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Un partenariat avec Partena

Partena professional: entreprendre avec les entrepreneurs, et avec merak

Depuis quatre-vingts ans, Partena Professional aide quelque 65 000 entreprises et 170 000 indépendants en matière de gestion du personnel et d’entrepreneuriat. Cette entreprise est le fruit de la fusion des groupes sociaux Assubel et De Familie avec HDP, et a pour objectif d’établir un réseau national de plus de trente succursales. La transition a eu lieu il y a cinq ans et un partenaire était nécessaire pour moderniser le système d’archivage.

Jean-Michel Daneau - Partena

Avant la fusion de 2012, chaque entreprise disposait de son propre espace de stockage à Jette et Erembodegem, avec ses propres références et classifications. Cette situati- on n’était plus tenable à la fin du bail de l’entrepôt de Jette. Jean-Michel Daneau, Procurement & Facilities Director chez Partena Professional, explique : « Chaque service d’archivage interne fonctionnait à sa manière, nous rendant très dépendants de leurs connaissances. Cela causait des problèmes lorsque certaines personnes étaient absentes. Nous devions en outre travailler avec des dossiers dont les numéros étaient identiques, ce qui augmentait le risque d’erreur. »

Du service dédié en interne à l’externalisation complète

Partena a pensé à centraliser les archives dans un espace de stockage commun, mais il y avait trop de contraintes. « Nous avons visité plusieurs sites, qui n’ont pas répondu à nos attentes tant en termes de coûts que d’espace. Ils étaient soit trop grands, soit trop chers pour nos besoins. Nous avons donc décidé de confier nos archives et leur gestion à Merak. Ils se sont révélés être le meilleur partenaire sur le marché pour nous », déclare Jean-Michel Daneau.

Partena Professional a été séduit par l’approche intégrée de Merak. « L’indexation et le classement des archives est un travail à part entière », ajoute M. Daneau. « Grâce aux professionnels de Merak, nous avons pu réduire les coûts de stockage et de personnel liés à la gestion des dossiers. Nous avons également pu renforcer la sécurité de l’accès aux dossiers et leur confidentialité, ainsi que leur conservation et leur protection contre les dommages causés par l’incendie et l’eau. »

Jean-Michel Daneau confirme le succès du déménagement de Jette vers un espace de stockage de Merak. « Leur équipe s’est chargée du projet de A à Z, sans le moindre heurt. Ce déménagement s’est déroulé sans perdre un seul dossier, malgré des dizaines de voyages avec les archives et les milliers de dossiers. »

Une collaboration étroite pour se conformer aux différentes réglementations

La Belgique dispose d’un grand nombre d’organes de surveillance : l’Office national de la sécurité sociale pour le secrétariat social, la FAMIFED pour les allocations familiales, l’INASTI pour l’assurance sociale des in- dépendants... Chaque organisme impose des délais de stockage différents, ce qui alourdit d’autant la gestion. « Merak permet aussi de définir une date de destruction automatique des fichiers, par exemple pour les archives qui n’ont pas besoin d’être conservées à vie. Cette destruction automatique nous permet de gagner de l’espace et de réduire les manipu- lations, ce qui diminue au final les coûts. »

Les mêmes autorités demandent aussi régulièrement des preuves sur base des données clients. Aujourd’hui, ce processus est bien plus fluide. « Avec le système de gestion des archives physiques, nous pouvons faire revenir des dossiers chaque semaine, voire plus régulièrement si nécessaire, et les renvoyer à notre siège social ou aux différentes administrations. »

Le dernier avantage majeur est que le système de gestion dispose d’un accès par niveau d’accréditation. Celui-ci garantit non seulement la confidentialité et la sécurité de chaque dossier, mais aussi le respect de la loi sur la protection des données à caractère personnel.

Après le déménagement de l’entrepôt de Jette, c’est désormais au tour de celui d’Erembodegem. Il sera achevé à la fin de cette année et optimisera ainsi le travail des 1500 collaborateurs de Partena Professional en Belgique.

Numérisation de documents

Date de publication: 15-03-2018

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