Transférez et numérisez plus efficacement votre courrier avec Merak Mailroom / Traitement courrier.

Le courrier. Ça peut sembler être un détail mais le fonctionnement de toute votre entreprise en dépend. Chaque courrier doit être traité avec soin, ce qui demande du temps, du travail et une rigueur administrative.

Merak Mailroom / Traitement courrier vous aide à structurer et à numériser vos documents afin que chaque message parvienne au bon service ou à la bonne personne. Et tout cela avant la fin de la journée.

Comment traitons-nous votre courrier ?

Les documents papiers sont fort influençables par les conditions externes. Les ultraviolets de la lumière du jour font jaunir le papier. Mais le feu ou les dégâts des eaux peuvent également être dramatique. C'est pourquoi Merak conserve vos documents dans les meilleures conditions. Les espaces d’archivage de Merak sont entièrement protégés contre la poussière. De puissants filtres éliminent les particules jusqu’à un demi-micron et neutralisent toutes les molécules nocives. La température dans les espaces d’entreposage est maintenue à un niveau constant. L’humidité ambiante est contrôlée par des systèmes intelligents de conditionnement d’air qui assurent le taux d’humidité idéal. La lumière du jour est totalement occultée et remplacée par une lumière artificielle pauvre en ultraviolet.

1. Réception
Nous pouvons venir chercher votre courrier chez vous ou vous pouvez nous le faire parvenir. Nous trions directement vos documents une première fois conformément aux accords que nous avons conclus ensemble.

2. Traitement
Après l’ouverture du courrier qui devra encore être traité, nous assignons les documents triés à la personne ou au département compétent.

Nous les scannons également selon vos souhaits (en couleur/noir et blanc, avec/sans reconnaissance de texte…) et la dénomination est bien entendu effectuée comme convenu.

3. Distribution
La distribution se fait par voie numérique. Nous envoyons les documents scannés par le canal que vous choisissez. Vous recevez également un rapport de tous les courriers traités

4. Post-traitement
Vous décidez vous-même de ce que vous voulez faire de votre courrier papier par la suite. Nous pouvons nous charger de :
a. vous renvoyer ;
b. conserver (à court ou long terme) ;
c. et/ou détruire chaque courrier.

Comment collaborons-nous avec vous ?

1. Analyse de votre processus
2. Détermination des optimisations
3. Préparation et tests
4. Implémentation par phases
5. Rapport et évaluation

Le processus de votre Merak Mailroom s’effectue comme vous le souhaitez. Nos experts déterminent avec vous la forme que prendra ce processus.

Avant de mettre en place un nouveau processus, nous analysons votre workflow actuel et recherchons les points névralgiques. Nous établissons ensemble des critères de tri et des instructions de distribution.

Une fois que nous avons trouvé les points névralgiques, nous pouvons commencer à effectuer des optimisations.

Ensuite vient une préparation approfondie où nous testons toutes les adaptations avant de procéder à l’implémentation de votre nouveau système de gestion de documents.

L'implémentation se fait par phases afin que nous puissions toujours rectifier le tir si nécessaire et nous continuons ensuite à vous aider dans le rapport et l’évaluation du système.

Nous conservons tous vos documents avec le plus grand soin :

Vos informations sont entre les mains de professionnels
Seuls les professionnels ont accès à votre courrier. Nos experts dirigeants sont spécifiquement formés à la gestion de votre Mailroom et nos autres collègues suivent également une formation continue.

Vos informations restent confidentielles
Dans Merak Mailroom, vos précieux documents et informations confidentielles sont 100 % sécurisés. Vos documents sont toujours traités par nos professionnels dans nos propres bureaux en Belgique.

Nous nous chargeons nous-mêmes de la livraison de vos documents
Notre service de coursier sécurisé livre vos documents où et quand vous le souhaitez. Les coursiers sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 afin que vos documents se trouvent au bon endroit, même en cas d’extrême urgence.

Plan Business Continuity and Disaster Recovery (BCDR)
Nous disposons d’un Plan BCDR qui vous permet de pouvoir toujours compter sur nos services en continu.

L'avis de nos clients à propos de Merak Mailroom :

Le client de Merak est actif dans le secteur financier/des assurances. Quelques centaines de travailleurs en Belgique ont été impliqués dans le passage du papier au numérique.

Le partenariat solide avec Merak, combiné à une étroite collaboration, des évaluations régulières et des conseils ciblés, a apporté une plus-value incontestable à un prix transparent. Merak dispose d’une expertise en gestion de l’information relative au traitement et au suivi d’informations confidentielles et de données à caractère personnel, garantit la réalisation de projets dans le strict respect des normes ISO 9001 et ISO 27001, et applique une approche logique générale orientée clients.

Le projet concernait / concerne l’externalisation de l’ensemble du processus de Mail Handling et a démarré fin 2017 après une période de préparation intensive par les deux parties (élaboration du processus, test, formation, implémentation, adaptations). Merak trie toutes les enveloppes entrantes, analyse le contenu pour déterminer l’acheminement du document, convertit le courrier trié en format numérique, envoie le courrier numérisé et détruit le courrier papier. Tous les processus et instructions de travail spécifiques sont décrits par l’équipe de Mail Handling dans un manuel détaillé d’usage quotidien et des rapports sont remis au client à des moments convenus.