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Délais de conservation applicables aux documents médicaux

Délais de conservation applicables aux documents médicaux

Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives

Documents Délai de conservation minimal Forme Date de début du délai de conservation Loi
Listes
Le législateur stipule que l’employeur doit prendre différentes mesures pour les travailleurs qui exercent un poste de sécurité, un poste de vigilance, ou une activité à risque défini. Cela implique notamment l’élaboration des listes suivants :
  • une liste avec les postes de sécurité, les postes de vigilance et les activités à risque déterminé;
  • une liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la surveillance de santé, indiquant en regard de chaque nom le type de poste de sécurité ou de poste de vigilance exercé effectivement ou le type d’activité à risque défini exercée effectivement ;
  • une liste nominative des travailleurs soumis aux vaccinations ou aux tests tuberculiniques obligatoires ;
5 ans N'importe quelle forme À compter de la date d’établissement de ces listes Art. I.4-5 et I.4-8 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail
Dossiers de santé
Le dossier de santé qui doit être conservé après le départ du travailleur se compose de l’enregistrement des données socio-administratives relatives à l'identification du travailleur et de son employeur, l'anamnèse professionnelle et les données objectives médicales à caractère personnel, et les données d'exposition
15 ans (1)

Passé ce délai, la section ou le département chargé de la surveillance médicale peut détruire le dossier ou le remettre au médecin que le travailleur aura désigné, si ce dernier l'a demandé en temps utile après avoir été informé de cette possibilité

Toutefois, lorsque le dossier doit être conservé pendant une durée supérieure à quinze ans, dans les cas prévus par les dispositions spécifiques du code, la section ou le département chargé de la surveillance médicale en assure la conservation en archives, à dater du jour où ce travailleur a cessé de faire partie du personnel soumis à la surveillance de santé.

Dans ce cas, passé le délai précité, le dossier ne peut ni être détruit, ni être remis au travailleur ou à quelque organisme que ce soit, mais il doit être transmis à la direction générale Contrôle du Bien-être au Travail.
Original À compter du départ du travailleur (2) Art. I.4-85 et I.4-89 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail
Liste des noms des travailleurs qui travaillent là où une exposition à des agents biologiques des groupes 3 ou 4 est possible.
La liste mentionne le type de travail effectué, ainsi que, quand cela est possible, l'agent biologique auquel les travailleurs sont exposés et, le cas échéant, les données relatives aux accidents ou incidents ayant pu provoquer la dissémination d'un agent biologique et susceptible de provoquer chez l'homme une infection ou une maladie grave.
10 ans

30 ans dans certains cas spécifiques (3)
Original A compter du jour de la fin de l’exposition Art. VII.1-10 et VII.1-11 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail
Registre des noms des travailleurs qui sont exposés à l’amiante.
Dans ce registre sont mentionnées la nature et la durée des activités et l’exposition que l’employeur a subie.
40 ans Original A compter du jour de la fin de l’exposition Articles. VI.3-29 et VI.3-30 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail
Liste des noms des travailleurs qui travaillent là où une exposition à des agents cancérigènes, mutagènes ou reprotoxiques est possible.
Dans cette liste est mentionnée l’exposition que l’employeur a subie.
Le Code du 28 avril 2017 ne prévoit pas de délai de conservation Original A compter de la fin de l’exposition Art. VI.2-12 §3 Code du 28 avril 2017 du bienêtre au travail
Plan de prévention global pour une durée de 5 ans Le Code du 28 avril 2017 ne prévoit pas de délai de conservation Pas déterminé Pas déterminé Article I.2-8 Code du 28 avril 2017 du bienêtre au travail
Documents et registres relatifs aux mesures de radioactivité 30 ans Original Pas déterminé par la loi Art. 23.1.6 et 23.2.7 AR du 20 juillet 2001 portant règlement général de la protection de la population, des travailleurs et de lPremière mise en service'environnement contre le danger des rayonnements ionisants

Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.

(1) La période de conservation est néanmoins de 30 ans au cas où le travailleur est exposé à des agents biologiques qui peuvent résulter en infections (article VII.1-49 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail).
La période de conservation est de 40 ans au cas où le travailleur est exposé à l’amiante ou à un agent cancérigène ou mutagène (articles VI.3-35 et VI.2-15 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail).

(2) La période commence à compter de la fin de l’exposition au cas où le travailleur est exposé à des agents biologiques qui peuvent résulter en infections ou au cas où le travailleur est exposé à l’amiante ou à un agent cancérigène ou mutagènet(articles VII.1-49, VI.3- 35 et VI.2-15 Code du 28 avril 2017 du bien-être au travail.).

(3) Le délai est de 30 ans pour les expositions susceptibles d'entraîner des infections causées par des agents biologiques dont on sait qu'ils sont capables d'établir des infections persistantes ou latentes ; qui, sur la base des connaissances actuelles, ne sont reconnaissables que de nombreuses années plus tard, lorsque la maladie se développe ; qui ont une période d'incubation particulièrement longue ; qui, malgré le traitement, persistent sur une longue période ; ou qui peuvent avoir des conséquences graves à long terme.

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