“Onze verhuis was hét moment om
ons papieren archief te digitaliseren.”
De Brusselse vervoersmaatschappij MIVB verhuisde in 2009 naar een nieuwe werkplek in het Royal Atrium. Ook het hele archief moest hierbij verplaatst worden. Deze ingrijpende verhuis was dan ook het ideale moment om de enorme papierberg weg te werken. De MIVB koos resoluut voor digitale documenten en schakelde Merak in voor deze ingrijpende ommekeer. Vandaag zijn er maar liefst 50.000 documenten gescand. Het resultaat is een archief dat veel minder ruimte inneemt, veel praktischer werkt en bovendien een pak beter is voor het milieu.
Cultuurverandering
“Toen we onze verhuizing voorbereidden, stonden we meteen voor een uitdaging van formaat: een papiercultuur achter ons laten en de digitale wereld betreden”, verklaart Anne-Sophie Olbrechts, verantwoordelijke Document Management voor de MIVB. “In het Royal Atrium is de opslagruimte drastisch beperkt. Dus kregen alle medewerkers een duidelijke opdracht: de paperassen in hun kantoor wegwerken, en wel door ze te digitaliseren. Alle documenten die niet noodzakelijk op papier bewaard moesten worden of die we in een oogwenk moesten kunnen terugvinden, wilden we inscannen.”
Altijd bereikbaar
Voor deze grootscheepse operatie schreef de MIVB een aanbesteding uit om een dienstverlener te zoeken met de nodige capaciteiten op vlak van digitalisering en gegevensbeheer. Merak kwam als beste uit de bus. “Verschillende argumenten gaven daarbij de doorslag”, verduidelijkt Anne-Sophie Olbrechts. “Niet alleen de financiële voorwaarden, maar ook het feit dat deze onderneming altijd bereikbaar is. We waren er zeker van dat we altijd ter plaatse terechtkonden, wat uiterst belangrijk is in onvoorziene omstandigheden. Bovendien stond in onze aanbesteding ook dat de verschillende kandidaten een test moesten uitvoeren. En Merak behaalde daarbij het beste resultaat!”
