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1. Conservation et gestion d’archives

La conservation et la gestion d’archives sous toutes leurs formes étant nos activités principales, nous saisissons toute occasion d’améliorer davantage les conditions de conservation. Aussi traitons-nous chaque support de données selon ses caractéristiques spécifiques, les normes internationales en vigueur et vos propres souhaits. Quelques exemples des mesures prises pour protéger vos données : un emballage bien étudié (des boîtes pauvres en acide et imperméables ou la fourniture gratuite de caisses-palettes), le contrôle de l’humidité relative et de la température, la purification de l’air au moyen de filtres, un éclairage émettant peu de rayons UV, la prévention et la lutte contre les incendies, des sols grillagés, etc.

Non. Nous pensons que vous devriez pouvoir mettre fin à un contrat à court terme, si vous n’étiez pas satisfait. C’est pourquoi tous les contrats conclus avec Merak sont ouverts. Ils sont donc à durée indéterminée, sauf si vous préférez un autre arrangement. Le contrat prend fin selon le délai de préavis convenu. Ce délai est d’ailleurs bien plus court pour vous que pour Merak ! La preuve que nous avons confiance en la satisfaction continue de nos clients.

Merak s’en charge pour vous, en suivant vos souhaits scrupuleusement. Elle s’occupe aussi des suppressions, retraits et nouveaux dépôts de pièces. Bien plus : vous avez le choix entre un inventaire mis à jour périodiquement ou un inventaire permanent en ligne. Dans les deux cas, la recherche d’une pièce archivée s’effectue en un clin d’œil : le résultat du logiciel intuitif de Merak et de ses diverses fonctions de recherche.

Plusieurs options s’offrent à vous :

  • Dans les archives. Vous vous rendez au centre d’archivage et consultez vos documents dans l’une des salles de lecture. Une approche élégante, par exemple, à l’occasion d’audits d’entreprise.
  • À votre bureau. Merak livre les documents demandés au bureau, dans le délai de votre choix.
  • Par fax.
  • Par e-mail (après numérisation).
  • Par Internet (après numérisation).

Non. Il est même plus avantageux – dans tous les sens du terme – que si vous archivez vous-même. Chez Merak, vous ne payez aucun coût fixe, mais uniquement le volume que vous utilisez (le nombre de boîtes stockées) et les services que vous demandez.La conservation et la gestion d’archives étant les activités principales de Merak, toutes les opérations d’archivage se déroulent avec la plus grande efficacité. Nous sommes donc en mesure de vous fournir un service de grande qualité à bas prix, et c’est vous qui en profitez.

Oui. La confidentialité est même notre leitmotiv. Voici le chemin qu’empruntent vos archives :

  • Vos archives sont conservées dans des boîtes anonymes dotées d’un code-barres unique. Et seul ce code permet d’identifier une boîte.
  • À moins que vous ne vous en chargiez personnellement, le transport jusqu’au centre d’archivage de Merak est effectué par son personnel, qui est responsable de cette activité uniquement.
  • À l’arrivée, le responsable des archives prend le relais. Les boîtes sont réparties dans l’entrepôt par voie informatique, en fonction de l’espace disponible, ainsi que de leurs dimensions et poids.
  • Arrivées à destination, les boîtes sont placées manuellement sur les étagères d’archivage par le personnel des archives.
  • Vos archives sont réparties parmi des dizaines de milliers de boîtes identiques, si bien que seul le système d’inventaire de Merak est capable de les identifier.
  • Vous souhaitez une garantie supplémentaire ? Merak peut sceller les boîtes et les munir d’un numéro de contrôle unique.

Oui. Sont assurés :

(a) une valeur de remplacement standard par boîte d’archivage pour les archives qui seraient totalement détruites par le feu, des dommages causés par un extincteur ou en cas de perte ;

(b) les frais de reconditionnement des archives endommagées à la suite d’une catastrophe ; 

(c) les frais de reconstitution de vos archives. Merak reprend automatiquement ces conditions d’assurance dans le contrat d’archivage.

