Een lek maakt een magazijnzone ontoegankelijk. De voorraad staat er nog, maar uw medewerkers kunnen er niet veilig bij. Net daar liggen onderdelen die dezelfde dag nodig zijn voor klantinterventies.

Een continuïteitsplan moet daarom beschrijven wat vóór, tijdens en na zo’n incident gebeurt.

Voor het incident
Maak een korte lijst van de goederen waarvan onbeschikbaarheid onmiddellijk gevolgen heeft. Noteer per goederengroep hoe snel de werking wordt geraakt, hoe lang vervanging duurt en wie over vrijgave of vervanging beslist.

Controleer ook of alle kritieke voorraad op één locatie staat. Spreiding is niet voor elk artikel zinvol, omdat ze extra transport en opvolging meebrengt. Voor reserveonderdelen of tijdelijke buffers kan een tweede locatie de impact van één incident wel beperken.

Zodra er iets gebeurt
Leg vast wie het incident bevestigt, hoe getroffen goederen worden geblokkeerd en waar medewerkers de meest recente voorraadgegevens vinden. Die informatie moet ook beschikbaar zijn wanneer niemand het magazijn kan betreden.

Test dit met een korte oefening. Kan het team zien welke kritieke goederen in de afgesloten zone liggen? Weet aankoop welke alternatieven beschikbaar zijn? Kan operations klanten of techniek tijdig informeren?

Wat de cijfers toevoegen
Van de ondernemingen met eigen opslag of fysieke voorraad meldt 25% water-, lek- of stormschade. Daarnaast werd 24% geconfronteerd met diefstal, inbraak of een poging daartoe.

Meerdere antwoorden waren mogelijk en de resultaten beschrijven het verleden. Ze voorspellen niet hoe groot uw risico is. Ze tonen wel waarom zowel fysieke schade als ongeoorloofde toegang in een continuïteitsplan thuishoren.

Tijdens het herstel
Bepaal vooraf welke voorraad snel opnieuw beschikbaar moet zijn en hoe u ze opvraagt. Voor dagelijks gebruikte goederen kan dat een korte reactietijd vereisen. Minder vaak gebruikte reservevoorraad kan elders staan wanneer de gewenste uitlevering duidelijk is afgesproken.

Merak kan tijdelijke buffers of reservevoorraad ontvangen, veilig opslaan en op aanvraag picken, verdelen en uitleveren. Via Flextor volgt u wat binnenkomt, opgeslagen is en vertrekt.

Een voorbeeld: u houdt een afgesproken hoeveelheid reserveonderdelen extern. Wanneer uw eigen locatie uitvalt, vraagt een bevoegde medewerker de nodige goederen op. Merak zet de order klaar en verzorgt de afgesproken uitlevering. De gewenste snelheid en verzekeringsafspraken moeten vooraf in het plan staan.

Na het incident

Noteer waar de uitvoering vertraagde. Ontbrak een contactpersoon, was de voorraadlijst verouderd of was niet duidelijk wie goederen mocht vrijgeven? Pas eerst die punten aan. Een continuïteitsplan wordt pas nuttig wanneer het na een test of incident wordt bijgewerkt.

Kies één kritisch artikel en doorloop het volledige scenario van onbeschikbaarheid tot vervanging. Bespreek vervolgens met Merak goederenopslag hoe een externe voorraadbuffer kan worden beheerd.