe quelle forme | À compter de l’expiration de la période de la tenue de ce document | Art. 2, 16 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
| Accord portant sur l'allocation de mobilité | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour qui suit celui de la fin de l'exécution de l'accord | Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
| De overeenkomst over het mobiliteitsbudget | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour qui suit celui de la fin de l'exécution de l'accord | Art. 2 et 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
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Horaire de travail des travailleurs à temps partiel Horaires de travail des travailleurs à temps partiel et documents dans lesquels doivent être indiquées toutes les dérogations aux horaires de travail (2) |
5 ans | N’importe quelle forme | À compter de la date de la dernière mention obligatoire jusqu’à cinq ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel l’inscription a été effectuée | Art. 167 de la loi-programme du 22 décembre 1989 |
| Registre de présence | 5 ans | N’importe quelle forme | Pendant toute la période qui prend cours à la date de l’inscription de la dernière mention obligatoire et qui prend fin cinq ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel cette inscription a été effectuée | Art. 9 de l’AR du 17 juin 1994 relatif à la tenue d’un registre de présence et article 1 de l’AR du 15 février 2005 relatif au travail saisonnier et occasionnel dans le secteur de l’agriculture |
| Contrat de travail à domicile | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour qui suit la fin du contrat (3) | Art. 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
| Convention d’immersion professionnelle | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour qui suit la fin du contrat (4) | Art. 25 de l’AR du 8 août 1980 relatif à la tenue de documents sociaux |
| Contrat de travail temporaire | 5 ans | N’importe quelle forme | À compter du jour qui suit la fin du contrat (5) | Art. 6bis AR n. 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux |
| Contrat de travail non sujet à une règlementation particulière | 5 ans (6) | Original | A compter du jour où le contrat de travail arrive à échéance | Art. 3bis et 15 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail |
| Documents relatifs aux réglementations en matière de pension et d’assurances de groupes, documents relatifs aux règles de travail internes | Pendant la validité, et un temps suffisant par la suite au regard d’une éventuelle action relative aux travailleurs | N’importe quelle forme | Jusqu’à la conclusion de la réglementation ou de l’assurance | |
| Une copie du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l’ONSS | 5 ans | Copie | À compter de la date limite d’expédition de la déclaration | Art. 33 §2 alinéa 3 de l’AR du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs |
Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.
(1) Les employeurs qui relèvent du champ d’application de la réglementation en matière de « déclaration immédiate de l’emploi » (DIMONA) ne sont plus tenus de tenir un registre du personnel. Ils doivent seulement tenir un registre spécial du personnel lorsqu’ils emploient des travailleurs à plusieurs endroits. Dans certains cas, ils sont également dispensés de l’obligation de tenir un registre spécial du personnel. Cela s’applique également pour les déclarations LIMOSA (système d’information transfrontalier en vue du contrôle de l’immigration auprès de l’Administration sociale).
La déclaration immédiate de l’emploi se fait sur le site web de la Sécurité Sociale (www.socialsecurity.be) où l’information fournie doit sera conservée (AR du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi). L’employeur doit conserver les avis de l’Office National de la Sécurité Sociale (ONSS) dans le cadre de la déclaration immédiate pendant une période de six mois à compter du jour de la réception, en accord avec les modalités énoncées dans les articles 22 à 24 de l’Arrêté Royal du 8 août 1980.
(2) Quant aux horaires variables des travailleurs à temps partiel, l’employeur a l'obligation d'aviser le travailleur de ses heures de travail par voie d'avis. A partir du moment et aussi longtemps que l'horaire est en vigueur, cet avis avec les horaires individuels de travail, ou une copie de celui-ci, doit se trouver soit sous format papier, soit sous format électronique, à l'endroit où le règlement de travail peut être consulté. Il doit être conservé pendant une période d'un an à dater du jour où l'horaire qu'il contient cesse d'être en vigueur. Un avis indiquant l'endroit où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché dans un endroit apparent et accessible (article 159 de la loi programme du 22 décembre 1989 et article 15 loi instituant les règlements de travail).
(3) L’AR du 8 août 1980 ne dit rien du moment à partir duquel le délai de conservation des contrats de travail des travailleurs à domicile prend cours. Dans l’attente d’une modification d’une disposition légale ultérieure, on peut supposer que ce délai commence à courir à compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 23).
(4) L’art. 2 de l’AR du 8 août 1980 ne dit rien du moment à partir duquel le délai de conservation des conventions d’immersion professionnelle prend cours. Dans l’attente d’une modification d’une disposition légale ultérieure, on peut supposer que ce délai commence à courir à compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 24).
(5) L’article 6bis de l’AR n. 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux n’aborde pas la question de savoir à quel moment la période de conservation des contrats de travail temporaire commence. Afin d’anticiper un amendement de la loi, on peut présumer que cette période, de manière similaire à la période de conservation applicable aux contrats de travail des étudiants, commence à partir du jour suivant la fin de l’exécution du contrat.
(6) Dans le cas d'un contrat de travail signé électroniquement, le prestataire du service d'archivage électronique demande au travailleur, trois mois avant l'expiration de ce délai, par lettre recommandée, ce qu'il convient de faire de la copie du contrat de travail conclu au moyen d'une signature électronique qui est conservée chez lui. Si le travailleur le souhaite, le prestataire du service d'archivage électronique transmet ce document, sous une forme lisible et prête à l'emploi, à l'ASBL SIGeDIS, créée conformément à l'article 12 de l'arrêté royal du 12 juin 2006 portant exécution du titre III, chapitre II, de la loi du 23 décembre 2005 relative au pacte entre générations, en vue de la reprise du service d'archivage électronique.