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Fiducré : les archives digitales de Fiducré

“Fiducré gère les dossiers plus vite et plus efficacement grâce au département de numérisation de Merak“

L'agence de recouvrement Fiducré, qui fait partie d'ING, bénéficie des services de numérisation de Merak depuis mars 2012. Leurs gestionnaires de dossiers sont responsables, entre autres, du recouvrement de créances telles que les prêts hypothécaires et les prêts à la consommation. Il y a environ six ans, l'entreprise a décidé de remplacer la plupart de ses archives physiques par des archives numériques. Un choix que Stefan Biesemans, Manager Operational Support chez Fiducré, n'a pas regretté une seconde.

Fiducré : les archives digitales de Fiducré

« Chaque nouveau document que nous recevons depuis lors est numérisé par Merak dans les 48 heures et intégré à notre application de gestion », explique M. Biesemans. « Cela nous offre de nombreux avantages. Ainsi, les gestionnaires ont accès au dossier complet d'un simple clic de souris. C’est extrêmement efficace, car il n’est plus nécessaire d'aller dans les archives pour trouver le bon dossier et le classer de nouveau par la suite. Nous pouvons aider immédiatement nos clients s'ils ont besoin d'un certain document : la version numérique arrive aussitôt dans leur boîte aux lettres électronique. Grâce à Merak, notre service est encore meilleur. »

Vers une archive 100 % numérique

Comme Fiducré travaille avec des informations sensibles, la société de recouvrement était à la recherche d'un partenaire fiable qui puisse lui garantir qualité, précision, rapidité et sécurité. « Pour nous, il est important que chaque dossier demandé soit scanné dans les 48 heures, sans perte de qualité. Et nous voulons aussi qu'un document numérisé soit classé directement dans le bon dossier. »

Chaque jour, Merak vient chercher environ 500 documents chez Fiducré, allant de dossiers de crédit à des listes d’envois recommandés. Tout est numérisé, mais certains documents sont également archivés. M. Biesemans ajoute : « Les contrats originaux doivent être physiquement conservés, car nous devons pouvoir les présenter au tribunal, par exemple. » Fiducré s’appuie également sur Merak pour ce faire. « Nous savons que les documents sont conservés dans les meilleures conditions possibles dans l'entrepôt de Merak, qui satisfait à toutes les normes de sécurité ISO strictes. »

Fiducré veut que tous ses dossiers soient entièrement numérisés d’ici 2019. M. Biesemans déclare : « Nous avons encore un vieux système de classement avec des documents d'avant 2012. Nous sommes en train de résorber cet arriéré avec Merak afin de pouvoir travailler aussi numériquement que possible. »

Attitude proactive

Merak est plus qu'un simple fournisseur pour Fiducré. Tous les trois mois, les deux entreprises se réunissent pour discuter des affaires en cours. Stefan Biesemans explique : « J'apprécie vraiment le fait que Merak réfléchisse avec nous. Au fil des ans, nous avons créé une véritable relation de confiance, et lorsqu'ils voient une opportunité d'améliorer notre rendement en matière de gestion des archives, ils en parlent directement. »

Grâce à l’implication des Account Managers de Merak, les documents sont maintenant automatiquement liés au bon dossier, sans intervention humaine. « Cela réduit considérablement le risque d'erreurs, grâce à un simple ajout que Merak nous a proposé », conclut Stefan Biesemans.

Fiducré : les archives digitales de Fiducré

Date de publication: 24-05-2018

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