Bewaartermijnen boekhouddocumenten
Samenvatting per 1 september 2021 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van uw archieven.
| Documenten | Minimale bewaringstermijn (2) | Vorm | Ingangsdatum van de bewaringstermijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
| Handelsboeken (1) |
7 jaar | Origineel (papier of elektronisch) (3) of afschrift (4) | Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar | Artikel III.88 Wetboek van Economisch Recht en artikel 8 van het K.B. tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 van het Wetboek van Economisch Recht |
| Rechtvaardigende bescheiden dit zijn verantwoordingsstukken die kunnen dienen als bewijs tegenover derden. Het gaat om stukken waarop elke boeking berust (1) |
7 jaar | origineel of afschrift | Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar | Artikel III.86 Wetboek van Economisch Recht |
| Bescheiden die niet als bewijs tegenover derden dienen dit zijn stukken die geen rechtstreekse betrekkingen met derden weergeven (1) |
3 jaar | origineel of afschrift | Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar | Artikel III.86 Wetboek van Economisch Recht |
Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.
(1) VZW’s moeten ook aan deze verplichting voldoen (artikel III.88 Wetboek van Economisch Recht is van toepassing op “ondernemingen”, waar VZW’s volgens artikel I.1, 1° Wetboek van Economisch Recht ook onder vallen).
(2) De Commissie voor Boekhoudkundige normen stelde in haar advies nr. 6/1 (Bull. CBN april 1981, nr. 8) dat elke onderneming een passende archiveringspolitiek moet volgen en dat sommige situaties, zoals een hangende juridische procedure, het belang van de documenten etc., ertoe kunnen nopen dat documenten langer moeten worden bewaard.
(3) Artikel 4 van het K.B. van 21 oktober 2018 tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 van het Wetboek van Economisch Recht bepaalt dat de gebruikte drager de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn moet verzekeren gedurende de volledige opgelegde bewaartermijn. De (louter) elektronische boekhouding dient aldus aan dezelfde voorwaarden te voldoen op vlak van volledigheid, tijdigheid, continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid als de papieren boekhouding. Voor de bewaring van een elektronische boekhouding is het nodig om eveneens de programma’s en systemen waarmee deze bestanden gelezen kunnen worden gedurende de minimale bewaartermijn bij te houden. Bedrijven die geen elektronische boekhouding voeren, kunnen nog steeds gebruik maken van de papieren boekhouding.
4) Artikel 8 van het K.B. van 21 oktober 2018 tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 van het Wetboek van Economisch Recht bepaalt dat van (i) het ongesplitste dagboek, (ii) het centraal boek bedoeld in artikel III.84 van het Wetboek van Economisch Recht, (iii) de drie dagboeken bedoeld in artikel III.85, § 1, van dit wetboek, (iv) het ongesplitst dagboek bedoeld in artikel III.85, § 2, van dit wetboek, alsmede (v) het inventarisboek bedoeld in artikel III.89, § 1, van dit wetboek, het origineel moet worden bewaard; van de andere boeken mag het origineel of een afschrift worden bewaard.