Partena Professional : entreprendre avec les entrepreneurs, et avec Merak
15-03-2018 - in Merak
Depuis quatre-vingts ans, Partena Professional aide quelque 65 000 entreprises et 170 000 indépendants en matière de politique du personnel et d’entrepreneuriat.
L’entreprise est le fruit de la fusion des groupes sociaux Assubel et De Familie avec HDP, et a pour objectif de gérer un réseau national de plus de trente succursales.
La transition a eu lieu il y a cinq ans et un partenaire était nécessaire pour moderniser le système d’archivage.
Avant la fusion de 2012, chaque entreprise disposait de son propre espace de stockage à Jette et Erembodegem, avec ses propres classements et normes de référencement.
Cette situation n’était plus tenable à la fin du bail de l’entrepôt de Jette.
Jean-Michel Daneau, Procurement & Facilities Director chez Partena Professional, explique : « Chaque service d’archivage interne fonctionnait à sa manière, ce qui nous rendait très dépendants de leurs connaissances.
Ça posait parfois problème quand certaines personnes étaient absentes.
Nous devions qui plus est travailler avec des dossiers dont les numéros étaient identiques, ce qui augmentait le risque d’erreur. »
Du service dédié en interne à l’externalisation complète
« Nous avions pu centraliser les archives de Partena dans un espace de stockage commun, mais il y avait trop de contraintes.
Nous avons visité plusieurs sites, qui n’ont pas répondu à nos attentes tant en termes de coûts que d’espace.
Ils étaient soit trop grands, soit trop hauts pour nos besoins.
Nous avons donc décidé de confier nos archives et leur gestion à Merak.
Ils se sont révélés être le meilleur partenaire du marché pour nous », déclare M. Daneau.
Partena Professional a surtout été séduite par l’approche intégrée de Merak.
« L’indexation et le classement des archives est un travail à part entière », ajoute M. Daneau.
« Grâce aux professionnels de Merak, nous avons pu réduire nos coûts de stockage et de personnel.
Nous avons également pu renforcer la sécurité, aussi bien en ce qui concerne l’accessibilité et la confidentialité des dossiers qu’au niveau de leur conservation et de leur protection contre le feu et l’eau. »
M. Daneau confirme le succès du déménagement de Jette vers un espace de stockage de Merak.
« L’équipe de Merak s’est chargée du projet de A à Z, en toute fluidité.
Le déménagement s’est déroulé sans perdre un seul document, malgré les dizaines de trajets effectués avec les archives et les milliers de dossiers. ».
Une collaboration étroite pour se conformer aux différentes réglementations
La Belgique compte de nombreuses autorités de contrôle : l’ONSS pour le secrétariat social, FAMIFED pour les allocations familiales, l’INASTI pour l’assurance sociale des indépendants…
Chaque organisme impose des délais de stockage différents, ce qui alourdit d’autant plus la gestion.
« Avec Merak, il est parfaitement possible de définir une date de destruction automatique des dossiers, par exemple pour les archives qui ne doivent pas être conservées à vie.
Cette destruction automatique nous fait gagner de la place et réduit le travail manuel, ce qui diminue donc nos coûts. »
Les mêmes autorités demandent aussi régulièrement des preuves de données client.
Ce processus est aujourd’hui beaucoup plus fluide.
« Avec le système de gestion des archives physiques, nous pouvons faire revenir des dossiers chaque semaine, et même plus souvent si nécessaire, et les envoyer à notre siège social ou aux différentes agences. »
Le dernier avantage majeur est que le système de gestion accorde un accès par niveau d’autorisation, ce qui garantit non seulement la confidentialité et la sécurité de chaque dossier, mais aussi le respect du RGPD.
Après le déménagement de l’entrepôt de Jette, c’est maintenant au tour de celui d’Erembodegem.
Toutes les archives auront été déménagées d’ici la fin de l’année.
Les 1 500 collaborateurs de Partena Professional en Belgique pourront ainsi travailler encore plus efficacement.
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