Oui. Tous les centres d’archivage de Merak disposent de plusieurs salles de lecture. Elles sont à votre disposition gratuitement et sélectionnées en fonction du volume d’archives à consulter. Vous pouvez bien sûr aussi faire des photocopies.

Oui. Les boîtes sont scellées devant vous. Les numéros de scellés uniques sont également mentionnés sur tous les documents concernés : inventaire, récépissé de livraison et, éventuellement, preuve de destruction. Vous pouvez contrôler les scellés à tout moment : au départ, à la réception, lors d’une destruction de pièces... Ou lorsque vous le souhaitez.

Oui, bien sûr. Chez Merak, en outre, cette attestation détaillée indique le numéro d’inventaire et la description.

Oui. Si, lors du dépôt de vos archives, vous indiquez à quel moment elles doivent être détruites, Merak vous avertira le moment venu que la date approche et vous demandera de confirmer la destruction. Une fois la destruction effectuée, vous recevez une attestation qui reprend le détail des documents concernés.

Oui. D’ailleurs, nous réalisons volontiers pour vous un calcul comparatif des coûts. Dites-nous quels sont vos besoins en matière d’archivage et nous établirons, sous la forme d’un schéma clair, votre budget pour cette année et les suivantes. Ce calcul des coûts est transparent : vous connaissez précisément à l’avance le prix unitaire de chaque service que nous pouvons vous fournir.

Oui. Merak dispose d’une grande capacité d’organisation pour ce qui est de la reprise d’archives – inventaire, emballage et transport compris. De plus, les centres d’archivage de Merak sont dotés d’espaces plus que suffisants pour stocker des volumes importants de façon immédiate et permanente.

En permanence : 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, y compris les jours fériés. En ligne également, si vous le souhaitez.

Uniquement les personnes que vous autorisez. Vous pouvez bien entendu limiter cette autorisation à certaines archives. Et ce n’est pas tout : grâce au système de scannage infaillible de Merak, vous savez précisément qui a consulté ou demandé quel document, à quel endroit et à quel moment ! Des informations utiles au contrôle des coûts de vos archives, par la répartition de ceux-ci entre les départements de votre entreprise.

Oui. Nous vous fournissons volontiers les références nécessaires. Elles sont choisies de façon à correspondre à vos besoins en matière d’archivage.

2. Sauvegarde

Merak possède des systèmes infaillibles qui incluent plusieurs revérifications et lui permettent d’assurer la rotation de vos sauvegardes, conformément au planning.

C’est le service de courrier interne de Merak qui se charge du transport au départ et en direction du client. Tous nos véhicules sont en liaison permanente avec le dispatching central. Celui-ci connaît à tout moment la position de chaque véhicule, peut en adapter l’itinéraire et même reconstituer le trajet parcouru.Pour éviter la condensation sur les supports magnétiques, Merak assure la transition lente entre les conditions de stockage et la température ambiante. À cet effet, l’espace de chargement des véhicules de transport est isolé et équipé d’un régulateur de température « intelligent ». De cette façon, les supports magnétiques sont prêts à l’emploi, une fois livrés chez le client, et ce, même en cas de conditions météorologiques extrêmes.

La rapidité des transports occasionnels de supports magnétiques est fixée en concertation avec le client, lors de la conclusion du contrat. La durée – exprimée en heures écoulées entre la demande et la livraison – est donc garantie par le contrat.

Chaque opération est contrôlée plusieurs fois automatiquement et/ou manuellement de différentes manières. À l’aide des codes-barres uniques liés à chaque sauvegarde et destinataire, l’ordinateur vérifie de façon tout à fait automatique si les bons supports magnétiques ont bien été remis à la bonne personne.

La qualité et la fiabilité de sa prestation de services s’appuie sur les procédures ISO 9001 et sur plusieurs autres normes. Quelques exemples : le système informatique de Merak est sécurisé par des serveurs d’enregistrement simultané ; des lignes de données de plusieurs compagnies de téléphone sont utilisées et les pannes de courant résolues par un groupe électrogène de secours. Tous les transports de supports sont effectués par un service de courrier interne qui respecte des mesures de sécurité rigoureuses.

