Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Bewaartermijnen sociale documenten

Bewaartermijnen sociale documenten

Samenvatting per 15 april 2018 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaringstermijnen van uw archieven.

Documenten Minimale bewaringstermijn Vorm Ingangsdatum van de bewaringstermijn Wet
Het personeelsregister (1) 5 jaar Elke vorm Vanaf de dag van de laatste verplichte vermelding Art. 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
Het speciaal personeelsregister (1) 5 jaar Elke vorm Vanaf de dag van de laatste verplichte vermelding Art. 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten 5 jaar Elke vorm Vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst Art. 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
De individuele rekening
waarop alle informatie met betrekking tot de sommen betaald of verschuldigd aan de werknemer moet worden vermeld. Jaarlijks moet de werkgever de werknemer informeren over het totaal van de bedragen, de verschuldigde sociale zekerheidsbijdragen en het belastbaar bedrag.
5 jaar Elke vorm Vanaf het verstrijken van de periode van het bijhouden van dit document Art. 2, 16 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
Werkrooster van de deeltijdse werknemers
Werkrooster van de deeltijdse werknemers en documenten waarin alle afwijkingen op de werkroosters moeten worden opgetekend. (2)
5 jaar Elke vorm Vanaf de datum van de laatste verplichte vermelding tot vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de inschrijving is verricht Art. 167 Programmawet van 22 december 1989
Aanwezigheids-register 5 jaar Elke vorm Tijdens de hele periode die aanvangt op de datum van inschrijving van de laatste verplichte vermelding en die eindigt vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin die inschrijving is verricht Art. 9 K.B. van 17 juni 1994 betreffende het bijhouden van een aanwezigheidsregister
Overeenkomst voor huisarbeid 5 jaar Elke vorm Vanaf de dag die volgt op het einde van de overeenkomst (3) Art. 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
Beroepsinlevings-overeenkomst 5 jaar Elke vorm Vanaf de dag die volgt op het einde van de overeenkomst (4) Art. 2 en 25 K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
Arbeidsovereenkomst voor tijdelijke arbeid 5 jaar Elke vorm Vanaf de dag die volgt op het einde van de overeenkomst (5) Artikel 6bis K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten
Arbeidsovereenkomst niet onderworpen aan een bijzondere regeling In tegenstelling met wat geldt voor enkele bijzondere arbeidsovereenkomsten, voorziet de wet niet in een bewaringstermijn voor gemene arbeidsovereenkomsten. Aangezien de rechtsvorderingen die uit de overeenkomst ontstaan verjaren na een jaar na het eindigen van de overeenkomst, is het aan te raden de overeenkomst gedurende die periode te bewaren. Origineel Vanaf de dag waarop de arbeidsovereenkomst is beëindigd Artikel 15 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten
Documenten met betrekking tot pensioenregelingen en groepsverzekeringen, documenten met betrekking tot de interne werkingsregels Gedurende de geldigheid, en een voldoende tijd erna in het licht van een mogelijke vordering met betrekking tot de werknemers Elke vorm Vanaf de afsluiting van de regeling of verzekering
Een afschrift van het boekhoudraam van elke R.S.Z.-kwartaalaangifte 5 jaar Kopie Vanaf de uiterste datum van verzending van de aangifte Artikel 33 §2 3de lid K.B. van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders

Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.

(1) Werkgevers die onder het toepassingsgebied vallen van de reglementering omtrent de ”Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling” (DIMONA) zijn niet langer verplicht een personeelsregister bij te houden. Zij moeten enkel een speciaal personeelsregister bijhouden wanneer zij werknemers op meerdere plaatsen tewerkstellen. In welbepaalde gevallen zijn zij ook vrijgesteld van de verplichting een speciaal personeelsregister bij te houden. Dit geldt ook voor de LIMOSA-aangiften (Landenoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van MigratieOnderzoek bij de Sociale Administratie).
De Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling geschiedt op de website van de Sociale Zekerheid (www.socialsecurity.be), waar de ingegeven informatie zal worden bewaard (K.B. van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling). De werkgever moet de berichten die de RSZ in het kader van de onmiddellijke aangifte verstuurt, gedurende een periode van zes maanden na de ontvangst ervan, bijhouden volgens de modaliteiten bepaald door de artikelen 22 tot 24 van het K.B. van 8 augustus 1980.

(2) Wanneer het werkrooster van de deeltijdse werknemer variabel is, moet dit werkrooster voor iedere deeltijdse werknemer bij bericht worden bepaald. Van zodra en zolang het werkrooster van kracht is, moet dit bericht met de individuele werkroosters of een afschrift ervan zich, hetzij in papieren vorm, hetzij in elektronische vorm, bevinden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Het moet gedurende een jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de dag waarop het werkrooster ophoudt van kracht te zijn. Een bericht met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, moet worden aangeplakt op een zichtbare en toegankelijke plaats. (artikel 159 Programmawet 22 december 1989 en artikel 15 wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen).

(3) Artikel 2 K.B. van 8 augustus 1980 is stilzwijgend omtrent de vraag vanaf wanneer de bewaringstermijn voor overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders ingaat. In afwachting van een wijziging van een nadere wettelijke bepaling kan verondersteld worden dat deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst (D. BOGAERTS (ed.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 23).

(4) Artikel 2 K.B. van 8 augustus 1980 is stilzwijgend omtrent de vraag vanaf wanneer de bewaringstermijn voor beroepsinlevingsovereenkomsten ingaat. In afwachting van een wijziging van een nadere wettelijke bepaling kan verondersteld worden dat deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst (D. BOGAERTS (ed.), “Bewaring van documenten”, APR, Kluwer, Mechelen, 2009, 24).

(5) Artikel 6bis K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten is stilzwijgend omtrent de vraag vanaf wanneer de bewaringstermijn voor arbeidsovereenkomsten voor tijdelijke arbeid ingaat. In afwachting van een wijziging van een nadere wettelijke bepaling kan verondersteld worden dat deze termijn, naar analogie met de termijn voor de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten, begint te lopen vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst.

Merak Managing Information Copyright 2019 Merak NV, alle rechten voorbehouden.