Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Een grote speler uit de transportsector getuigt

“Onze verhuis was hét moment om
ons papieren archief te digitaliseren.”

De Brusselse vervoersmaatschappij MIVB verhuisde in 2009 naar een nieuwe werkplek in het Royal Atrium. Ook het hele archief moest hierbij verplaatst worden. Deze ingrijpende verhuis was dan ook het ideale moment om de enorme papierberg weg te werken. De MIVB koos resoluut voor digitale documenten en schakelde Merak in voor deze ingrijpende ommekeer. Vandaag zijn er maar liefst 50.000 documenten gescand. Het resultaat is een archief dat veel minder ruimte inneemt, veel praktischer werkt en bovendien een pak beter is voor het milieu.

Digitaliseren archief

Cultuurverandering

“Toen we onze verhuizing voorbereidden, stonden we meteen voor een uitdaging van formaat: een papiercultuur achter ons laten en de digitale wereld betreden”, verklaart Anne-Sophie Olbrechts, verantwoordelijke Document Management voor de MIVB. “In het Royal Atrium is de opslagruimte drastisch beperkt. Dus kregen alle medewerkers een duidelijke opdracht: de paperassen in hun kantoor wegwerken, en wel door ze te digitaliseren. Alle documenten die niet noodzakelijk op papier bewaard moesten worden of die we in een oogwenk moesten kunnen terugvinden, wilden we inscannen.”

Altijd bereikbaar

Voor deze grootscheepse operatie schreef de MIVB een aanbesteding uit om een dienstverlener te zoeken met de nodige capaciteiten op vlak van digitalisering en gegevensbeheer. Merak kwam als beste uit de bus. “Verschillende argumenten gaven daarbij de doorslag”, verduidelijkt Anne-Sophie Olbrechts. “Niet alleen de financiële voorwaarden, maar ook het feit dat deze onderneming altijd bereikbaar is. We waren er zeker van dat we altijd ter plaatse terechtkonden, wat uiterst belangrijk is in onvoorziene omstandigheden. Bovendien stond in onze aanbesteding ook dat de verschillende kandidaten een test moesten uitvoeren. En Merak behaalde daarbij het beste resultaat!”

Overtroffen verwachtingen

Op het terrein hebben de prestaties van Merak de verwachtingen duidelijk ingelost. “Merak is erin geslaagd zich aan te passen aan onze specifieke kenmerken én aan onze beperkingen. Ook als die buiten het kader van de overeenkomst vielen. Ze boden ons bijvoorbeeld extra personeel aan om te helpen bij onze voorbereiding, zoals bij de indexering van de papieren documenten. Merak heeft ook getoond dat het bedrijf soepel kon inspelen op de leveringstijden die konden wisselen naargelang onze werkbelasting. Onze overeengekomen timing werd dan flexibel aangepast aan de omstandigheden. Bovendien garanderen de procedures van Merak de absolute veiligheid van onze informatie, zowel tijdens de ophaling van onze documenten als tijdens de verwerking door Merak.”

53 ton papier weg

“Toen alle documenten gescand waren, ontvingen de directies en medewerkers een cd-rom met daarop al hun documenten in PDF-formaat, netjes ingedeeld en geordend per stuk of in partijen. Vandaag zijn er 50.000 documenten gescand. Tijdens de verhuizing hebben we meer dan 53 ton papier kunnen wegwerken! Momenteel worden alle binnenkomende poststukken meteen gescand en in elektronische vorm naar de geadresseerden gestuurd die ze al gedeeltelijk beheren in het Document Management Systeem. En elk jaar organiseren we een nieuwe “Cleaning day” om alle nutteloze paperassen weg te gooien. Ja, we denken nu elke keer goed na voordat we documenten afdrukken!”, besluit Anne-Sophie Olbrechts.

Digitaliseren archief

Ontdek wat Merak voor uw bedrijf kan doen

Merak Managing Information Copyright 2017 Merak NV, alle rechten voorbehouden.