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AZ Sint-Rembert : de la place pour ce qui compte vraiment

“Merak satisfait nos exigences et nous permet de conserver nos accrédations“

Depuis 2016, l’hôpital AZ Sint-Rembert Torhout de Flandre-Occidentale fait appel aux services d’archives de Merak. Grâce au déménagement des archives passives de l’hôpital vers le site de Merak à Schelle, l’AZ Sint-Rembert a pu libérer 185 m2. Cet espace est désormais utilisé pour les examens et les consultations d’endoscopie, entre autres. L’hôpital se félicite d’avoir fait appel à un partenaire externe.

AZ Sint-Rembert - Archive

Avec 211 lits, 600 employés et 70 médecins, l’AZ Sint-Rembert est un hôpital régional où les habitants du Houtland peuvent venir consulter de nombreux spécialistes. Comme les hôpitaux doivent conserver tous les dossiers des patients jusqu’à trente ans après leur décès, ces dossiers prennent énormément de place. Jurgen Blauwet, le chef du département d’enregistrement et de gestion des archives médicales, explique : « La gestion de nos archives passives nous coûtait de plus en plus cher. Non seulement par la place qu’elles occupaient, mais aussi par le matériel dont nous avions besoin, notamment les armoires. »

Juste au bon moment

C’est précisément à ce moment que Merak a présenté ses services à l’hôpital. « Ils sont arrivés au bon moment », ajoute Jurgen Blauwet. « Leur proposition répondait parfaitement à nos besoins : nous gardons un contrôle total des archives et avons une visibilité complète sur celles-ci, elles sont parfaitement sécurisées, totalement confidentielles et bien protégées contre l’incendie, le vol et l’humidité, par exemple. C’étaient des conditions importantes pour nous, car nous devons absolument les respecter si nous voulons conserver nos accréditations. Merak nous a donné toutes les assurances requises. »

Un déménagement aisé

Le déménagement des archives passives de l’hôpital vers le site de Merak à Schelle s’est également déroulé sans encombre. Jurgen Blauwet déclare : « L’intégration complète a commencé en décembre 2016 et le déménagement a été entièrement achevé en trois semaines. L’hôpital a eu recours au service d’assistance de Merak, si bien que nous n’avons rien fait. Les employés de Merak ont tout déménagé sous ma direction. Tout ce que j’ai dû faire, c’est de dire où se trouvaient les archives. Ensuite, je me suis rendu à Schelle pour voir où elles sont stockées. »

Les dossiers sont reçus dans les 24 heures

« Parfois, nous avons besoin de remettre la main sur un dossier ou l’autre. Merak nous a assuré qu’il fallait 24 heures maximum pour que le dossier revienne à l’hôpital, une promesse que Merak a plus que tenue. Nous attachons énormément d’importance à ce que nos archives soient disponibles à tout moment. Merak nous fournit ce service pratique via l’adresse e-mail centrale. Je reçois une réponse le jour même, et le lendemain le dossier est de nouveau chez nous. »

Passage à Merak Inventory Online (MIO)

« Nous sommes très satisfaits du service de Merak. C’est pourquoi nous allons bientôt passer à Merak Inventory Online, l’application de gestion en ligne de Merak. Il nous sera encore plus facile de gérer nos archives. Après le traitement de nos dossiers, Merak nous a envoyé un fichier Excel contenant toutes les données. Mais grâce à Merak Inventory Online, nous pourrons effectuer encore plus facilement des recherches dans nos archives et, après la mise à jour, nous aurons plus de possibilités d’ajouter nos propres descriptions. »

AZ Sint-Rembert - Archive

Date de publication : 15-03-2018

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