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Une force majeure du secteur des transports témoigne

« Notre déménagement était le moment idéal pour
numériser nos archives sur papier. »

La Société des transports intercommunaux de Bruxelles (STIB) a déménagé ses bureaux en 2009 au Royal Atrium. L’ensemble des archives étaient également du voyage. Ce déménagement important était donc l’occasion idéale de se débarrasser de l’énorme montagne de papiers. La STIB ayant opté sans hésitation pour des documents numériques, elle a fait appel à Merak pour réaliser cette conversion radicale. Pas moins de 50 000 documents ont ainsi été scannés ! Résultat : des archives beaucoup moins encombrantes, bien plus pratiques et plus écologiques, en prime.

Numérisation d'archives

Changement de culture

« En pleins préparatifs du déménagement, nous devions d’emblée faire face à un défi ambitieux : délaisser une culture du papier pour se tourner vers le numérique », explique Anne-Sophie Olbrechts, responsable de la gestion de documents à la STIB. « L’espace de stockage étant considérablement réduit au Royal Atrium, tous les collaborateurs ont reçu une seule instruction claire : se débarrasser de leur paperasse en la numérisant. Nous avons choisi de scanner tous les documents qui ne devaient pas nécessairement être conservés sur papier ou sur lesquels nous souhaitions rapidement mettre la main. »

Merak, joignable à tout moment

En vue de cette opération de grande envergure, la STIB a lancé un appel d’offres pour trouver le prestataire de services qui dispose des compétences nécessaires en matière de numérisation et gestion de données. Et c’est Merak qui l’a emporté. « Plusieurs arguments ont fait pencher la balance en sa faveur », précise Anne-Sophie. « Non seulement les avantages financiers, mais également le fait que cette entreprise est toujours joignable. Nous étions certains de toujours pouvoir la contacter, ce qui est particulièrement important en cas de circonstances imprévues. En outre, notre appel d’offres incluait l’obligation pour chaque candidat de passer un test. Et Merak a obtenu le meilleur résultat ! »

Des attentes plus que comblées

Le moment venu de passer à l’action, les performances de Merak se sont révélées clairement à la hauteur des attentes. « Merak est parvenue à s’adapter à nos caractéristiques spécifiques et à nos exigences, même lorsqu’elles sortaient du cadre de notre contrat. Elle nous a par exemple fourni du personnel en plus pour nous aider dans les préparatifs et pour l’indexation des documents sur papier. Merak a aussi montré qu’elle était capable de s’adapter avec souplesse aux délais de livraison qui pouvaient varier en fonction de notre charge de travail. Le calendrier initialement convenu se pliait donc aisément aux circonstances du moment. Autre atout de l’entreprise : ses procédures garantissent la protection absolue de nos données, aussi bien à la collecte des documents que pendant leur traitement par Merak. »

53 tonnes de papier hors du chemin

« Une fois les documents scannés, les directions et collaborateurs ont reçu un CD-ROM contenant tous leurs documents au format PDF, soigneusement organisés et classés par pièce ou en catégories. À l’heure actuelle, 50 000 documents sont passés au scanner. Pendant le déménagement, nous avons ainsi pu nous décharger de 53 tonnes de papier ! En ce moment, tous les courriers entrants sont immédiatement scannés puis envoyés aux destinataires sous forme électronique, lesquels les gèrent déjà en partie dans le système de gestion de documents. Et chaque année, nous organisons une opération de nettoyage pour jeter toute la paperasse inutile. On peut dire que, maintenant, on réfléchit à deux fois avant d’imprimer un document ! », conclut Anne-Sophie.

Numérisation d'archives

Date de publication: 04-2016

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