Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Bewaartermijnen documenten inzake vennootschapsrecht

Bewaartermijnen documenten inzake vennootschapsrecht

Samenvatting per 15 april 2018 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaringstermijnen van uw archieven.

Documenten Minimale bewaringstermijn Vorm Ingangsdatum van de bewaringstermijn Wet

Boeken en bescheiden
De term boeken en bescheiden wordt niet gespecificeerd, maar worden alleszins bedoeld in dit kader:

  • de statuten
  • de archieven van de vennootschap
  • de verslagen en notulen die in uitvoering van het W. Venn. moeten worden opgemaakt (gewone en de buitengewone algemene vergaderingen, verslagen van de zaakvoerders en commissarissen, aanwezigheidslijsten van de vergaderingen,...)
  • de registers (bvb. van aandelen, obligaties, winstbewijzen, warrants, ...)
  • de beslissingen van de algemene vergadering en van de raad van bestuur
5 jaar Origineel(1) Vanaf de afsluiting van de vereffening. Deze boeken en bescheiden mogen derhalve tijdens de duur van de vennootschap niet worden vernietigd. Artikel 195 W. Venn.

Register van de leden van een vzw, alsook alle notulen en beslissingen van de algemene vergadering, van de raad van bestuur en andere personen met een mandaat, en alle boekhoudkundige stukken.

In het register van de leden moeten eveneens alle beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van leden door toedoen van de raad van bestuur worden ingeschreven binnen acht dagen nadat hij van de beslissing in kennis is gesteld.

De wet van 27 juni 1921 bepaalt geen bewaringstermijn Aangezien de vordering van de schuldeisers verjaart door verloop van vijf jaar te rekenen van de bekendmaking van de beslissing betreffende de bestemming van het actief, is het aan te raden de stukken te bewaren gedurende het bestaan van de vzw en tot vijf jaar na het einde van de vzw Origineel Artikel 10 en 25 van de wet van 27 juni 1921 betreffende de vereniging zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen

Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.

(1) Uit geen enkele bepaling kan worden afgeleid dat de bedoelde boeken en bescheiden eventueel in een andere vorm dan de originele zouden mogen bewaard (D. BOGAERTS (eds.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 49). Sinds de wet houdende afschaffing van effecten aan toonder van 14 december 2005 kunnen de registers voor effecten op naam in een NV, Comm. VA en SE gehouden worden in elektronische vorm (art. 463 W. Venn.).

Op vlak van openbaarmaking van welbepaalde vennootschapsdocumenten wijzigde de Programmawet van 27 december 2004 het Wetboek van Vennootschappen, waarbij ook de elektronische neerlegging van bepaalde documenten is toegelaten. Artikel 67 bepaalt dat de expedities van de authentieke akten, de dubbels van de originelen van de onderhandse akten en de uittreksels waarvan de verdere artikels de bekendmaking of de neerlegging voorschrijven, ook in elektronische vorm bij de Rechtbank van Koophandel kunnen worden neergelegd. Het betreft hier de oprichtingsakte, de statuten, wijzigingen aan de statuten etc. De modaliteiten van deze elektronische neerlegging worden bepaald door de minister van Justitie (zie M.B. van 12 september 2005 zoals gewijzigd bij M.B. van 25 april 2007 en bij M.B. van 26 april 2014). Conform de Europese Richtlijn 2017/1132 van het Europees Parlement en de Raad van 14 juni 2017 aangaande bepaalde aspecten van het vennootschapsrecht is het met het K.B. van 5 april 2006 en het MB van 25 april 2007 mogelijk om vennootschappen elektronisch op te richten (zonder persoonlijk naar de griffie te gaan).

Merak Managing Information Copyright 2019 Merak NV, alle rechten voorbehouden.