Tous les supports magnétiques sont emballés dans des coffres de transport scellés en votre présence. Ces coffres ne peuvent être ouverts sans rupture des scellés. Chacun des scellés porte un numéro unique repris dans l’inventaire et sur les documents d’instruction.

Absolument. En Belgique, les orages accompagnés de foudre sont assez fréquents. Vos supports magnétiques stockés chez Merak sont à l’abri de ces intempéries. Nous prenons une mesure supplémentaire en les protégeant contre la bombe électromagnétique. En explosant, la bombe E génère une impulsion électromagnétique puissante, capable de détruire n’importe quel support magnétique. Elle peut être fabriquée avec peu de moyens et à peu de frais, par exemple, par des terroristes qui tenteraient de paralyser une économie.

La plupart des clients de Merak préfèrent que leur nom soit traité en toute discrétion. Dans certains cas, toutefois, nous approchons pour vous les clients qui bénéficient d’une prestation de services comparable, afin de leur demander de partager avec vous leur expérience avec Merak.

Non. Bien pensé, le schéma habituel est fixé par écrit lors de l’établissement de votre contrat avec Merak. Dès lors, tout mouvement est effectué de façon entièrement automatique, sans le moindre tracas. En outre, vous pouvez toujours adapter ce schéma.

Chaque client chez Merak dispose d’un inventaire complet assorti du rapport de tous les mouvements de tous ses supports magnétiques. Vous pouvez également consulter cet inventaire en ligne.

Oui. Ils sont à l’abri des regards indiscrets, de tout accès non autorisé, du vol, du feu, des températures élevées, de l’humidité, de l’eau, des influences magnétiques, des crashs d’avion, des coups de foudre et des impulsions électromagnétiques. Vous avez des questions spécifiques ? Contactez-nous.

3. Démagnétisation

La démagnétisation d’un support magnétique consiste à réorganiser la polarité des particules métalliques qui permettent l’enregistrement de vos données. Un aimant attire ces particules dans un sens, puis dans l’autre. L’ordinateur fixe ainsi les 1 et 0 – les homologues binaires de vos données.

Lorsque vous placez le support (bande magnétique ou disque dur) dans un champ magnétique puissant, les particules métalliques se dispersent dans tous les sens. Toutes les données que vous aviez stockées sont donc effacées définitivement. Le support est alors à nouveau prêt à l’emploi.

Un procédé simple en théorie, mais plus complexe dans la pratique. Il faut en effet tenir compte d’une série de formats et densités (densité d’enregistrement d’un support). Or, ces paramètres exigent des machines spécifiques pour une démagnétisation correcte de tous vos disques durs et bandes magnétiques.

La première raison pour faire démagnétiser vos bandes magnétiques et disques durs ? La sécurité absolue. La démagnétisation est la protection par excellence contre le vol de données dans les entreprises et institutions. En outre, elle ne requiert pas la destruction physique des supports. Vous pouvez donc les réutiliser ou, de façon écologique, les recycler. Effectuée dans les règles de l’art, la démagnétisation permet de supprimer toutes les données définitivement. Autrement dit, signaux audio, vidéo et info disparaissent à jamais. Et ce, quel que soit le support : disque dur, disquette, bande magnétique ou tout autre support de ce genre.

Votre entreprise a besoin de nouveaux serveurs, ordinateurs (portables) ou bandes de sauvegarde ? N’oubliez pas de faire démagnétiser votre ancien matériel. Le seul moyen de vous assurer que des données enregistrées ne tombent jamais entre de mauvaises mains.

Un disque dur brisé ou une bande magnétique coupée en mille morceaux : un utilisateur lambda ne pourrait plus rien en tirer. Vous n’imaginez pas, en revanche, ce que des spécialistes sont capables de reconstruire. Avec une patience infinie et au prix d’un immense travail de copier-coller, ils restaurent les données de supports endommagés. C’est pourquoi la démagnétisation offre une solution infaillible : si le support reste intact, les données disparaissent irrémédiablement. Personne ne peut les récupérer, pas même à l’aide des appareils les plus sophistiqués. Oui, les données sont effacées sans la moindre trace.

