Bewaartermijnen douanewetgeving
Samenvatting per 1 september 2021 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van uw archieven.
| Documenten | Minimale bewaartermijn | Vorm | Ingangsdatum van de bewaartermijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
| Repertoria (alle stukken betreffende de lastgeving en de instructies gegeven door de klanten met het oog op de vervulling van de douaneformaliteiten en die betreffende de afrekeningen tussen douanevertegenwoordiger en klanten.) | 3 jaar | Andere vorm dan papier toegestaan (1) | Na jaarlijkse afsluiting van het repertorium | Artikel 130 § 2 van de algemene wet inzake douane en accijnzen van 18 juli 1977 |
| Alle nodige bescheiden en inlichtingen met het oog op een douanecontrole | 3 jaar (2) | Andere vorm dan papier toegestaan (1) | Deze termijn vangt aan: voor goederen die in het vrije verkeer zijn gebracht vrij van rechten dan wel met een verlaagd invoerrecht op grond van hun bijzondere bestemming: vanaf het einde van het jaar waarin het douanetoezicht op de goederen is opgeheven; voor overige goederen die in het vrije verkeer zijn of goederen die ten uitvoer zijn aangegeven: vanaf het einde van het jaar waarin de douaneaangifte voor het vrije verkeer of de aangifte ten uitvoer is aanvaard; en voor goederen die onder een andere douaneregeling of in tijdelijke opslag zijn geplaatst: vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende douaneregeling is gezuiverd of de tijdelijke opslag is beëindigd |
Artikels 15 en 51 Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie |
| Documenten en correspondentie nodig voor de controle van de op de douaneaangifte vermelde gegevens | Niet expliciet bepaald (zie evenwel verjaringstermijnen inzake andere fiscale en boekhoudwetgeving) | Andere vorm dan papier toegestaan (1) | Artikel 201 § 2 van de algemene wet inzake douane en accijnzen van 18 juli 1977 | |
| Factuurboeken, facturen, kopieën van brieven, kasboeken, inventarisboeken, alle boeken, registers, documenten en correspondentie betreffende de handels- of beroepsactiviteit | Niet expliciet bepaald (zie evenwel verjaringstermijnen inzake andere fiscale en boekhoudwetgeving) | Andere vorm dan papier toegestaan (1) | Artikel 203 § 1 van de algemene wet inzake douane en accijnzen van 18 juli 1977 |
Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.
(1) Op basis van de bepalingen van het communautair douanewetboek (“op een wijze die toegankelijk en aanvaardbaar is voor de douaneautoriteiten”) en de algemene wet inzake douane en accijnzen, kan men afleiden dat de bewaring op andere wijze dan papier toegelaten is voor zover de documenten in een leesbare en verstaanbare vorm kunnen worden voorgelegd (D. BOGAERTS (ed.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 46).
(2) Indien uit een controle van de douaneautoriteiten in verband met een douaneschuld blijkt dat de desbetreffende boeking moet worden herzien en indien de betrokkene hiervan in kennis is gesteld, moeten de bescheiden en de informatie na afloop van de termijn van 3 jaar nog drie jaar langer worden bewaard.
Indien beroep is ingesteld of een gerechtelijke procedure is ingeleid, moeten de bescheiden en de informatie worden bewaard gedurende de bijkomende termijn van drie jaar of totdat de beroeps- of rechtsprocedure is voltooid, naargelang van welke datum het laatst valt.
(artikel 51 Verordening (EU) nr. 952/2013 van het Europees Parlement en van de Raad van 9 oktober 2013 tot vaststelling van het douanewetboek van de Unie).