Bewaartermijnen REACH (1)
Samenvatting per 1 september 2021 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van uw archieven.
| Documenten/Informatie | Minimale bewaartermijn | Vorm | Ingangsdatum van de bewaartermijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
| Alle informatie nodig om de verplichtingen als “fabrikant” te vervullen (2)(4) | 10 jaar | In functie van verplichting (3) | Vanaf het ogenblik dat de fabrikant de stof of het mengsel in kwestie voor het laatst heeft vervaardigd | Art. 36, lid 1 Verordening 1907/2006 |
| Alle informatie nodig om de verplichtingen als “importeur” te vervullen (2)(5) | 10 jaar | In functie van verplichting (3) | Vanaf het ogenblik dat de importeur de stof of het mengsel in kwestie voor het laatst heeft ingevoerd | Art. 36, lid 1 Verordening 1907/2006 |
| Alle informatie nodig om de verplichtingen als “downstreamgebruiker” te vervullen (2)(5) | 10 jaar | In functie van verplichting (3) | Vanaf het ogenblik dat de importeur de stof of het mengsel in kwestie voor het laatst heeft geleverd | Art. 36, lid 1 Verordening 1907/2006 |
| Alle informatie nodig om de verplichtingen als “distributeur” te vervullen (2)(6) | 10 jaar | In functie van verplichting (3) | Vanaf het ogenblik dat de importeur de stof of het mengsel in kwestie voor het laatst heeft gebruikt | Art. 36, lid 1 Verordening 1907/2006 |
Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.
(1) REACH staat voor “Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction for Chemicals”. De krachtlijnen van deze regeling zijn neergelegd in de Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 inzake de registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen (REACH), tot oprichting van een Europees Agentschap voor chemische stoffen, houdende wijziging van Richtlijn 1999/45/EG en houdende intrekking van Verordening (EEG) nr. 793/93 van de Raad en Verordening (EG) nr. 1488/94 van de Commissie alsmede Richtlijn 76/769/EEG van de Raad en de Richtlijnen 91/155/EEG, 93/67/EEG, 93/105/EG en 2000/21/EG van de Commissie.
Binnen REACH worden verschillende groepen van actoren onderscheiden: fabrikanten, importeurs, distributeurs en downstreamgebruiker. Zij hebben ieder een verschillende rol en verplichtingen onder REACH. De documenten/informatie die moeten bewaard worden in het kader van REACH, variëren in functie van de verplichtingen die men heeft in het kader van deze regelgeving. Volgende definities worden gehanteerd bij het bepalen welke rol men vervult in het kader van REACH:
Een buiten de Europese Unie gevestigde natuurlijke persoon of rechtspersoon die een stof als zodanig dan wel in preparaten of in voorwerpen vervaardigt, een preparaat formuleert of een voorwerp vervaardigt dat in de Europese Unie wordt ingevoerd, kan met wederzijdse instemming een in de Europese Unie gevestigde natuurlijke persoon of rechtspersoon aanwijzen om als zijn enige vertegenwoordiger de verplichtingen voor importeurs onder de REACH-regelgeving te vervullen
(2) Indien de fabrikant (indien registratie verricht), importeur (indien registratie verricht), downstreamgebruiker of distributeur zijn activiteiten beëindigt, of zijn activiteiten geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een derde, is degene die verantwoordelijk is voor de liquidatie van de onderneming van de fabrikant (indien registratie verricht), importeur (indien registratie verricht), downstreamgebruiker of distributeur of die de verantwoordelijkheid op zich neemt om de stof of het mengsel in kwestie in de handel te brengen, gehouden aan de in dit kader vermelde bewaarverplichting in plaats van de fabrikant (indien registratie verricht), importeur (indien registratie verricht), downstreamgebruiker of distributeur (zie artikel 36, lid 2 Verordening (EG) nr. 1907/2006).
(3) Verschillende registranten die dezelfde stof willen registreren kunnen zich verenigen in een zogenaamde SIEF (“Substance Information Exchange Forum”). Dit zijn onafhankelijke informatie-uitwisselingsfora voor stoffen die moeten leiden tot één gezamenlijke indiening voor elke stof onder leiding van een hoofdregistrant. Zie voor meer informatie Richtsnoer voor gezamenlijk gebruik van gegevens van de European Chemicals Agency van januari 2017 (https://echa.europa.eu/documents/10162/23036412/guidance_on_data_sharing_nl.pdf).
(4) Passende documentatie die de indeling van mutagene, kankerverwekkende of reprotoxische mengsels onderbouwt, wordt bewaard en op verzoek ter beschikking gesteld om te worden bestudeerd (artikels 3.5.3.2, 3.6.3.2, 3.7.3.2 Verordening (EG) nr. 1272/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2008 betreffende de indeling, etikettering en verpakking van stoffen en mengsels).
(5) Ten laatste achtenveertig uren voor het in de handel brengen van een mengsel ingedeeld als gevaarlijk op basis van verordening (EG) nr. 1272/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2008 betreffende de indeling, etikettering en verpakking van stoffen wegens zijn gevolgen voor de gezondheid of zijn fysische effecten maakt de importeur of downstreamgebruiker verantwoordelijke voor het in de handel brengen ervan bepaalde gegevens over aan het Nationaal centrum ter voorkoming en behandeling van intoxicaties. Een kopie van het bewijs van verzending aan het Nationaal centrum ter voorkoming en behandeling van intoxicaties en een kopie van de overgemaakte informatie worden bewaard (artikel 3 Koninklijk besluit van 21 april 2016 inzake kennisgeving van mengsels die als gevaarlijk worden ingedeeld wegens hun gevolgen voor de gezondheid of hun fysische effecten aan het Nationaal centrum ter voorkoming en behandeling van intoxicaties en tot wijziging van het koninklijk besluit van 13 november 2011 tot vaststelling van de retributies en bijdragen verschuldigd aan het Begrotingsfonds voor de grondstoffen en de producten). Het Koninklijk Besluit voorziet geen termijn, maar voorziet dat de kopieën samen met de informatie in artikel 49 van Verordening 1272/2008 in artikel 36 REACH dienen te worden bewaard, waarvoor de bovenvermelde bewaartermijn van 10 jaar geldt.
(6) De leverancier moet eveneens alle informatie die hij voor de indeling en etikettering van de stof of het mengsel heeft gebruikt verzamelen en bewaren gedurende ten minste tien jaar nadat de stof of het mengsel voor het laatst door de betrokken leverancier is geleverd (artikel 49 Verordening 1272/2008/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2008 betreffende de indeling, etikettering en verpakking van stoffen en mengsels).