Vous aimeriez vous en assurer ? Faites-nous signe et nous venons démagnétiser vos supports sur place. Cette opération ne dure pas plus d’une minute par disque dur ou bande magnétique.

La dernière étape dans la fabrication d’un support magnétique n’est autre que... La démagnétisation ! Les particules métalliques sur le support – celles qui serviront à fixer vos données magnétiques – sont disposées dans un ordre aléatoire, à l’aide d’un aimant puissant. Ce processus fait disparaître tout signal potentiel. Le support est alors vierge et prêt à l’emploi. Vos disques durs et bandes magnétiques débordent de données qui ont peut-être été écrasées plus d’une fois. Et parfois, elles laissent quelques traces sans que vous le sachiez, ce qui ralentit le fonctionnement de l’ordinateur. Une démagnétisation régulière de vos bandes magnétiques et disques durs permet de faire disparaître tous les signaux fantômes et de restaurer l’état initial de vos supports. Vous pouvez donc recommencer à zéro.

Les supports magnétiques fixent les données par le biais de particules d’oxyde ou de métal. Lorsque vous enregistrez un fichier, l’ordinateur ordonne ces particules sous forme de séries ou lignes. Lorsque vous écrasez un fichier, seules les particules qui forment les nouveaux signaux se déplacent. Les autres lignes restent quant à elles inchangées. C’est ainsi que les nouvelles données contiennent parfois des images moins nettes et des erreurs de réécriture. La démagnétisation permet justement de supprimer totalement ces lignes résiduelles, ce qui écarte définitivement le risque d’erreurs de réécriture.

Malheureusement, non. Les fabricants dotent certains supports d’informations d’en-tête. Comme ces informations disparaissent au cours de la démagnétisation, ces supports ne sont pas réutilisables. C’est le cas pour tous les disques durs et certaines cartouches de bandes magnétiques. Vous n’êtes pas certain de pouvoir réutiliser un support après sa démagnétisation ? Vous pouvez nous poser la question sans engagement. Nous vous informerons avec plaisir des différentes possibilités qui s’offrent à vous pour maintenir vos supports magnétiques en parfait état.

4. Numérisation

Dans votre DMS, chaque document porte un code-barres qui détermine l’inventorisation électronique correcte par type de document. Merak scanne par exemple des documents signés et vous remet un CD avec votre code-barres comme index.Vos données brutes sont ensuite chargées dans votre système par vous ou un collaborateur de Merak, puis liées au bon endroit dans votre base de données.

Ce service peut s’effectuer par le biais d’un schéma de transfert fixe : l’un de nos coursiers passe chez vous chaque jour. Vous lui remettez les documents à scanner et, dès le lendemain, vous pouvez les consulter sur votre ordinateur, dans votre base de données sûre.

Avec votre participation, Merak conçoit votre projet de A à Z. S’appuyant sur une analyse de fond de l’indexation souhaitée et du type de document concerné, elle met au point une démo CD/page Web personnalisée. Cette démo est par la suite développée selon vos besoins. Une fois approuvée, nos chefs de projet opérationnels se tiennent prêts à répondre à toutes vos questions. Un planning par projet est établi en concertation avec vous.

Avec un conseiller de Merak, vous déterminez le niveau d’indexation requis, ainsi que le type d’archivage des copies et originaux électroniques. Notre logiciel de pointe indexe chaque document selon vos spécifications : champs fixes (date ou client), code-barres ou texte intégral (OCR). Si vous disposez de métadonnées dans une base de données (Excel, Access), elles peuvent être reliées au logiciel de Merak au moyen d’une clé unique, ce qui vous épargnera un travail manuel considérable. L’avantage ? Toutes vos données d’inventaire existantes ne disparaissent pas, mais sont mises à disposition sur le support de votre choix.

