Bewaartermijnen sociale documenten
Samenvatting per 1 september 2021 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van uw archieven.
| Documenten | Minimale bewaartermijn | Vorm | Ingangsdatum van de bewaartermijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
| Het personeelsregister (1) | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag van de laatste verplichte vermelding | Artikelen 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| Het speciaal personeelsregister (1) | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag van de laatste verplichte vermelding | Artikelen 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst | Artikelen 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| De individuele rekening waarop alle informatie met betrekking tot de sommen betaald of verschuldigd aan de werknemer moet worden vermeld. Jaarlijks moet de werkgever de werknemer informeren over het totaal van de bedragen, de verschuldigde sociale zekerheidsbijdragen en het belastbaar bedrag. |
5 jaar | Elke vorm | Vanaf het verstrijken van de periode van het bijhouden van dit document | Artikelen 2, 16 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| De overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst | Artikelen 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| De overeenkomst over het mobiliteitsbudget | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst | Artikelen 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| Werkrooster van de deeltijdse werknemers Werkrooster van de deeltijdse werknemers en documenten waarin alle afwijkingen op de werkroosters moeten worden opgetekend. (2) |
5 jaar | Elke vorm | Vanaf de datum van de laatste verplichte vermelding tot vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de inschrijving is verricht | Art. 167 Programmawet van 22 december 1989 |
| Aanwezigheidsregister | 5 jaar | Elke vorm | Tijdens de hele periode die aanvangt op de datum van inschrijving van de laatste verplichte vermelding en die eindigt vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin die inschrijving is verricht | Art. 9 K.B. van 17 juni 1994 betreffende het bijhouden van een aanwezigheidsregister en artikel 1 K.B. van 15 februari 2005 betreffende de seizoens- en gelegenheidsarbeid in de landbouwsector |
| Overeenkomst voor huisarbeid | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag die volgt op het einde van de overeenkomst (3) | Art. 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| Beroepsinlevingsovereenkomst | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag die volgt op het einde van de overeenkomst (4) | Art. 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| Arbeidsovereenkomst voor tijdelijke arbeid | 5 jaar | Elke vorm | Vanaf de dag die volgt op het einde van de overeenkomst (5) | Artikel 6bis K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten |
| Arbeidsovereenkomst niet onderworpen aan een bijzondere regeling | 5 jaar (6) | Origineel | Vanaf de dag waarop de arbeidsovereenkomst is beëindigd | Artikelen 3bis en 15 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten |
| Documenten met betrekking tot pensioenregelingen en groepsverzekeringen, documenten met betrekking tot de interne werkingsregels | Gedurende de geldigheid, en een voldoende tijd erna in het licht van een mogelijke vordering met betrekking tot de werknemers | Elke vorm | Vanaf de afsluiting van de regeling of verzekering | |
| Een afschrift van het boekhoudraam van elke R.S.Z.-kwartaalaangifte | 5 jaar | Kopie | Vanaf de uiterste datum van verzending van de aangifte | Artikel 33 §2 derde lid K.B. van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders |
Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.
(1) Werkgevers die onder het toepassingsgebied vallen van de reglementering omtrent de ”Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling” (DIMONA) zijn niet langer verplicht een personeelsregister bij te houden. Zij moeten enkel een speciaal personeelsregister bijhouden wanneer zij werknemers op meerdere plaatsen tewerkstellen. In welbepaalde gevallen zijn zij ook vrijgesteld van de verplichting een speciaal personeelsregister bij te houden. Dit geldt ook voor de LIMOSA-aangiften (Landenoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van Migratie Onderzoek bij de Sociale Administratie).
De Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling geschiedt op de website van de Sociale Zekerheid (www.socialsecurity.be), waar de ingegeven informatie zal worden bewaard (K.B. van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling). De werkgever moet de berichten die de RSZ in het kader van de onmiddellijke aangifte verstuurt, gedurende een periode van zes maanden na de ontvangst ervan, bijhouden volgens de modaliteiten bepaald door de artikelen 22 tot 24 van het K.B. van 8 augustus 1980.
(2) Wanneer het werkrooster van de deeltijdse werknemer variabel is, moet dit werkrooster voor iedere deeltijdse werknemer bij bericht worden bepaald. Van zodra en zolang het werkrooster van kracht is, moet dit bericht met de individuele werkroosters of een afschrift ervan zich, hetzij in papieren vorm, hetzij in elektronische vorm, bevinden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Het moet gedurende een jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de dag waarop het werkrooster ophoudt van kracht te zijn. Een bericht met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, moet worden aangeplakt op een zichtbare en toegankelijke plaats. (artikel 159 Programmawet 22 december 1989 en artikel 15 wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen).
(3) Het K.B. van 8 augustus 1980 is stilzwijgend omtrent de vraag vanaf wanneer de bewaartermijn voor overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders ingaat. In afwachting van een wijziging van een nadere wettelijke bepaling kan verondersteld worden dat deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst (D. BOGAERTS (ed.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 23).
(4) Artikel 2 K.B. van 8 augustus 1980 is stilzwijgend omtrent de vraag vanaf wanneer de bewaartermijn voor beroepsinlevingsovereenkomsten ingaat. In afwachting van een wijziging van een nadere wettelijke bepaling kan verondersteld worden dat deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst (D. BOGAERTS (ed.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 24).
(5) Artikel 6bis K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten is stilzwijgend omtrent de vraag vanaf wanneer de bewaartermijn voor arbeidsovereenkomsten voor tijdelijke arbeid ingaat. In afwachting van een wijziging van een nadere wettelijke bepaling kan verondersteld worden dat deze termijn, naar analogie met de termijn voor de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten, begint te lopen vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst.
(6) In geval van een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst vraagt de verlener van de elektronische archiveringsdienst drie maanden voor het verstrijken van deze periode aan de werknemer, via aangetekende zending, wat er dient te gebeuren met het bij hem bewaarde exemplaar van de door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomst. Wanneer de werknemer dit wenst, maakt de verlener van de elektronische archiveringsdienst dit document, in een leesbare en gebruiksklare vorm, over aan de vzw SIGeDIS, opgericht overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit van 12 juni 2006 tot uitvoering van Titel III, hoofdstuk II, van de wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact, met het oog op een overname van de elektronische archiveringsdienst.