Je gebruikt een oude browser!

Update je browser om deze website correct te bekijken. Update mijn browser nu

×

Bewaartermijnen documenten inzake BTW

Bewaartermijnen documenten inzake BTW

Samenvatting per 15 april 2018 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaringstermijnen van uw archieven.

Documenten Minimale bewaringstermijn Vorm Ingangsdatum van de bewaringstermijn Wet

Facturen

Iedere belastingplichtige is ertoe gehouden de ontvangen facturen te bewaren, alsook de kopieën van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt.

7 jaar origineel of elektronisch(1) Vanaf 1 januari volgend op hun datum Artikel 60 §§ 1 en 4 Wb. B.T.W. Zie ook circulaire AAFisc Nr. 14/2014 (Nr. E.T. 120.000) dd. 4 april 2014.

Boeken (2)

De bewaarplicht bestaat ook voor boeken en andere stukken waarvan het Wb. B.T.W. (of haar uitvoeringsbepalingen) het houden, het opstellen of het uitreiken voorschrijft.

7 jaar origineel of elektronisch(1) Voor de boeken: vanaf 1 januari volgend op hun sluiting Voor de andere stukken: vanaf de datum van het stuk Voor de stukken met betrekking tot leveringen in verband met kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten (artikel 58 § 4, 7° Wb. B.T.W.): vanaf de eerste januari volgend op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan Art. 60 §4 Wb. B.T.W.

De bewaringsplicht geldt ook voor belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen, gevestigd in België ten aanzien van facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwevingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid.

7 jaar origineel of elektronisch(1) Vanaf 1 januari volgend op hun datum Art. 60 §4 Wb. B.T.W.

Gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen

7 jaar origineel of elektronisch(1) Vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt Art. 60 §4 Wb. B.T.W.

De normale bewaartermijn voor facturen zoals boven vermeld is 7 jaar, deze periode wordt evenwel verlengd tot 15 jaar voor documenten die betrekking hebben op de oprichting of de verkrijging van een gebouw dat als bedrijfsmiddel dient, of van de verkrijging van zakelijke rechten op een dergelijk gebouw.

15 jaar origineel (1) Vanaf 1 januari volgend op de sluitingsdatum van het boekjaar of volgend op de datum van opmaak of uitreiking Artikel 9 § 1 K.B. nr. 3 van 10 december 1969

Tachograafschijven

Omwille van de vergankelijkheid van het voor tachograafschijven gebruikte papier staat de administratie op grond van artikel 60 § 4 Wb. B.T.W. evenwel een bijzondere bewaartermijn toe.

3 jaar origineel of elektronisch Te rekenen vanaf hun datum B.T.W-Revue nr 129, p. 611

Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.

(1) Facturen kunnen in een elektronisch formaat worden bewaard, met name via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie (Artikel 60 § 6 Wb. B.T.W.).
De bewaring mag op eender welke plaats geschieden, op voorwaarde dat de belastingplichtige op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel de facturen en kopieën van facturen ter beschikking kan stellen van de administratie.
Een uitzondering hierop geldt voor de in België gevestigde belastingplichtigen, die de facturen en kopieën van facturen in België moeten bewaren, indien deze niet in een elektronisch formaat worden bewaard dat volledig online toegankelijk is in België (Artikel 60 § 2 Wb. B.T.W.).
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, alsmede de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, moeten gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn.
De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om de waarborg te leveren (Artikel 60 § 5 Wb. B.T.W.).

(2) In het Wb. B.T.W. worden onder meer vermeld: het boek voor inkomende facturen, het boek voor uitgaande facturen, de tabel van de bedrijfsmiddelen, het teruggaafregister, het maakloonregister,...

(3) Registreerbladen van de tachograaf Op 15 februari 2007 oordeelde het Hof van Beroep te Brussel “Aangezien het bijhouden van boeken en bescheiden niet beperkt is tot de wettelijke boekhoudkundige stukken, maar ook slaat op alle boeken en bescheiden die ‘noodzakelijk’ zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen, is het terecht dat de fiscus de tachograafschijven opvraagt…”

Merak Managing Information Copyright 2019 Merak NV, alle rechten voorbehouden.