On mesure la qualité d’un archivage électronique à la facilité de consultation qu’il offre. Grâce au logiciel de Merak, vous retrouvez immédiatement le document souhaité, prêt à être imprimé et envoyé par e-mail. Merak Archive Online est la solution en ligne par excellence, qui plus est performante. Elle vous permet de partager des documents entre départements ou avec des fournisseurs. Les archives électroniques sont conservées sur les serveurs sécurisés de Merak et peuvent être consultées en ligne. Le tout sans investissement supplémentaire de votre part pour le financement de serveurs, de procédures de sauvegarde ou de l’installation de logiciels ! Notez, par ailleurs, que Merak propose uniquement une option sûre. Préférer une option sans sécurité pour son prix plus intéressant ne serait pas judicieux car, contrairement à ce que d’autres prétendent parfois, aucune protection ne peut alors être garantie.

Si l’hébergement des documents scannés ne vous intéresse pas, ils vous seront remis sur CD-ROM ou DVD et, si vous le souhaitez, une sauvegarde sera conservée dans le bunker électronique.

Les documents peuvent également être mis à disposition sur un serveur FTP. Autre option : l’hébergement de vos copies numérisées sur notre serveur ultra sécurisé.

Chez Merak, vous payez uniquement les coûts variables de l’« espace électronique » que vous occupez réellement et le nombre de numérisations effectives. Votre abonnement standard à Merak Archive Online comprend toujours un certain nombre d’utilisateurs. Vous bénéficiez donc d’un prix tout compris, sans supplément lié à la largeur de bande utilisée ou au nombre de téléchargements. Vous pouvez naturellement passer à tout moment à l’une des formules suivantes : indexation, consultation ou conservation.

Merak étant parfaitement consciente de la valeur industrielle de vos documents, elle a investi dans toute l’infrastructure nécessaire, de façon à prendre en charge elle-même l’intégralité du processus de numérisation. C’est ainsi que Merak garantit le contrôle de qualité et le respect de la confidentialité de vos documents. Tous les services fournis par Merak sont certifiés ISO 9001. Les serveurs Web de Merak affichent un temps de fonctionnement sans interruption supérieur à 99 % et comportent plusieurs disques en miroir. Merak conserve vos documents matériels dans ses centres d’archivage, et ce, dans les meilleures conditions. L’e-bunker constitue quant à lui une option de conservation pour les sauvegardes. Il s’agit d’un environnement ultra sécurisé (sécurité biométrique), à l’abri des bombes électromagnétiques, coups de foudre et crashs d’avion.

Merak, c’est un seul et même partenaire qui dispose de toutes les compétences nécessaires pour assurer l’intégralité du processus d’archivage électronique – de la numérisation à l’intégration dans votre système de gestion de documents, en passant par l’indexation et la consultation. Les originaux sur papier sont précieusement conservés dans les espaces d’archivage conditionnés de Merak ou sont détruits.

Les données électroniques vont sur les serveurs dédoublés de Merak ou vous sont remises sur CD-ROM ou DVD et, si vous le souhaitez, peuvent être sauvegardées dans le bunker électronique.

Voici les avantages du scannage et de la conservation électronique de documents :

  • gain de place, grâce à la réduction de volume à l’infini ;
  • gain de temps, grâce à la recherche ultra rapide par date, numéro ou client ;
  • rentabilité accrue, grâce à un scannage unique qui permet d’éviter un stockage physique durant plusieurs années ;
  • sécurité renforcée, grâce à l’utilisation d’un jeton (digipass) sur le site Web de Merak et à la sauvegarde optionnelle des copies dans l’e-bunker ;
  • efficacité améliorée, du fait que Merak possède son propre centre de scannage : sécurité et performance guident ainsi le parcours et le traitement des documents. Il en résulte une flexibilité qui nous permet de développer vos projets, tout en répondant entièrement à vos attentes.

L’archivage est quasiment indispensable pour les documents :

  • incommodes (plans de construction) ;
  • précieux (actes) ;
  • actifs ou signés (contrats, factures, bons de livraison, etc.) ;
  • partagés (mises en pages).

Les scanners industriels de Merak peuvent traiter tous les formats de document, jusqu’à l’A0 (plans), recto-verso, en couleur ou sur papier calque. La résolution par défaut de vos documents scannés est de 200 ppp, mais pour vos plans, vous pouvez par exemple opter pour une résolution de 400 ppp.

