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Délais de conservation relatifs à la législation douanière

Délais de conservation relatifs à la législation douanière

Résumé, en date du 15 avril 2018, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi
Répertoires (sont enregistrées ici toutes les opérations tant à l’importation qu’à l’exportation et au transit) et pièces justificatives des représentants en douane 3 ans Autre forme que le papier autorisée (1) Après clôture annuelle du répertoire Art. 130 §2 de la loi générale du 18 juillet 1977 sur les douanes et accises
Tous les documents et renseignements nécessaires en vue d’un contrôle douanier 3 ans (2) Autre forme que le papier autorisée (1) Cette période débute :
Pour ce qui concerne les marchandises mises en libre circulationpratique en exonération des droits ou à un taux de droit réduit en raison de leur destination particulière : ce délai commence à la fin de l’année au cours de laquelle elles cessent d’être sous surveillance douanière
Pour les marchandises mises en libre circulationpratique dans des circonstances autres ou pour les marchandises déclarées pour l’exportation : cette période commence à la fin de l’année au cours de laquelle les déclarations de mise en libre circulationpratique ou d’exportation ont été acceptées
en ce qui concerne les marchandises placées sous un autre régime douanier ou placées en dépôt temporaire: à la fin de l’année au cours de laquelle le régime douanier considéré a été apuré ou au cours de laquelle le dépôt temporaire a pris fin
Art. 15 et 51 Règlement (UE) n ° 952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l'Union
Documents et correspondances nécessaires pour le contrôle des données indiquées dans la déclaration de douane Non stipulé explicitement (voir toutefois les délais de prescription en matière de législation fiscale et comptable) Autre forme que le papier autorisée (1) Art. 201 §2 de la loi générale du 18 juillet 1977 sur les douanes et accises
Registres de factures, factures, copies de lettres, livres de caisse, livres d’inventaire, tous les livres, registres, documents et correspondances en matière d’activité commerciale ou professionnelle Non stipulé explicitement (voir toutefois les délais de prescription en matière de législation fiscale et comptable) Autre forme que le papier autorisée (1) Art. 203 §1 de la loi générale du 18 juillet 1977 sur les douanes et accises

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) Sur la base des dispositions du Code des douanes communautaire (« par tous les moyens accessibles et acceptables à la disposition des autorités douanières ») et de la loi générale sur les douanes et accises, on peut déduire que la conservation sur une autre forme que le papier est autorisée, dans la mesure où les documents peuvent être produits sous forme compréhensible et lisible (D. BOGAERTS (éd.), « Bewaring van documenten », APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 46).

(2) Au cas où un contrôle douanier effectué en ce qui concerne une dette douanière fait apparaître la nécessité de procéder à une rectification de la prise en compte y relative et au cas où la personne concernée en a été informée, les documents et les informations sont conservés au-delà du délai de 3 ans pour une durée supplémentaire de 3 ans.


Lorsqu’un recours a été introduit ou lorsque la procédure judiciaire a été entamée, les documents et informations doivent être conservés pendant une période additionnelle de 3 ans ou jusqu’à la clôture de la procédure qui se termine en dernier lieu, que ce soit la procédure de recours ou la procédure judiciaire (art. 51 Règlement (UE) n ° 952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l'Union).

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

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