Bewaartermijnen documenten inzake BTW
Samenvatting per 1 september 2021 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van uw archieven.
| Documenten | Minimale bewaartermijn | Vorm | Ingangsdatum van de bewaartermijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
|
Facturen Iedere belastingplichtige is ertoe gehouden de ontvangen facturen te bewaren, alsook de kopieën van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt. |
7 jaar | origineel of elektronisch(1) | Vanaf 1 januari volgend op hun datum | Artikel 60 §§ 1 en 4 Wb. B.T.W. Zie ook circulaire AAFisc Nr. 14/2014 (Nr. E.T. 120.000) dd. 4 april 2014. m.b.t. de elektronische factuur. |
|
Boeken (2) De bewaarplicht bestaat ook voor boeken en andere stukken waarvan het Wb. B.T.W. (of haar uitvoeringsbepalingen) het houden, het opstellen of het uitreiken voorschrijft. |
7 jaar | origineel of elektronisch(1) | Voor de boeken: vanaf 1 januari volgend op hun sluiting Voor de andere stukken: vanaf de datum van het stuk Voor de stukken met betrekking tot leveringen in verband met kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten (artikel 58 § 4, 7° Wb. B.T.W.): vanaf de eerste januari volgend op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan | Art. 60 §4 Wb. B.T.W. |
|
De bewaringsplicht geldt ook voor belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen, gevestigd in België ten aanzien van facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwevingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid. |
7 jaar | origineel of elektronisch(1) | Vanaf 1 januari volgend op hun datum | Art. 60 §4 Wb. B.T.W. |
|
Gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen |
7 jaar | origineel of elektronisch(1) | Vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt | Art. 60 §4 Wb. B.T.W. |
|
De normale bewaartermijn voor facturen zoals boven vermeld is 7 jaar, deze periode wordt evenwel verlengd tot 15 jaar voor documenten die betrekking hebben op de oprichting of de verkrijging van onroerende bedrijfsmiddelen, of de verkrijging van zakelijke rechten op dergelijke onroerende bedrijfsmiddelen. |
15 jaar | origineel (1) | Vanaf 1 januari volgend op de sluitingsdatum van het boekjaar of volgend op de datum van opmaak of uitreiking | Artikel 9 §§ 2-3 en artikel 11 § 4 K.B. nr. 3 van 10 december 1969 en artikel 48 Wb. B.T.W. |
|
Deze periode wordt nog eens verlengd tot 25 jaar voor documenten die betrekking hebben op de oprichting of de verkrijging van gebouwen of gedeelten van gebouwen, desgevallend met bijhorend terrein, die worden verhuurd aan huurders die het gebouw of gedeelte van gebouw uitsluitend gebruiken voor de economische activiteit die hen de hoedanigheid van belastingplichtige verleent, mits de verhuurder en de huurder gezamenlijk opteren om die verhuur te belasten, dan wel die betrekking hebben op de verkrijging van een zakelijk recht op deze gebouwen of gedeelten van gebouwen. |
25 jaar | origineel (1) | Vanaf 1 januari volgend op de sluitingsdatum van het boekjaar of volgend op de datum van opmaak of uitreiking | Artikel 9 §§ 2-3 en artikel 11 § 4 K.B. nr. 3 van 10 december 1969 en artikel 48 Wb. B.T.W. |
Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.
(1) Facturen kunnen in een elektronisch formaat worden bewaard, met name via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie (Artikel 60 § 6 Wb. B.T.W.)
De bewaring mag op eender welke plaats geschieden, op voorwaarde dat de belastingplichtige op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel de facturen en kopieën van facturen ter beschikking kan stellen van de administratie.
Een uitzondering hierop geldt voor de in België gevestigde belastingplichtigen, die de facturen en kopieën van facturen in België moeten bewaren, indien deze niet in een elektronisch formaat worden bewaard dat volledig online toegankelijk is in België (Artikel 60 § 2 Wb. B.T.W.).
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, alsmede de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, moeten gedurende de volledige bewaartermijn worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn
De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om de waarborg te leveren (Artikel 60 § 5 Wb. B.T.W.).
(2) In het Wb. B.T.W. worden onder meer vermeld: het boek voor inkomende facturen, het boek voor uitgaande facturen, de tabel van de bedrijfsmiddelen, het teruggaafregister, het maakloonregister,...