Les documents endommagés par le temps ou, même, par l’eau peuvent être scannés également. La qualité élevée de notre scanner permet d’obtenir des images numériques d’une qualité souvent remarquable.

Toutes les procédures de Merak sont certifiées ISO 9001.

C’est pourquoi Merak est votre partenaire pour l’archivage électronique :

  • Retrait des documents à scanner
  • Numérisation de tous les formats
  • Inventorisation de la boîte et de son contenu
  • Indexation par champs fixes ou reconnaissance du texte intégral
  • Consultation à l’aide du logiciel Merak Online ou sur CD-ROM ou DVD
  • Intégration au système de gestion de documents ou ERP
  • Conservation et sauvegarde d’archives électroniques
  • Destruction ou conservation d’originaux

Nos spécialistes en archivage recherchent avec vous la formule la plus adéquate en fonction de vos besoins et vous aident à analyser les coûts et avantages !

5. Nuage sécurisé

À tout moment, soit 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Le client peut décider entièrement de la structure des archives et des modalités d’accès.

À l’aide d’un code PIN personnel et du digipass conçu à cet effet.

Un hash-code est généré à partir de chaque document ajouté aux archives. Une fois enregistré, un fichier ne peut plus être modifié.

Les documents sont conservés sous une forme cryptée. Toutes les consultations sont enregistrées dans un journal.

Merak effectue la suppression de fichiers sur demande du client ou de son représentant autorisé.

Toutes les connexions et tous les téléchargements sont repris dans des statistiques qui sont mises à disposition sur simple demande.

Aucun : seul le nombre de gigaoctets utilisés est pris en compte.

À l’aide d’index prédéfinis (mots clés) ou du contenu des documents (reconnaissance de texte).

6. Enceinte climatique

Merak propose d’innombrables solutions de conservation d’archives, quel que soit le support. Les archives de laboratoire se rapportent spécifiquement à toute archive relative aux études de laboratoire, tel le matériel de référence. La notion d’archives ULT est l’abréviation d’« archives ultra basse température ». On y conserve le matériel à une température très basse qui peut atteindre -90 °C. Ces deux services satisfont aux prescriptions de l’OCDE en matière de bonnes pratiques de laboratoire.

La congélation du matériel s’effectue au moyen de congélateurs ultra basse température (ULT).

Merak est très au fait de ces deux catégories de normes. Ses systèmes et procédures répondent amplement à la réglementation fédérale comme aux règles de l’OCDE en matière de BPL.

Seul un code-barres permet d’identifier chaque emballage, sauf demande contraire du client. Merak peut également sceller les boîtes d’archivage. Grâce à une répartition du travail savamment étudiée, Merak applique des procédures strictes et assure une confidentialité totale.

Le personnel de sécurité spécialement formé et disponible en permanence, ainsi que des audits fréquents, permettent de garantir le respect de cette réglementation.

Des mesurages indépendants et permanents sont associés à un double système d’alarme. Des appareils de réserve sont disponibles pour permettre un remplacement immédiat. Et en cas de besoin, une réfrigération temporaire de renfort peut être enclenchée automatiquement.

Chaque site de Merak est équipé de générateurs de secours assez puissants pour fournir du courant en cas d’urgence et de coupures d’électricité.

Des mesurages indépendants et permanents sont associés à un double système d’alarme. Des appareils de réserve sont disponibles pour permettre un remplacement immédiat. Et en cas de besoin, une réfrigération temporaire de renfort peut être enclenchée automatiquement.

Merak a pour principe de n’effectuer aucun service avant d’avoir la certitude qu’il peut être parfaitement exécuté, et ce, avec les autorisations nécessaires. Merak satisfait à la réglementation nationale comme aux normes internationales de l’OCDE en matière de bonnes pratiques de laboratoire.

Vos archives sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Quant au délai, vous le fixez en concertation avec Merak, au début du contrat. Vous définissez la fréquence à laquelle vous ajoutez ou supprimez du matériel.

Non : vous ne devez financer aucun investissement et payez uniquement le volume des archives, qui sont stockées aussi longtemps que vous le souhaitez.

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