Délais de conservation relatifs à REACH (1)
Résumé, en date du 1er septembre 2021, des dispositions légales essentielles relatives aux délais de conservation de vos archives
| Documents/informations | Délai de conservation minimal | Forme | Date de début du délai de conservation | Loi |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les informations nécessaires pour remplir les obligations en tant que « fabricant » (2)(4) | 10 ans | En fonction de l’obligation (3) | À compter du moment où le fabricant a fabriqué la substance ou le mélange en question pour la dernière fois | Art. 36, alinéa 1 du règlement 1907/2006 |
| Toutes les informations nécessaires pour remplir ses obligations en tant qu’« importateur » (2)(5) | 10 ans | En fonction de l’obligation (3) | À compter du moment où l’importateur a importé la substance ou le mélange en question pour la dernière fois | Art. 36, alinéa 1 du règlement 1907/2006 |
| Toutes les informations nécessaires pour remplir ses obligations en tant qu’« utilisateur en aval » (2)(5) | 10 ans | En fonction de l’obligation (3) | À compter du moment où l’importateur a fourni la substance ou le mélange en question pour la dernière fois | Art. 36, alinéa 1 du règlement 1907/2006 |
| Toutes les informations nécessaires pour remplir ses obligations en tant que « distributeur » (2)(6) | 10 ans | En fonction de l’obligation (3) | À compter du moment où l’importateur a utilisé la substance ou le mélange en question pour la dernière fois | Art. 36, alinéa 1 du règlement 1907/2006 |
Bien que l’établissement de cette liste ait fait l’objet de toutes les attentions, Merak SA décline toute responsabilité en cas d’erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.
(1) REACH signifie « Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction for Chemicals ». Les lignes de force de cette réglementation sont stipulées dans le règlement (CE) n° 1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 concernant l’enregistrement, l’évaluation et l’autorisation des substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances (REACH), instituant une agence européenne des produits chimiques, modifiant la directive 1999/45/CE et abrogeant le règlement (CEE) n° 793/93 du Conseil et le règlement (CE) n° 1488/94 de la Commission, ainsi que la directive 76/769/CEE du Conseil et les directives 91/155/CEE, 93/67/CEE, 93/105/CE et 2000/21/CE de la Commission.
Dans le cadre de REACH, on distingue différents groupes d’acteurs : fabricants, importateurs, distributeurs et utilisateur en aval. Ils ont chacun un rôle et des obligations différents dans le cadre de REACH. Les documents/informations qui doivent être conservés dans le cadre de REACH varient en fonction des obligations que l’on a dans le cadre de cette réglementation. Les définitions suivantes sont utilisées pour la détermination du rôle que l’on remplit dans le cadre de REACH :
Une personne physique ou personne morale établie en dehors de l’Union européenne qui fabrique une substance telle quelle, dans des mélanges ou dans des articles, formule une préparation ou fabrique un article qui est importé dans l’Union européenne peut désigner de commun accord une personne physique ou personne morale établie dans l’Union européenne pour remplir, en tant que son seul représentant, ses obligations en tant qu’importateurs en vertu de la réglementation REACH.
(2) Au cas où un déclarant (fabricant – si l’enregistrement est effectué – ou importateur – si l’enregistrement est effectué), utilisateur en aval ou distributeur cesse son activité ou transfère tout ou partie de ses opérations à une tierce partie, la partie chargée de la liquidation de l’entreprise du déclarant, de l’utilisateur en aval ou du distributeur ou assumant la responsabilité de la mise sur le marché de la substance ou mélange concerné est liée par l’obligation prévue au paragraphe 1, à la place du déclarant (fabricant – si l’enregistrement est effectué – ou importateur – si l’enregistrement est effectué), de l’utilisateur en aval ou du distributeur (voir l’article 36, alinéa 2 du règlement (CE) n. 1907/2006).
(3) Différents déclarants qui veulent enregistrer la même substance peuvent s’unir dans ce que l’on appelle un SIEF (Substance Information Exchange Forum). Ce sont des assemblées indépendantes d’échange d’informations pour les substances qui doivent conduire à un dépôt commun pour chaque substance sous la direction d’un déclarant principal. Pour plus d’informations, voir la directive pour l’usage commun de données de la European Chemicals Agency de janvier 2017 (https://echa.europa.eu/documents/10162/23036412/guidance_on_data_sharing_fr.pdf).
(4) Les documents justifiant la classification des mélanges cancérigènes, mutagènes ou reprotoxiques sont conservés pour pouvoir être examinés par quiconque en ferait la demande (art. 3.5.3.2, 3.6.3.2, 3.7.3.2 Règlement (CE) n o 1272/2008 du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 2008 relatif à la classification, à l'étiquetage et à l'emballage des substances et des mélanges).
(5) Au plus tard quarante-huit heures avant la mise sur le marché d'un mélange classé comme dangereux sur base du règlement (CE) n° 1272/2008 en raison de ses effets sur la santé ou de ses effets physiques, l'importateur ou l'utilisateur en aval responsable de la commercialisation dudit mélange transmet certaines données au Centre national de prévention et de traitement des intoxications. Une copie de la preuve de la transmission au Centre national de prévention et de traitement des intoxications et une copie des informations transmises sont conservées (art. 3 Arrêté royal du 21 avril 2016 relatif à la notification des mélanges classés comme dangereux en raison de leurs effets sur la santé ou de leurs effets physiques au Centre national de prévention et de traitement des intoxications et modifiant l'arrêté royal du 13 novembre 2011 fixant les rétributions et cotisations dues au Fonds budgétaire des matières premières et des produits). L’Arrêté royal ne prévoit pas de délai, mais prévoit que les copies soient conservées dans le dossier relatif au mélange prévu à l'art. 49 du règlement (CE) n° 1272/2008, pour lequel est applicable le délai de conservation de 10 ans mentionné ci-dessus.
(6) Le fournisseur rassemble aussi toutes les informations qui lui sont nécessaires aux fins de la classification et de l'étiquetage du mélange ou de la substance et en assure la disponibilité pendant une période d'au moins dix ans après la date à laquelle cette substance ou ce mélange a été fourni pour la dernière fois par ce fournisseur (art. 49 de Règlement (CE) no. 1272/2008 du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 2008 relatif à la classification, à l'étiquetage et à l'emballage des substances et des mélanges)