Si vous consultez le site Internet de l’entreprise Suez Water Technologies & Solutions, vous pourrez constater que cette dernière doit également faire face à certains défis, lesquels ne concernent pas le domaine du traitement de l'eau et des processus industriels, car c'est précisément leur domaine d'expertise. Dès lors, l’entreprise a fait appel à l'expertise de Merak afin de procéder à la numérisation de leurs précieuses informations provenant de dossiers techniques et de plans industriels. Tel était donc leur défi !
Le projet s'est déroulé dans le contexte de leur déménagement. Pendant des années, les dossiers ont été éparpillés au sein de leur bâtiment, principalement au sous-sol. L'environnement d’entreposage de ces dossiers n'était pas idéal, notamment en termes d’accès, de protection contre les incendies, de climatisation, etc. En outre, la connaissance et le savoir-faire du contenu de ces dossiers étaient principalement entre les mains des employés les plus « anciens ». Étant donné le caractère précieux de ces informations, également à l’attention de nouveaux employés, l’entreprise Suez Water Technologies & Solutions a pris la décision de numériser cette documentation.
Grâce aux connaissances et à l'expérience de Merak en matière de gestion de projet et de numérisation, un plan d'action complet a été élaboré. Ainsi, tous les dossiers ont été soigneusement emballés par les employés de Merak, puis inventoriés et transférés afin d’être entreposés au sein des bâtiments de Merak, où les boîtes ont été entreposées dans les conditions les plus optimales.
Dès le premier jour, Merak a garanti à l’entreprise Suez Water Technologies & Solutions que toutes les informations seraient disponibles dès qu'elles quitteraient le bâtiment situé à Herstal. Si un dossier devait absolument être consulté, la boîte contenant le dossier serait alors traitée de manière prioritaire. Le contenu de la boîte a été numérisé dans son intégralité, et livré sous forme numérique.
Cette méthode de travail s’est avérée idéale pour les deux parties. D'une part, les locaux ont pu être vidés afin de ne pas compromettre l'échéance du déménagement imminent de l’entreprise Suez Water Technologies & Solutions, et, d'autre part, Merak a pu affecter au projet une équipe permanente qui a veillé à la préparation minutieuse des fichiers, ainsi qu’à leur numérisation et à la livraison dans les délais convenus.
Enfin, l’entreprise Suez Water Technologies & Solutions a choisi de faire détruire les documents originaux par Merak au terme de leur numérisation. Cette dernière étape de l'ensemble du processus s'est déroulée de manière contrôlée par Merak, qui a alors délivré un certificat.
