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Données soumises à une période de conservation maximum

Données soumises à une période de conservation maximum

Résumé, en date du 1er février 2020, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents/Informations Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi
Données personnelles (toute information en rapport avec une personne physique identifiée ou identifiable). Les données à caractère personnel sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées N’importe quelle forme A partir du moment où les données personnelles sont traitées Art. 28.5° de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et art. 5 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE
Images enregistrées par des caméras de sécurité (réglementation générale qui n’est pas applicable aux caméras de sécurité sur le lieu de travail). Si les images ne peuvent contribuer à apporter la preuve d'une infraction, d'un dommage ou d'une nuisance ou ne peuvent permettre d'identifier un auteur, un perturbateur de l'ordre public, un témoin ou une victime, elles ne peuvent être conservées plus d'un mois. Ce délai est prolongé à trois mois pour les lieux présentant un risque particulier pour la sécurité, déterminés par l’article 3 de l’A.R. du 6 décembre 2018 (1) N’importe quelle forme Ce n’est pas déterminé par la loi mais on peut présumer que le délai de conservation commence à partir du moment où les images ont été enregistrées Art. 5 à 7/3 de la loi du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance et art. 3 de l’A.R. du 6 décembre 2018 déterminant les lieux où le responsable du traitement peut diriger ses caméras de surveillance vers le périmètre entourant directement le lieu, conserver les images des caméras de surveillance pendant trois mois et donner accès en temps réel aux images aux services de police
Images enregistrées par des caméras de sécurité (sur le lieu de travail). La loi ne prévoit pas de période de conservation spécifique

Etant donné que les principes de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et le Règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel sont applicables aux images enregistrées par des caméras de sécurité sur le lieu de travail, les images ne peuvent pas être conservées pour une période plus longue que ce qui est nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont obtenues ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement

Les finalités sont déterminées aux art. 4 à 6 de la Convention collective n. 68 du 16 juin 1998 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l’égard de la surveillance par caméra sur les lieux de travail
N’importe quelle forme A partir du moment où les images ont été enregistrées Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE

Art. 4 à 6 de la Convention collective n. 68 du 16 juin 1998 relatif à la protection de la vie privée des travailleurs à l’égard de la surveillance par caméra sur les lieux de travail
Registre reprenant les activités de traitement d'images (règlement général non applicable aux caméras de sécurité sur le lieu de travail) Le responsable du traitement tient un registre reprenant les activités de traitement d’images de caméras de surveillance mises en œuvre sous sa responsabilité. Ce registre se présente sous une forme écrite, électronique ou non. Sur demande, le responsable du traitement met ce registre à la disposition de l’Autorité de protection des données et des services de police. Les articles 7 et 8 de l’A.R. déterminent le contenu du registre (2) N’importe quelle forme Le responsable du traitement conserve ce registre aussi longtemps qu’il effectue un traitement d’images au moyen de caméras de surveillance. Articles 5, 6 et 7 loi du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance et articles 7, 8 et 9 de l’A.R. du 8 mai 2018 relatif aux déclarations d’installation et d’utilisation de caméras de surveillance et au registre d’activités de traitement d’images de caméras de surveillance

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Les lieux qui, par leur nature, présentent un risque particulier pour la sécurité en vertu de l’A.R. du 6 décembre 2018, sont les suivants :

  1. les aéroports ouverts au trafic commercial;
  2. les gares ferroviaires;
  3. les sites nucléaires;
  4. les domaines militaires;
  5. les prisons au sens de l'article 2, 15°, de la loi de principes du 12 janvier 2005 concernant l'administration pénitentiaire ainsi que le statut juridique des détenus, les centres communautaires pour mineurs ayant commis un fait qualifié infraction, visés à l'article 606 du Code d'instruction criminelle, et les centres de psychiatrie légale, visés à l'article 3, 4°, c), de la loi du 5 mai 2014 relative à l'internement;
  6. les institutions internationales ou ambassades déterminées par le Roi en exécution de l'article 137 de la loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière;
  7. les installations portuaires visées à l'article 5, 6° et 7° de la loi du 5 février 2007 relative à la sûreté maritime ;
  8. les établissements visés dans l'accord de coopération du 16 février 2016 entre l'Etat fédéral, la Région flamande, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale concernant la maîtrise des dangers liés aux accidents majeurs impliquant des substances dangereuses;
  9. les autres lieux déterminés par le Roi en exécution de l'article 138 de la loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière;
  10. la Banque nationale de Belgique;
  11. les centres de comptage d'argent au sens de l'article 2, 20°, de la loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière.



(2) L’A.R. du 8 mai 2018 dispose que le registre reprend les activités suivantes :

  1. le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données;
  2. les finalités du traitement;
  3. une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel ;
  4. les catégories de destinataires des données à caractère personnel, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales;
  5. le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;
  6. les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, à savoir le délai de conservation des données, si les images sont enregistrées;
  7. une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, dont les mesures de sécurité prises pour empêcher l'accès par des personnes non habilitées et celles qui sont prises dans le cadre de la communication de données à des tiers.
  8. la base légale du traitement;
  9. l'indication du type de lieu;
  10. la description technique des caméras de surveillance, ainsi que, s'il s'agit de caméras de surveillance fixes, leur emplacement, le cas échéant indiqué sur un plan;
  11. s'il s'agit de caméras de surveillance temporaires ou mobiles, la description des zones surveillées par ces caméras de surveillance et les périodes d'utilisation.
  12. le mode d'information au sujet du traitement;
  13. le lieu du traitement des images;
  14. le fait qu'un visionnage en temps réel est organisé ou non et le cas échéant, la manière dont il est organisé.
  15. Lorsqu'il s'agit de la surveillance par caméra d'un lieu ouvert ou de caméras de surveillance dirigées vers le périmètre d'un lieu fermé, le registre contient aussi, le cas échéant, l'avis positif du conseil communal compétent.

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