Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Bewaartermijnen documenten inzake vennootschapsrecht

Bewaartermijnen documenten inzake vennootschapsrecht

Samenvatting per 1 februari 2020 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaringstermijnen van uw archieven.

Documenten Minimale bewaringstermijn Vorm Ingangsdatum van de bewaringstermijn Wet

Boeken en bescheiden
De term boeken en bescheiden wordt niet gespecificeerd, maar worden alleszins bedoeld in dit kader:

  • de statuten
  • de archieven van de vennootschap
  • de verslagen en notulen die in uitvoering van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen moeten worden opgemaakt (gewone en de buitengewone algemene vergaderingen, verslagen van de zaakvoerders en commissarissen, aanwezigheidslijsten van de vergaderingen,...)
  • de registers (bvb. van aandelen, obligaties, winstbewijzen, warrants, ...)
  • de beslissingen van de algemene vergadering en van de raad van bestuur
5 jaar Origineel. Sommige documenten kunnen elektronisch worden bijgehouden(1) Vanaf de afsluiting van de vereffening. Deze boeken en bescheiden mogen derhalve tijdens de duur van de vennootschap niet worden vernietigd. Artikel 2:102 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen

Register van de leden van een vzw,

Notulen en beslissingen van de algemene vergadering, van de raad van bestuur en andere personen met een mandaat, en alle boekhoudkundige stukken moeten beschikbaar zijn op de zetel van de vzw voor raadpleging door leden, indien geen commissaris is benoemd.

In het register van de leden moeten eveneens alle beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van leden door toedoen van de raad van bestuur worden ingeschreven binnen acht dagen nadat hij van de beslissing in kennis is gesteld.

Het Wetboek bepaalt geen bewaringstermijn

Aangezien de vordering van de schuldeisers verjaart door verloop van vijf jaar te rekenen van de bekendmaking van de beslissing betreffende de bestemming van het actief, is het aan te raden de stukken te bewaren gedurende het bestaan van de vzw en tot vijf jaar na het einde van de vzw
Elke vorm Artikelen 2:143, 3:103, en 9:3 van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen

Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.

(1) Uit geen enkele bepaling kan worden afgeleid dat de bedoelde boeken en bescheiden eventueel in een andere vorm dan de originele zouden mogen bewaard (D. BOGAERTS (ed.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 49).

Overeenkomstig artikel 5:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kunnen de registers voor effecten onder voorwaarden gehouden worden in elektronische vorm. Artikel 2:7 §§ 2-3 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bepaalt dat de eerste versie van de statuten uit de oprichtingsakte en de gecoördineerde versie van de statuten na wijziging worden bewaard in een openbaar raadpleegbaar elektronisch databanksysteem dat deel uitmaakt van het dossier van de rechtspersoon en dat, voor wat betreft de statuten en de bijwerkingen daarvan die voortvloeien uit in België verleden notariële akten, wordt beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat en voor de andere door een door de Koning aan te wijzen instantie. Conform artikel 1:1 en 1:3 van het Koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen worden vennootschappen elektronisch opgericht. Art. 1:5 van dit Koninklijk Besluit bepaalt dat ingeval van een neerlegging op elektronische wijze van een onderhandse akte of stuk, de originele stukken worden bewaard op de zetel van de rechtspersoon. De neerlegging gaat gepaard met een door alle hoofdelijk aansprakelijke vennoten, het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan of hun gemachtigde of door de notaris elektronisch ondertekende verklaring die bepaalt dat de originele stukken en de neergelegde elektronische kopieën eensluidend zijn. Onder deze voorwaarden genieten de elektronische kopieën dezelfde bewijswaarde als het origineel stuk, onverminderd de mogelijkheid om het tegenbewijs te leveren.

Merak Managing Information Copyright 2020 Merak NV, alle rechten voorbehouden.