Bewaartermijnen fiscale documenten
Samenvatting per 1 september 2021 van de essentiële wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen van uw archieven.
| Documenten | Minimale bewaartermijn (1) | Vorm | Ingangsdatum van de bewaringstermijn | Wet |
|---|---|---|---|---|
|
Boeken en bescheiden die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen. Dit begrip dient zeer ruim te worden geïnterpreteerd. Het behelst meer dan het voorleggen van de wettelijk voorgeschreven bescheiden alleen (Gent 5 november 1998, Fisc. Act. 1998, 40/5). Het betreft meer in het bijzonder:
|
7 jaar, behoudens in geval van beslag door het gerecht of afwijking toegestaan door de administratie (4) | Origineel | Tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk | Artikel 315 W.I.B. 1992 |
| Geïnformatiseerde systemen (de bovenvermelde boeken en bescheiden die worden bewaard door beroep te doen op een informaticasysteem of elk ander elektronisch apparaat): de informatiedragers en alle gegevens die zij bevatten, alsook de dossiers met betrekking tot de analyses, de programma`s en het beheer van het gebruikte systeem. | 7 jaar (4) | Een leesbare en verstaanbare vorm | Vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het systeem werd gebruikt | Artikel 315bis W.I.B. 1992 |
Alhoewel wij deze lijst met veel zorg hebben samengesteld, kan NV Merak niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen gebeurde veranderingen van de wetgeving.
(1) Zo kan de fiscus bijvoorbeeld in principe een beroepsverlies betwisten op het ogenblik dat dit verlies effectief in mindering gebracht wordt van belastbare inkomsten van latere belastbare tijdperken (Cass. 12 september 1991, F.J.F. 1992, 49).
(2) Met betrekking tot de registreerbladen van de tachograaf oordeelde het hof van beroep te Brussel dat, ondanks het feit dat met het bijhouden van tachograafschijven geen direct fiscaal doel wordt beoogd, deze belangrijk zijn voor het bepalen van de belastbare inkomsten van een transportonderneming en aldus moeten kunnen worden voorgelegd (Brussel 15 februari 2007, Fiscale Koerier, 07/511). Er kan worden aangenomen dat deze rechtspraak eveneens van toepassing is op de gegevens die werden overgebracht van de elektronische tachograaf naar het bewaringssysteem van de onderneming.
(3) Bijgevolg geldt voor tachografen of de gegevens ervan een bewaartermijn van 7 jaar. Voor de volledigheid dient te worden opgemerkt dat bepaalde regels en administraties verschillende bewaartermijnen voor tachograafgegevens bepalen. Zo staat de BTW administratie voor papieren tachograafschijven op grond van artikel 60 § 4 Wb. B.T.W. een bijzondere bewaartermijn van 3 jaar toe te rekenen vanaf hun datum omwille van de vergankelijkheid van het voor tachograafschijven gebruikte papier (B.T.W-Revue nr 129, p. 611). Het K.B. van 27 oktober 2016 inzake de tachograaf en de rij- en rusttijden schrijft een bewaartermijn voor van 5 jaar voor gegevens die van de digitale tachograaf zijn overgebracht naar het bewaringssysteem van de onderneming. Algemeen moet echter worden gesteld dat voor tachograafgegevens een bewaartermijn van 7 jaar geldt aangezien zij eveneens onder het toepassingsgebied van artikel 315 of 315bis W.I.B. 92 vallen.
(4) In geval van overdraagbare verliezen geldt naargelang het geval mogelijks een langere bewaartermijn voor de stukken die het verlies staven omdat de belastingadministratie het bestaan van verliezen mag controleren voor het belastbaar tijdperk waarin deze verliezen worden verrekend. Eveneens moet met een langere termijn rekening worden gehouden in het kader van een geschil waarin de belastingplichtige het tegenbewijs kan leveren van het juiste bedrag van de belastbare inkomsten (J. Roseleth en J. Vanden Branden, Fiscale procedure inkomstenbelastingen, 2021, 56-57).